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1.1物資招標采購具有公開性
招標采購面向社會,利用物資采購商務平臺公開采購信息,實行網上競買操作,做到公開化、程序化、規范化。把采購的信息、宗旨、要求公布于眾,使所有供應商都有機會參與競標活動,極大地擴大了采購物資的來源,提高采購的公開性。
1.2物資招標采購可避免采購腐敗
招標采購在提高采購物資質量的基礎上,通過網上競買操作,可使供應商公平競爭,能最大限度地避免采購腐敗現象的發生,從而達到降低采購成本的效果。還可以加大采購管理過程的監督力度,杜絕影響采購質量的外界因素,很好地保護物資計劃采購人員。招標采購使物資采購的各個程序都走向公開,監督、管理有的放矢,而且更重要的是將以往的事后審計檢查變為事前的預防,從被動管理變為主動參與。
1.3物資招標采購可不斷提升企業的整體經濟效益
近年來,物資招標采購得到越來越廣泛地應用,取得了一定的效果。招標采購是目前加強物資采購管理、降低企業成本、提高經濟效益、防止資產流失,以及從源頭上預防和治理腐敗的有效辦法之一,可不斷提升企業整體經濟效益。
1.4物資采購招標可大幅度降低供應成本
通過網上競價招標,使原材料成本向其真實價格靠攏。同時,剔除了人為定價的因素,靠價值杠桿發揮降低供應成本的作用。
2完善和改進物資招標采購管理的具體措施
2.1建立健全相應的招標采購制度
在實行招標采購以前,大多數企業物資采購管理一般都是通過職能部門以合同管理的方式來實現。物資采購部門憑借自己所掌握的市場行情,在“貨比三家,擇優采購”的原則下,通過合同談判的方式,確定物資采購的數量、質量和價格,并力求質量最好、價格最低。這種模式存在很大弊端:一是企業物資采購工作成效大小、購進物資的質量價格高低,均受采購人員業務水平、思想素質高低和信息靈通程度的影響;二是容易造成一定程度上的不公平、不合理現象,個別人員可能會鉆管理上的空子,搞人情采購、關系采購等;三是容易產生腐敗現象,形成采購漏洞,造成資產流失。因此,要按照《招標投標法》的要求,實行物資招標,并且嚴格監督。再就是將需要采購的物資集中起來,化零為整,形成規模效應。
2.2建立采購質量責任保證體系
一是要進一步規范完善物資招標采購,堅持公開、公正、公平原則,集中招標采購,積極探索相互制約的管理機制。進一步規范招標采購制度,堅持集中把關、集體審核、逐級審批、加強監審。提高采購質量,降低采購成本,加強采購隊伍建設,使從事物資采購工作的人員做到思想品德高、業務技術過硬、遵章守紀、嚴于律己。對素質相對較差、不適應在其崗位工作的人員堅決進行調整;二是要不斷提高招標采購人員業務技能和采購工作的基礎水平,正確理解和運用操作要領。可對參加招標采購的有關人員采用靈活措施進行有組織的培訓,使其能夠全面準確地掌握有關法律法規和政策,系統地掌握招標采購工作要點和方法,熟練操作物資采購商務平臺進行物資網上公告競標采購;三是參與物資招標采購的人員要發揚科學嚴謹、實事求是的工作作風,把大事做好、小事做細、細節做精。自覺加強學習,不斷優化知識結構,履行好工作職責。
2.3抓住物資招標采購的質量和價格重點
采購質量和價格是物資招標采購的重中之重。一般來說,招標采購工作是質量在前、價格居中。作為招標方要正確處理質量與價格的關系,按照“同等質量比價格、同等價格比信譽”的原則,實行公開招標。物資公開招標采購一般是在公共媒體上招標公告,將物資需求信息公開化,擴大對供應商選擇的范圍。通過供應商資格審查程序,把不具有規定資質或質量保證能力差的供應商淘汰出局。需要在招標文件上明確承諾,不以最低價作為中標的唯一依據,因為價格太低不一定能保證產品質量,有可能在產品生產過程中偷工減料,留下產品質量的隱患。
2.4完善相應的內部管理制度
管理工作是一項龐大的系統性工作,要想招標采購更加有效、發揮更大的作用,就必須輔之以其他管理手段。一是必須加強物資計量、質量檢驗、驗收入庫等原始記錄的基礎工作,以確認中標物資購進是否真正與標書規定的數量、質量、交貨時間相一致。防止內外串通、以少報多、以次充好的現象發生;二是強化招標工作的內部考核制度,指定監督部門對招標工作進行檢查,對違規操作及由于購買方原因造成購進原材料數量、質量等指標不符合合同規定的,要對相關責任人員進行嚴格考核。在物資管理中推行物資采購商務平臺招標采購制度,就是將競爭機制引入物資采購的過程,是適應市場經濟要求、拓寬采購渠道、優化采購質量、節約采購資金、降低采購成本的重要措施。同時,也是規范采購行為、強化采購監督、抑制浪費現象和腐敗現象的有效手段。
3企業物資招標采購管理中存在的不足
3.1招標采購程序較多效率較低
現行的物資采購程序是由使用部門上報物資采購計劃申請,經領導層層審批后交采購部門在物資采購商務平臺掛網公告招標競價采購。此程序較多效率較低,導致應急物資采購不及時,在一定程度上影響正常生產。
3.2物資招標采購評標方法較為單一
目前,我國普遍存在“看病貴、看病難”的問題,國家政府為了解決這一難題,在全國醫保方面的預算大大增加,而且出臺了關于醫療衛生機構在醫療設備、藥品采購方面的法律法規,希望提高醫院招標采購行為的規范性。雖然這些管理制度的頒布起到了一定的效果,但是仍然有一些經銷商或者醫務人員為了追求個人的利益而暗箱操作,或者出現競相壓價的行為,導致惡性競爭循環。比如,有的廠商會給科室醫務人員一些回扣粉紅,導致科室會指定購買某一個品牌的醫療器械或者藥品,或者一些經銷商專門開展聯誼或者聚等活動,誘使醫務人員將醫院采購計劃或者關于采購價格的相關信息泄露。這些惡意壓價、暗箱操作的不良行為的后果只會破壞招標的公平、公正原則,降低醫療器械、藥品的質量,導致招標采購管理流于形式。同時,目前我國尚未建立完善的招投標采購管理制度,導致醫院的基建項目招標常常會出現圍標串標、虛假招標、規避招標等現象,當然也無法禁止惡性競爭、暗箱操作等行為。一些建筑單位以低價中標爭得項目承包權后,通過采用低質量材料,修改工程設計贏得經濟效益,這樣會使醫院的利益受損。其次,目前很多醫院并沒有專業的招標采購管理人才,有的甚至連招投標方面的知識了解也比較少,因此往往都是委托招標機構進行招投標活動。但是一些評標專家的道德素質水平低下,為了一己私欲,會故意向投標人透露信息,使招標人利益嚴重受損。
二、提高醫院招投標采購管理的幾點對策
1.注重流程管理,提高招標采購行為的規范性
醫院應該委托一家信譽較好、專業性強的招標機構公開開展基建工程項目招標以及醫療器械和藥品采購活動,不管是招標公告、開標、資格預審、中標結果宣布、詢標等環節都需要公開,而且要求紀檢部門人員對所有項目的開展過程進行監督,也應接受社會公眾的民主監督、輿論,從而確保招標流程的規范化、有序化以及招標結果的科學、可靠性。同時,應設置必要的舉報箱,向社會公眾公開舉報電話,鼓勵大家舉報招標過程中串標、圍標或者其他弄虛作假等惡性競標行為。
2.加強醫院內部控制,加大監督管理力度
科學、有效的內部控制管理是提高醫院招標采購管理水平的關鍵措施,因此,醫院應制定一套科學、完善的內部控制管理制度。要求只要是涉及到醫院基建項目的相關內容,應該全部公開招標機構、發改部門批文、衛生行政部門文件、項目規劃、資金使用等相關情況,并且應主動接受社會公眾的監督、輿論,保證醫院招標采購的公平性、公開性,堅決抵制暗箱操作行為。同時,應提高零星采購行為的規范性,全程監控藥品、器械的采購情況。若不需要進行零星采購計劃的等項目也需要貨比三家,選擇性價比最高,質量最好的合作方,確保醫院財務支出的合理性。
3.構建現代化信息平臺,執行電子招標制度
醫院可以采用電子招標投標方式,也即是指在招標、審核資格、開標、內部評審、定標等各個環節都實現無紙化、網絡化運作,通過計算機全程監控醫院招標采購行為,從而實現醫院招標采購交易的透明化,減少資金投入,避免串標、圍標、虛假招標、規避招標、暗箱操作等不良競標行為,提高醫院的財務支出管理水平。具體而言,醫院的招標人或者招標委托機構,以電子文檔的形式在電子招標投標交易信息平臺上公布招標公告、資格預審文件以及相關的招標文件,這樣的話便于有意向的投標者瀏覽、下載,也有利于確保招投標信息的安全、保密性,營造一種公平、公正的招投標競爭環境。
4.提高招標機構以及評標專家行為的規范化
醫院應重視對評標專家以及招標機構的監督考核工作,建立科學、合理的信用考核體系,增強招標機構相關工作人員的職業道德素養以及責任意識,加大對招標機構的監督力度,確保他們行為的規范化,使他們將自己的專業水平充分發揮出來。比如,可以制定供應商誠信保證制度,也就是指商想要入圍,首先應交一定數額的誠信保證金,若其提供的產品授權書合法、正規,在開標后如數歸還,但是如果有問題,則將所有的保證金扣除,并且規定在以后招標中視為黑名單,不得入圍。其次,應注意提高評標專家行為的規范性,主要是注意評標委員會評標程序是否規范,評標意見是否中肯,從而確保招標的質量。
三、結語
每一項招標工作都要根據招標計劃的要求進行,所以,招標計劃的合理與否直接影響著項目計劃的實施。招標計劃過程中要根據各項目的工期和難易程度,充分考慮各種可以預見的問題,同時重視招標采購所涉及到的每個環節,招標采購計劃編制時間要合理,計劃的內容要全面廣泛,計劃本身要具有較強的可行性,確保各項工作準確無誤。其中,招標計劃的編制管控是最重要的環節。首先,要避免缺項,確保招標項目齊全。招標采購工作要實現的最終目標是確保項目在規定的時間內完成,項目現場是招標采購的最終服務對象。這就要求招標計劃中的項目羅列要齊全,謹防因缺項問題給招標工作帶來不必要的損失。其次,要合理安排招標計劃時間,盡量保證充足的時間。招標工作的具體內容主要有:擬定招標方案并編制和出售招標文件;審查投標人資格;組織投標人踏勘現場;招標答疑;組織開標、評標、定標;草擬合同。正因為招標過程中涉及的工作環節繁瑣而復雜,所以在計劃時要給每一個工作環節留有充足的時間,以保證工作質量。要充分考慮各種突況和可能遇見的問題,做好應急準備。
二、加強對招標質量的監控
加強招標質量的監控對做好招標采購工作具有重要的作用,在招標質量的監控中,要盡量選擇優秀的施工單位,這對工程項目管理具有很好的促進作用。招標質量監控中要加強對以下幾個方面的監控:(1)確定招標方式。選擇供應商的方式有多種,主要包括:公開招標采購、邀請招標采購、詢價采購。在項目采購中盡量采取公開的方式,這樣可以利用各個供應商之間的競爭,選擇最優物資價格。同時,運用多種招標方式的組合具有促進作用,有助于提高采購的質量和效率,達到控制采購成本的目的。(2)招標方完善投標資質要求。招標方要選擇優秀的商品供應商,這就要求招標方進一步完善投標資質的相關要求,不能將投標資質設立的過高,過高會給項目資源供應帶來一定的風險,同時,難以控制采購成本。相反,如果把投標資質設定的太低,容易使投標局面混亂,難以控制招標質量。所以,在進行投標資質設定前,要充分了解市場行情,綜合考慮各方面問題,進一步完善投標資質要求,這樣有利于保證采購物資的質量,同時可以合理控制采購費用。
三、運用合同管理手段
工程項目建設中,合同是保證招標人和投標人各自利益的法律保障,因此,合同管理在工程項目管理中具有十分重要的作用。合同管理有利于規范工程項目各方的市場行為,維護合作雙方的合法權益,將項目風險降到最低。合同管理中要堅持以下幾個原則:流程管理原則、預防為主原則、分類管理原則、綜合管理原則。要采取相關措施把這幾個原則應用到合同管理的過程中去。
1.建立健全合同實施保證體系。
為了確保合同實施中各項工作的有序進行,更好的控制工程項目的合同事件,就要求建立健全合同實施保證體系。
1.1建立合同管理的具體程序。
項目工程實施過程中,合同管理涉及的事物多且雜,既要根據不同時間和要求安排協調制度,又要權衡各種相關因素,訂立具體工作程序,使工程管理人員有章可依,從而保證工程項目合同的正常實施。
1.2建立健全合同文檔系統。
建立健全合同文檔系統是保證合同有序履行的基礎。合同文檔系統的主要作用是:作為因一方失約造成損失的賠償依據,是保護正當利益的武器;有利于工程項目進度的監控,對工作進行總結和報告。
1.3合同交底,實施目標管理,明確合同責任。
在正式簽訂合同后,一般由項目部人員具體的執行,這就提高了項目部人員的要求,項目管理人員要努力學習合同條款,全面了解合同規定的相關內容,同時,合同管理人員應該與項目部門負責人進行合同交底,從而更好的了解合同責任,及相關法律責任。在當代市場經濟不斷發展的環境下,工程項目要及時調整管理措施,用合同確保雙方利益,做好合同交底工作,完善合同管理系統能夠促進工程項目的發展。
2.強化合同實施過程控制。
強化合同實施過程控制有利于保障合同規定內容的切實實施,在合同實施的過程中要加強合同雙方間的溝通、交流,要把各種安排落實到位,運用現代信息技術,實行信息管理,確保合同順利實施。
3.合同爭議及糾紛管理。
在履行合同要求的過程中,難免會遇到各種爭議和糾紛事件,如:招標中計價爭議,黑白合同,以他人名義簽訂合同,實際情況與合同規定不符等問題,解決這類問題就要運用合理的方式和有效的法律手段,預防和避免糾紛的出現,對糾紛做好管理,積極面對索賠。索賠的主體是雙向的,造成索賠的原因也是多方面的,部分風險難以避免,需要對風險進行識別、規避,將風險降到最低,預防、控制損失,保證利益的最大化。
四、結語