過期會(huì)計(jì)檔案鑒定銷毀研究范文
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會(huì)計(jì)檔案是指會(huì)計(jì)憑證，會(huì)計(jì)賬薄和財(cái)務(wù)報(bào)告等會(huì)計(jì)核算專業(yè)材料。會(huì)計(jì)檔案是記錄和反映機(jī)關(guān)單位經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的重要史料和證據(jù)，是檢查機(jī)關(guān)單位過去經(jīng)濟(jì)生活的重要依據(jù)，屬于機(jī)關(guān)單位的重要經(jīng)濟(jì)檔案，也是國(guó)家檔案的重要組成部分。據(jù)筆者調(diào)查，目前，各機(jī)關(guān)單位一般都將會(huì)計(jì)檔案的管理重點(diǎn)放在收集、整理、編目、立卷歸檔和保管利用上，而對(duì)會(huì)計(jì)檔案鑒定銷毀工作沒有引起足夠重視，把會(huì)計(jì)檔案整理歸檔和會(huì)計(jì)檔案鑒定銷毀工作當(dāng)成兩回事，造成了會(huì)計(jì)檔案不完善、不規(guī)范，利用效率低的現(xiàn)象。筆者認(rèn)為，會(huì)計(jì)檔案的鑒定銷毀是會(huì)計(jì)檔案管理工作的重要組成部分，搞好會(huì)計(jì)檔案的鑒定銷毀，對(duì)于提高檔案質(zhì)量，優(yōu)化綜合檔案室容量，安全保管和利用會(huì)計(jì)檔案，加強(qiáng)檔案工作都具有十分重要的作用和意義，在工作追求高質(zhì)量高效率，經(jīng)濟(jì)社會(huì)高效益發(fā)展的時(shí)代，做好過期會(huì)計(jì)檔案的鑒定銷毀工作勢(shì)在必行。
1過期會(huì)計(jì)檔案鑒定銷毀工作存在的主要問題
國(guó)家財(cái)政部、國(guó)家檔案局1998年聯(lián)合頒發(fā)了《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》，對(duì)各類會(huì)計(jì)檔案的保管期限及過期會(huì)計(jì)檔案的鑒定銷毀工作做出了明確規(guī)定，但一些機(jī)關(guān)單位對(duì)到期的會(huì)計(jì)檔案，沒有按照《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》及時(shí)鑒定銷毀。究其原因是過期會(huì)計(jì)檔案鑒定銷毀工作的政策性、業(yè)務(wù)性、程序性、責(zé)任性很強(qiáng)，主要領(lǐng)導(dǎo)和具體辦事人員，擔(dān)心過期會(huì)計(jì)檔案里面偶有一兩份或多份重要的內(nèi)容，一旦銷毀，將來“萬一”有人利用，怕負(fù)不起責(zé)任，讓待“斃”的會(huì)計(jì)檔案逍遙“法”外。二是與己無關(guān)，少管閑事。有的會(huì)計(jì)人員認(rèn)為：我不是一輩子當(dāng)會(huì)計(jì)，只要我把現(xiàn)在經(jīng)手的會(huì)計(jì)檔案訂成卷及時(shí)歸檔就行了，至于過期或到期的檔案，后來人經(jīng)手時(shí)，銷毀不銷毀，與我無關(guān)，把“攤子”留給后人。三是怕主要領(lǐng)導(dǎo)不敢拍板，本來對(duì)該銷毀的過期會(huì)計(jì)檔案已登記造冊(cè)，只等領(lǐng)導(dǎo)簽字即可銷毀，但有的領(lǐng)導(dǎo)卻以“保險(xiǎn)”為本，對(duì)“判刑”該銷毀的過期會(huì)計(jì)檔案也只好“緩期執(zhí)行”。四是界限不清，無從下手，有的機(jī)關(guān)單位主要領(lǐng)導(dǎo)和會(huì)計(jì)人員認(rèn)識(shí)到了按期進(jìn)行鑒定銷毀會(huì)計(jì)檔案的重要性，但對(duì)該存留和該銷毀的內(nèi)容界限不清，不知從何著手。五是檔案行政監(jiān)管部門疏于對(duì)過期會(huì)計(jì)檔案鑒定銷毀工作的指導(dǎo)，怕做艱苦細(xì)致的工作，主要反映在對(duì)過期會(huì)計(jì)檔案鑒定銷毀工作存在畏難情緒，如果要鑒定，檔案數(shù)量多，紙張破碎，鑒定起來難度大，不愿意開展這項(xiàng)工作。這五個(gè)方面的問題如不解決，必然導(dǎo)致以下弊端，一是玉石難分，不便于會(huì)計(jì)檔案的管理和提供利用；二是數(shù)量逐年增多，綜合檔案室容量不斷增加，造成綜合檔案室容量緊張；三是不利于加強(qiáng)各機(jī)關(guān)單位會(huì)計(jì)檔案業(yè)務(wù)建設(shè)；四是影響機(jī)關(guān)檔案管理水平的提高。
2過期會(huì)計(jì)檔案鑒定銷毀工作的基本對(duì)策
搞好過期會(huì)計(jì)檔案的鑒定銷毀，進(jìn)一步做好會(huì)計(jì)檔案管理工作，必須把這項(xiàng)工作納入領(lǐng)導(dǎo)議事日程，切實(shí)提高認(rèn)識(shí)，把會(huì)計(jì)檔案鑒定銷毀工作納入檔案工作綜合治理，使主要領(lǐng)導(dǎo)、財(cái)務(wù)和檔案人員充分認(rèn)識(shí)到會(huì)計(jì)檔案是國(guó)家檔案重要的組成部分，同時(shí)，認(rèn)識(shí)到會(huì)計(jì)檔案的鑒定銷毀工作是會(huì)計(jì)檔案管理的重要組成部分。筆者認(rèn)為，建立健全會(huì)計(jì)檔案的鑒定銷毀制度，是貫徹實(shí)施國(guó)家《檔案法》《檔案法實(shí)施辦法》和《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》的基本要求，也是當(dāng)前改革開放，發(fā)展經(jīng)濟(jì)建設(shè)的需要，各機(jī)關(guān)單位應(yīng)按照國(guó)家《檔案法》和《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》的有關(guān)規(guī)定，把會(huì)計(jì)檔案真正納入機(jī)關(guān)檔案工作之中。要實(shí)行統(tǒng)一管理，切實(shí)糾正把會(huì)計(jì)檔案視為“可有可無，無礙大局”的片面認(rèn)識(shí)，更應(yīng)糾正把會(huì)計(jì)檔案的鑒定銷毀工作看作是“日后事、無關(guān)緊要”的傾向。使機(jī)關(guān)單位主要領(lǐng)導(dǎo)、財(cái)務(wù)和檔案人員充分認(rèn)識(shí)過期會(huì)計(jì)檔案鑒定銷毀工作的重要性。要做好會(huì)計(jì)檔案的鑒定銷毀，應(yīng)著重抓以下幾個(gè)方面工作：第一要成立領(lǐng)導(dǎo)組織，嚴(yán)格審批程序。為加強(qiáng)對(duì)過期會(huì)計(jì)檔案鑒定銷毀工作的領(lǐng)導(dǎo)和指導(dǎo)，首先，要成立由機(jī)關(guān)單位主要領(lǐng)導(dǎo)為組長(zhǎng)、財(cái)政、審計(jì)和檔案行政管理部門及財(cái)務(wù)、檔案人員為成員的過期會(huì)計(jì)檔案鑒定銷毀領(lǐng)導(dǎo)小組，具體負(fù)責(zé)鑒定銷毀工作的領(lǐng)導(dǎo)和指導(dǎo)。財(cái)務(wù)部門和綜合檔案室將《過期會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)》報(bào)送鑒定銷毀領(lǐng)導(dǎo)小組審核審批后，進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)驗(yàn)收，驗(yàn)收合格后，鑒定銷毀領(lǐng)導(dǎo)小組成員簽署同意銷毀意見。未經(jīng)鑒定銷毀領(lǐng)導(dǎo)小組批準(zhǔn)的過期會(huì)計(jì)檔案，財(cái)務(wù)部門和綜合檔案室不得進(jìn)行銷毀。已審核完畢的過期會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)，分別由財(cái)務(wù)部門和綜合檔案室保存。其次，加強(qiáng)部門合作，強(qiáng)化監(jiān)督和指導(dǎo)職能。《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》第三條規(guī)定：“會(huì)計(jì)檔案工作由各級(jí)財(cái)政機(jī)關(guān)和檔案管理部門共同負(fù)責(zé)進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo)、監(jiān)督與檢查?！币虼?，財(cái)政、審計(jì)和檔案行政管理部門要履行職責(zé)、敢于擔(dān)當(dāng)、密切配合，共同抓好會(huì)計(jì)檔案的鑒定銷毀工作，對(duì)出現(xiàn)的問題，要及時(shí)研究解決。第二要強(qiáng)化職責(zé)，建立健全會(huì)計(jì)檔案的鑒定銷毀制度。要貫徹實(shí)施《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》，關(guān)鍵是要建立健全規(guī)章制度，明確財(cái)務(wù)部門和綜合檔案室的職責(zé)，建立正常的工作流程，財(cái)務(wù)部門必須按時(shí)歸檔，按期向綜合檔案室移交，檔案室要按期按質(zhì)接收，對(duì)到期或過期會(huì)計(jì)檔案，在嚴(yán)格完成手續(xù)后，應(yīng)及時(shí)向單位主要領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告鑒定銷毀情況，不應(yīng)瞻前顧后，這要形成一種制度，制度一旦建立，必須持之以恒堅(jiān)持執(zhí)行。第三要慎重鑒定，把會(huì)計(jì)檔案鑒定銷毀工作落到實(shí)處。由于種種原因，絕大多數(shù)單位自成立以來，從未對(duì)過期會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行整理，也談不上鑒定，更沒有進(jìn)行銷毀，這樣年復(fù)一年的“積累”對(duì)會(huì)計(jì)檔案的安全保管和利用十分不便，迫在眉睫的是對(duì)多年的捆捆檔案、包包檔案，必須抓緊鑒定銷毀。各機(jī)關(guān)單位應(yīng)在財(cái)政、審計(jì)和檔案行政監(jiān)管部門的指導(dǎo)下，規(guī)范案卷整理，編制銷毀清冊(cè)。由熟悉財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)的同志把關(guān)，鑒定應(yīng)存，應(yīng)毀檔案，在鑒定時(shí)，凡涉及本單位的房屋買賣、土地征用、財(cái)產(chǎn)規(guī)劃、固定資產(chǎn)、對(duì)私改造、債權(quán)債務(wù)、經(jīng)濟(jì)積案、贓款贓物、工資名冊(cè)、退職退休等材料應(yīng)抽出，按會(huì)計(jì)憑證整理規(guī)范重新組卷，并在銷毀清冊(cè)和保管清冊(cè)中逐一列明新組卷內(nèi)容，另外裝訂成冊(cè)，繼續(xù)保存。除此之外，凡已過期或到保管期限的憑證、賬簿、報(bào)表，應(yīng)一律予以銷毀。對(duì)要銷毀的會(huì)計(jì)檔案應(yīng)按照有關(guān)規(guī)定，在完成鑒定工作后，由鑒定人員編制銷毀清冊(cè)，列明應(yīng)銷毀會(huì)計(jì)檔案的檔號(hào)、題名、起止日期、冊(cè)數(shù)、應(yīng)保管期限、已保管期限等內(nèi)容。銷毀清冊(cè)一式三份保存，機(jī)關(guān)單位主要領(lǐng)導(dǎo)、財(cái)務(wù)工作分管領(lǐng)導(dǎo)，綜合檔案室和財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)人，分別在銷毀清冊(cè)上簽署意見。經(jīng)主要領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，并在財(cái)政、審計(jì)、檔案行政管理部門現(xiàn)場(chǎng)監(jiān)督指導(dǎo)下，按照銷毀清冊(cè)所列內(nèi)容清點(diǎn)核對(duì)確保無誤，指定專人及時(shí)銷毀。銷毀工作完成后，現(xiàn)場(chǎng)監(jiān)銷人員、銷毀人在銷毀清冊(cè)上簽名蓋章。第四要切實(shí)做好過期會(huì)計(jì)檔案鑒定銷毀后續(xù)處理工作，進(jìn)一步完善檢索利用體系。過期會(huì)計(jì)檔案鑒定銷毀工作結(jié)束后，鑒定小組人員對(duì)留存的會(huì)計(jì)憑證要編制會(huì)計(jì)檔案移交目錄，與綜合檔案室辦理交接手續(xù)。檔案人員對(duì)移交的有關(guān)會(huì)計(jì)檔案鑒定銷毀的目錄、明細(xì)表進(jìn)行認(rèn)真核對(duì)清點(diǎn)，做到內(nèi)容完整、簽章齊全、賬物相符。將鑒定銷毀過程中形成的銷毀清冊(cè)、留存檔案移交目錄、鑒定銷毀明細(xì)表等材料組成鑒定工作卷，歸檔永久保存。重新調(diào)整綜合檔案室檔案排列順序，調(diào)整檔案管理系統(tǒng)會(huì)計(jì)檔案數(shù)據(jù)庫(kù)目錄，在原會(huì)計(jì)檔案紙質(zhì)目錄中注明銷毀時(shí)間及“已銷毀”字樣。在會(huì)計(jì)檔案統(tǒng)計(jì)臺(tái)賬中注明銷毀數(shù)量，并從總數(shù)中減去，原會(huì)計(jì)檔案編號(hào)不變。
作者:范亮亮 閆楓 單位:伊通滿族自治縣財(cái)政局