如何保障檔案管理的保密性范文

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摘要：檔案管理事業(yè)的發(fā)展取得了一定的成績，但是在管理工作中仍然有很多容易令人忽視的重要問題，就是檔案信息資料的保密性以及安全性問題。一些企業(yè)和單位沒有重視檔案信息資料及其安全網(wǎng)絡(luò)的保密性問題，因此造成信息外泄，給企業(yè)單位造成了相當(dāng)大的損失。為此，應(yīng)加快完善檔案的保密管理制度和運(yùn)行機(jī)制，提高安全防范意識和管理水平。

關(guān)鍵詞：檔案管理；保密性；安全網(wǎng)絡(luò)

檔案信息的安全管理是現(xiàn)階段各企業(yè)和單位機(jī)構(gòu)重點(diǎn)思考的問題之一，如何保證檔案資料的安全性和保密性也是不得不去面對的問題。這就上升到整個企業(yè)和單位的根本管理制度和內(nèi)控機(jī)制的運(yùn)行效率和質(zhì)量之上。一些涉及企業(yè)商業(yè)機(jī)密或者事業(yè)單位重大決策的關(guān)鍵信息都需要加以嚴(yán)格的保密，一旦這類信息外泄，就會給企業(yè)和單位造成難以想象和難以彌補(bǔ)的損失。所以要加快完善保密性管理機(jī)制和體系，提高對檔案信息資料的保密程度和水平。

1開展檔案保密工作的關(guān)鍵性

檔案內(nèi)容記錄了企業(yè)、機(jī)關(guān)發(fā)展的點(diǎn)滴，是最可靠、最齊全的信息數(shù)據(jù)。在市場經(jīng)濟(jì)體系中，企業(yè)之間的競爭從本質(zhì)上來說就是信息、人才、資源的競爭，而信息競爭能力取決于該企業(yè)的檔案保存情況。如果企業(yè)擁有完善的檔案保存記錄，擁有豐富的檔案資源，無疑是掌握大量有用的信息，能夠在激烈的競爭市場中拔得頭籌，而那些檔案數(shù)據(jù)單薄的企業(yè)很可能被市場無情淘汰。某些檔案信息牽涉到的不僅僅是一家企業(yè)或者單位的關(guān)鍵性事項，而且也涉及到了國家的某些方針與政策，提前泄密所帶來的安全風(fēng)險系數(shù)極大，很可能會破壞正常的工作進(jìn)度，同時也會造成相關(guān)企業(yè)和部門的名譽(yù)、形象受到很大的損害。可見，檔案信息的保密工作是十分必要的，其重要性也是不言而喻的，尤其是在當(dāng)今電子檔案和安全管理系統(tǒng)應(yīng)用愈加普遍的今天，更需要維護(hù)安全的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境，確保關(guān)鍵信息資料的安全以及保密性。

2強(qiáng)化檔案信息保密性的具體舉措

2.1全面提升在職員工的專業(yè)素養(yǎng)員工的保密意識是開展檔案保密管理工作的首要因素。對于檔案的管理者而言，他們的最核心任務(wù)是保證檔案數(shù)據(jù)的完整、安全，這是每個管理者的職責(zé)，因而在培養(yǎng)意識的時候，應(yīng)刻意培養(yǎng)員工的職業(yè)責(zé)任感，幫助員工樹立較強(qiáng)的責(zé)任心和事業(yè)心。檔案管理是單位工作中的重點(diǎn)，因而該崗位員工的素質(zhì)是開展保密工作的基礎(chǔ)。培訓(xùn)是提高員工責(zé)任意識的重要途徑，從培訓(xùn)的內(nèi)容來看，應(yīng)具體包括檔案管理的規(guī)章制度、檔案管理具體流程、注意事項等。從培訓(xùn)頻率來看，可以一個月一次，也可以是開展專項培訓(xùn)。培訓(xùn)目的是讓員工了解自己工作責(zé)任和義務(wù)，掌握國家最新的法律法規(guī)，提高員工職業(yè)感和保密意識。其次應(yīng)牢抓員工選拔關(guān)，適當(dāng)提高檔案管理崗位的進(jìn)入門檻，所選拔的管理者應(yīng)熱愛該職業(yè)，勤于學(xué)習(xí)新知識，遵守法律和法規(guī)，具有較高的專業(yè)素養(yǎng)。

2.2明確管理權(quán)限，構(gòu)建網(wǎng)絡(luò)安全體系管理的職責(zé)和權(quán)限應(yīng)該被劃分清楚，尤其是安全監(jiān)管部門的職責(zé)與分工直接關(guān)系到檔案信息資料的安全性以及保密性。要想做好保密工作，就要從目前存在的一些安全漏洞和隱患入手，加大對網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的維護(hù)和管控力度，及時發(fā)現(xiàn)并彌補(bǔ)網(wǎng)絡(luò)安全漏洞，采用科學(xué)的技術(shù)方法改善網(wǎng)絡(luò)運(yùn)行環(huán)境。如果遇到信息泄露的隱患和相關(guān)事件，該部門負(fù)責(zé)人要擔(dān)負(fù)起相應(yīng)的職責(zé)，同時完善監(jiān)督體系和分工制度，將責(zé)任落實到個人，如此才能提高安全管理的水平，做好保密工作。

2.3加強(qiáng)制度建設(shè)，建立責(zé)任追究機(jī)制保密工作人員的自覺性和防范意識是非常重要的，但是僅僅依靠員工的自覺性是遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠的，還是要從根本的保密管理制度出發(fā)，找到其中存在的固有缺陷和安全性漏洞加以彌補(bǔ)，才能真正依靠完善的保密制度來做好檔案信息的保密性工作。也要進(jìn)一步健全相應(yīng)的責(zé)任落實以及追究制度，提高管理人員的責(zé)任感，督促管理人員切實履行好自身的工作職責(zé)，防止在遇到信息外泄問題時相互推諉。

3結(jié)論

并非所有的檔案信息都具有保密性，而且保密的級別也有很大的差異性，而長期的檔案管理工作開展期間，管理人員并沒有形成相應(yīng)的安全防范和保密意識，對于檔案資料的保密程度以及安全管理事項并沒有一個全面、準(zhǔn)確的思想認(rèn)識，由此引發(fā)的信息外泄和泄密事件時有發(fā)生，給企業(yè)和單位的日常管理工作和今后長遠(yuǎn)發(fā)展都帶來極為不利的影響。在今后的保密工作當(dāng)中，對于檔案資料的保密等級要加以嚴(yán)格區(qū)分和辨別，對于機(jī)密性的檔案信息要及時進(jìn)行相應(yīng)的保密處理，從管理制度和基本流程上設(shè)置諸多借閱和訪問權(quán)限，同時加強(qiáng)電子檔案及其安全網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的保密管理水平，通過科學(xué)的技術(shù)手段來加強(qiáng)檔案的安全性。

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作者：杜玲單位：《學(xué)理論》雜志社