前言：我們精心挑選了數(shù)篇優(yōu)質(zhì)教職工個人檔案文章，供您閱讀參考。期待這些文章能為您帶來啟發(fā)，助您在寫作的道路上更上一層樓。
1、高校民生檔案利用需求
（1）高校學(xué)生的檔案利用需求
在校學(xué)生：學(xué)生信息核查需查閱學(xué)生入學(xué)錄取新生名冊；學(xué)生代表學(xué)校參加一些比賽、競賽、以及參加更高一級升學(xué)考試（如：專升本、考研等），亦需到之前就讀高校檔案部門，復(fù)印其錄取新生名冊、學(xué)習(xí)成績等學(xué)籍檔案材料。
畢業(yè)生：學(xué)生畢業(yè)后，畢業(yè)證、學(xué)位證、個人檔案丟失后要補辦，需回母校查閱在校期間的學(xué)籍檔案材料；部分企業(yè)改制過程中，部分職工人事檔案中報到證丟失，無法辦理養(yǎng)老保險；畢業(yè)生出國留學(xué)或落戶，需查閱在校期間學(xué)籍檔案材料；部分老校友畢與查閱同學(xué)家庭住址，或參加畢業(yè)周年紀念活動，查閱畢業(yè)生合影等；部分畢業(yè)生，其戶籍、身份證件及人事檔案中部分身份信息不一致，影響就業(yè)、社會福利等，希望能從檔案機構(gòu)查到其有利檔案信息。
（2）教職工的檔案利用需求
在職教職工：主要利用的是職稱聘任文件、各類獎勵、教科研成果、課程建設(shè)、主編參編教材、著作、財務(wù)檔案等。
離退休教職工：查閱養(yǎng)老、補貼、醫(yī)療等黨和政府制定的有關(guān)離退休工作政策性文件；養(yǎng)老金發(fā)放情況、各類補貼等財務(wù)類檔案。
（3）其他與學(xué)校有關(guān)聯(lián)的用戶需求
近年來，我國各級政府出臺很多惠民政策。如，對歷史形成的“五七工”、“家屬工”、企事業(yè)單位聘任的臨時工、五六十年代精簡下放人員等，未參加養(yǎng)老保險的人員辦理參保服務(wù)，發(fā)放臨時性補貼等。但認定這些人員身份時必須找到證據(jù)材料。近年來，來陜西工院檔案部門查閱復(fù)印工資憑證、文書檔案等材料，辦理養(yǎng)老、補貼的“五七工”、“家屬工”及臨時工共計54人，精簡下放人員近20人。
由于信息技術(shù)在我國起步較晚，2001年之前畢業(yè)生學(xué)歷信息并未錄入國家學(xué)歷信息網(wǎng)，一些企業(yè)、各級學(xué)歷認證中心來電、來函檔案部門核實學(xué)生學(xué)歷信息。
2、做好高校民生檔案工作的幾點經(jīng)驗
（1）高校檔案工作者要樹立正確的檔案工作理念
檔案工作者要轉(zhuǎn)變“重保管、輕利用”的理念。檔案機構(gòu)是高校的輔助部門，而檔案利用服務(wù)和利用效果的滯后性，致使高校檔案工作一直在高校受重視的程度不及教學(xué)、管理等工作，投入也有限，檔案工作開展主要靠檔案部門領(lǐng)導(dǎo)重視和檔案工作人員自覺。由于檔案工作的“不被重視“，檔案工作者在開展工作時態(tài)度較為消極，哪些有價值的檔案沒有歸，歸檔材料會不會有人利用、利用率高低，部分檔案工作者并關(guān)注。案工作的最終目的是提供利用，沒有利用的檔案工作是沒有任何意義的。只有轉(zhuǎn)變觀念，從從檔案工作的目的為出發(fā)點，更好的服務(wù)社會、高校和個人，才能使公眾認可高校檔案工作、支持檔案工作。
檔案工作者要轉(zhuǎn)變“重工作、輕個人”的理念。高校檔案不但為高校教學(xué)、管理、科研等工作提供服務(wù)，也是學(xué)生、教職工等維護自身合法權(quán)益的重要原始憑證。近年來高校民生檔案利用率非常高，這就需要檔案工作者在為學(xué)校提供服務(wù)的同時，針對學(xué)生、教職工等服務(wù)對象的需求主動熱情提供服務(wù)，以滿足利用者對民生檔案的需求。
（2）不斷豐富檔案資源，優(yōu)化民生檔案結(jié)構(gòu)
沒有豐富的檔案資源，就如“無米之炊”，無法滿足利用者的需求。
加強對兼職檔案人員培訓(xùn)與指導(dǎo)。利用每年的檔案工作會議、兼職檔案員會議，以及歸檔時間，普及《檔案法》、《高等學(xué)校檔案管理辦法》等檔案法律法規(guī)，同時對業(yè)務(wù)工作中的具體問題進行指導(dǎo)。
制定詳細的部門歸檔范圍。根據(jù)各部門職責(zé)制定詳細的歸檔范圍，兼職檔案員才能有據(jù)可依，做好預(yù)立卷工作――在平時工作中隨時將本部門處理完畢的、歸檔范圍內(nèi)的文件材料分類、整理、保管，確保民生檔案收集齊全、完整。
征集由于歷史問題遺留在各部門或個人手中有價值的民生檔案材料。以陜西工業(yè)職業(yè)技術(shù)學(xué)院為例：檔案工作人員通過與各部門溝通和聯(lián)系，征集了歷年畢業(yè)學(xué)生未帶走的個人檔案、學(xué)歷證書、職大學(xué)部分學(xué)籍檔案等。
（3）以需求為導(dǎo)向，創(chuàng)新高校民生檔案服務(wù)工作
對利用率較高的民生檔案目錄摘錄出來，制作各類檔案專題目錄。以陜西工業(yè)職業(yè)技術(shù)學(xué)院為例：編制了《歷年錄取新生名冊匯編》、《歷年學(xué)籍卡、成績單匯編》、《歷年畢業(yè)生驗印名名冊匯編》；職稱文件、表彰、教科研成果、出版著作等方面檔案匯編成冊；將離退休教職切身利益相關(guān)的政策性文件進行整理匯編。
大力宣傳館藏民生檔案內(nèi)容和利用方式。酒香也怕巷子深。通過各種渠道對館藏民生檔案內(nèi)容、利用方式進行宣傳和介紹。如，在新生入學(xué)教育時，讓新生參觀高校檔案庫房，并對其講解館藏內(nèi)容和查閱方式，在畢業(yè)生就業(yè)指導(dǎo)課程中增加個人檔案、畢業(yè)證丟失補辦手續(xù)等；通過學(xué)校門戶網(wǎng)、檔案網(wǎng)、展覽、廣播等方式，公開檔案查詢目錄或全文等。
一、中學(xué)教職工人事檔案管理中存在的問題
（一）人事檔案內(nèi)容不全。盡管目前學(xué)校人事檔案管理水平已經(jīng)有所提高，但是還存在著很多的問題，其中人事檔案內(nèi)容不全、所包含的信息量較少是其中的一項主要的問題。中學(xué)階段的人事檔案包含很多內(nèi)容，包括人物自傳、基本信息、考核資料、職評材料、職務(wù)信息、個人獎懲等內(nèi)容，內(nèi)容包含的信息不全，不具有很強的實用性，無法滿足實際需要。檔案中涉及的教學(xué)情況較為簡單，個人教學(xué)能力的描述，職務(wù)內(nèi)容和個人的技能專業(yè)等情況描述的很少，這樣就會導(dǎo)致學(xué)校對教職工的信息了解的很少，在利用教職工時缺乏參考依據(jù)，給學(xué)校的人事管理帶來不便。
（二）學(xué)校對人事檔案管理缺乏專業(yè)性，管理分散。一般情況下學(xué)校的人事檔案不是單獨管理的，而是由上級部門統(tǒng)一管理和收集，有些中學(xué)將人事檔案依據(jù)管理職能的不同分配到不同的部門，比如教務(wù)部門的人事檔案包括教職工的業(yè)務(wù)能力，獲獎情況和教學(xué)的內(nèi)容等，科研部門的人事檔案主要負責(zé)科研項目的確定，論文的發(fā)表等內(nèi)容，行政部門的人事檔案則主要是負責(zé)人員的招聘和選拔，職稱評定、年度考核等。這樣的人事檔案管理不但無法綜合利用，而且會導(dǎo)致檔案管理過于分散，很容易使學(xué)校的人事檔案丟失。
（三）人事檔案的管理還存在著硬件滯后的特點。目前中學(xué)的人事檔案管理的方式比較落后，還是紙質(zhì)的形式，管理的手段和技術(shù)都落后，缺乏創(chuàng)新。還有一些中學(xué)的人事檔案在計算機里，沒有進行分類整合，查詢和利用起來比較困難和繁瑣，一些人事檔案的查找只能夠人工查詢，信息落后，導(dǎo)致了資源的浪費。還有些學(xué)校儲存檔案的環(huán)境較差，檔案儲存室的門不嚴實，經(jīng)常有外人隨意進出。或者是檔案處于潮濕的環(huán)境，容易受到損壞。
二、中學(xué)人事檔案管理模式優(yōu)化措施
（一）加強檔案歸檔制度，使學(xué)校的人事檔案更加完善。人事檔案工作政策性、專業(yè)性很強，從實際情況看，需要專門的部門、專業(yè)的人員、用專業(yè)的手段來管理。為此我校成立了專門的檔案室，負責(zé)全校教職工的人事檔案管理。其次是制定檔案室的管理制度，明確人事檔案的歸檔范圍，杜絕范圍外的材料進檔或范圍內(nèi)材料漏檔的情況發(fā)生。學(xué)校人事檔案中制定教學(xué)登記表，登記表中記錄教職工的詳細情況，包括教師的教學(xué)情況，工作能力，教師的學(xué)術(shù)研究內(nèi)容和情況，這個登記表可以準確反映出教師的個人能力和教師的學(xué)術(shù)水平等。與此同時，還應(yīng)該增加學(xué)校教職工的獎懲情況以及培訓(xùn)情況，充分了解教職工的業(yè)務(wù)能力。此外，為了提高人事檔案的實用性，增加人事檔案管理的有效性，學(xué)校應(yīng)該利用信息化技術(shù)和手段，促進人事檔案地位的建立，為學(xué)校對教職工的評價工作作出鋪墊，使教職工有競爭的壓力，有利于提高教職工的競爭意識，促進學(xué)校教職工隊伍整體素質(zhì)的提高。
（二）及時更新人事檔案。根據(jù)學(xué)年安排，及時更新完善教職工檔案的信息，補充相應(yīng)的數(shù)據(jù)資料，充分利用信息化的手段，利用先進的軟件對人事的信息進行登記和采集，個人信息的登記要完整、及時、有效，能夠真實反映教職工的個人情況，而且根據(jù)教職工本人確定需要定期更新的信息和數(shù)據(jù)，利用學(xué)校的網(wǎng)絡(luò)資源和設(shè)備，在學(xué)校的網(wǎng)站上更新內(nèi)容，學(xué)校應(yīng)該指派相關(guān)的人員定期審核，必要時設(shè)置訪問權(quán)限，防止數(shù)據(jù)的任意篡改和刪除。將靜態(tài)管理變成動態(tài)化管理，使學(xué)校人事檔案的管理內(nèi)容能夠及時定期更新，使人事檔案管理的數(shù)據(jù)庫更加標準，保證在學(xué)校管理過程中人事檔案“好用、管用”。
學(xué)校檔案部門不但是檔案工作的職能管理部門，同時還要負責(zé)全校檔案的集中統(tǒng)一保管和開發(fā)利用。目前，各高等學(xué)校檔案的集中統(tǒng)一管理還沒有一個統(tǒng)一的標準，2008年9月1日開始施行的《高等學(xué)校檔案管理辦法》只是明確了高等學(xué)校應(yīng)當(dāng)成立高校檔案機構(gòu)，符合設(shè)立檔案館條件的要設(shè)立檔案館，否則設(shè)立綜合檔案室。《辦法》并沒有提及人事類檔案(教職工檔案、學(xué)生個人檔案)是否應(yīng)該劃歸學(xué)校檔案館管理，這就不可避免地出現(xiàn)了目前各高校檔案管理在集中統(tǒng)一管理的前提下所表現(xiàn)出的五花八門，尤其是針對人事類檔案的歸屬問題一直是爭論不體的話題，大家各抒己見，意見不～，以至于出現(xiàn)了以下幾種歸屬關(guān)系：
除教職工檔案、學(xué)生個人檔案之外的所有檔案都集中統(tǒng)一保管在檔案館，如北京大學(xué)、南京大學(xué)、浙江大學(xué)、吉林大學(xué)、山東大學(xué)、上海交通大學(xué)、太原理工大學(xué)、山西醫(yī)科大學(xué)、中北大學(xué)等；
除學(xué)生個人檔案之外的所有檔案都集中統(tǒng)一保管在檔案館，如山西財經(jīng)大學(xué)，
除教職工檔案之外的所有檔案都集中統(tǒng)一保管在檔案館，如太原師范學(xué)院；
含教職工檔案、學(xué)生個人檔案在內(nèi)的所有檔案都集中統(tǒng)一保管在檔案館，如清華大學(xué)、四川大學(xué)、武漢大學(xué)、重慶大學(xué)、東南大學(xué)、西南交通大學(xué)、上海師范大學(xué)、北京師范大學(xué)、陜西師范大學(xué)、華中師范大學(xué)、山西大學(xué)、山西農(nóng)業(yè)大學(xué)、太原科技大學(xué)等。
鑒于目前高校人事類檔案歸屬的不明確性，各高校要根據(jù)自身特點，一切從實際出發(fā)，通盤考慮，無論是從檔案館的面積還是與人事類檔案目前的歸屬單位的協(xié)調(diào)、檔案館的長遠規(guī)劃都要充分考慮，要考慮清楚人事類檔案歸檔案館管理是不是可行，可行度有多大?千萬不能盲目地不考慮實際，一味地要求人事類檔案歸檔案館管理，結(jié)果因為沒有與相關(guān)部門達成共識，只是存在檔案庫房放在一起，人員歸屬又各不相同。這樣，不但沒有統(tǒng)歸到檔案館，反而又產(chǎn)生出了一系列新問題，給查閱利用檔案者造成概念上的混亂。檔案館經(jīng)常來一些要轉(zhuǎn)學(xué)生個人檔案的或者要移交個人檔案的，檔案工作人員只好解釋、說明，說我們不是一個單位的，這給前來辦事的人員和檔案館都造成了一些不必要的麻煩。
人事類檔案劃歸檔案館管理的前提
筆者認為，在符合成立檔案館的條件下，高校決定成立檔案館之前就應(yīng)該統(tǒng)籌兼顧，長遠規(guī)劃，考慮人事類檔案是否要歸檔案館統(tǒng)一管理，如果要劃歸檔案館管理，就必須從檔案庫房、檔案辦公用房、檔案館人員編制、檔案館工作人員的分工及崗位職責(zé)等方面全方位進行調(diào)整。而且劃歸工作必須做好做細，要讓原先人事類檔案管理部門心悅誠服，積極配合人事類檔案安全、順利、及時地移交給檔案館，同時檔案管理部門也要緊跟形勢，改變工作思路，積極迎接挑戰(zhàn)，盡陜適應(yīng)學(xué)校對檔案工作的新要求。已經(jīng)成立了檔案館，但人事類檔案還未歸屬檔案館管理的高校，一定要審時度勢，搞好調(diào)研，充分做好前期準備工作，不能急于求成，盡量避免各種矛盾的產(chǎn)生，維護好學(xué)校各項工作的順利開展。在做出人事類檔案歸檔案館管理的決定之前，應(yīng)該從以下方面進行調(diào)研：
1 劃歸的必要性
21世紀是一個高度信息化的社會，信息技術(shù)日新月異，各行各業(yè)都與信息技術(shù)息息相關(guān)，高等教育也不例外。隨著高等教育改革的不斷深入，高校也已把發(fā)展信息技術(shù)、實現(xiàn)電子校務(wù)作為面向現(xiàn)代化教育發(fā)展的重要戰(zhàn)略，各高校的信息化建設(shè)正在全面展開。隨著學(xué)校信息化建設(shè)的不斷開展，檔案館高校信息化建設(shè)也越來越引起人們的重視。只有新型的檔案管理模式才能適應(yīng)整個學(xué)校的改革發(fā)展，這就需要我們不斷從發(fā)展和需求中尋找創(chuàng)新源泉，使高校檔案工作不斷獲取新的發(fā)展動力，創(chuàng)造新的業(yè)績。高等學(xué)校檔案信息資源相當(dāng)豐富，如果將人事類檔案納入高校檔案綜合管理機制，對提高人事類檔案的現(xiàn)代化管理水平和人才信息的利用率將有極大的必要性和可行性。檔案館把各門類檔案集中統(tǒng)一管理，在人、財、物等方面學(xué)校可以通盤考慮，統(tǒng)籌安排，合理使用。這樣能夠避免投資力量分散、信息不暢、低水平重復(fù)建設(shè)的局面，有利于節(jié)約經(jīng)費、人員及庫房和設(shè)備，學(xué)校可以集中人力、財力、物力來面對信息技術(shù)的挑戰(zhàn)，加速檔案管理工作的現(xiàn)代化、標準化、科學(xué)化，真正實現(xiàn)高校檔案館網(wǎng)絡(luò)化，大力進行網(wǎng)絡(luò)資源建設(shè)，全面實現(xiàn)檔案資源共享，為學(xué)校及社會提供豐富的檔案信息資源和高效、快速、準確的服務(wù)，使檔案館的服務(wù)走向全方位現(xiàn)代化，最大限度地滿足學(xué)校和社會的需求。
2 劃歸條件是否成熟
人常說：萬事俱備，只欠東風(fēng)。如果合并的條件都具備好了，合并也只是時間的問題。首先面臨的大問題就是是否有足夠的檔案庫房和辦公用房，這是制約學(xué)校檔案集中統(tǒng)一管理的重要因素。如果檔案庫房和辦公用房分散，人員東一塊，西一塊，怎么能稱其為真正意義上的集中統(tǒng)一管理呢?所以具備一個真正意義上的檔案館是檔案集中統(tǒng)一管理的首要條件。
其次，是否協(xié)調(diào)好與分管人事類檔案部門的關(guān)系。以山西師范大學(xué)為例，學(xué)校教職工檔案歸人事處管理，人事處管理肯定有其管理的說法：人事處主要是做人事工作，如教職工的調(diào)動、調(diào)資、升職、聘任、退休等隨時變動，人事處使用檔案頻率較高，如果歸人事處管理，自己用起來方便。學(xué)校學(xué)生個人檔案歸學(xué)生處管理，學(xué)生處管理的好處是：由于學(xué)生處對評優(yōu)、評獎學(xué)金等有決定權(quán)，學(xué)生處的發(fā)號施令各學(xué)院都不能不執(zhí)行，所以學(xué)生個人檔案收集起來相對容易得多。所以，在決定人事類檔案歸檔案館管理之前，必須協(xié)調(diào)好各部門之間的關(guān)系，做到關(guān)系協(xié)調(diào)，移交到位，配合融洽，互相支持，共同為學(xué)校的改革發(fā)展發(fā)揮力量。
再次，檔案館要做好充分的前期準備工作，包括檔案館的近期發(fā)展目標和長遠發(fā)展規(guī)劃、檔案信息化建設(shè)的投入、檔案庫房的分配、人力資源的搭配、規(guī)章制度的建立、內(nèi)部管理體制的運行、與各有關(guān)部門的協(xié)調(diào)工作等。
最后，要充分做好合并后管理人事類檔案工作者的思想工作。檔案館長期以來一直是清水衙門，無權(quán)無勢，很少有人問津，甚至于有人還不知道有這個部門，在學(xué)校的工作中也是用著時重要，不用時想不起，處于無足輕重的地位。因此，在人們的思維中總是有這樣一個定式：高學(xué)歷、有本事、有才能的人是一定不會去檔案館的，即使去了，別人也會說那么高的學(xué)歷、那么年輕，怎么會去檔案館呢?實在是可惜了!由此可以看出檔案館在學(xué)校的地位、在人們心目中的地位。難怪人事類檔案管理者對這些檔案歸屬檔案館，或多或少有些想法和抵觸。對此，學(xué)校必須做好合并人員的思想工作，妥善安排好他們的工作，使他們盡快從脫離原單位的失落感中解脫出來，盡可能避免消極因素的產(chǎn)生，保證合并人員很快調(diào)整好心態(tài)，盡快適應(yīng)新的工作環(huán)境，全身心投入到檔案工作中去。
做好人事類檔案歸入檔案館管理的幾點想法
1 必須根據(jù)學(xué)校情況，從科學(xué)發(fā)展的角度，認真分析研究，提出可行性報告，經(jīng)過集體研究討論，達成共識后方可施行。
2 一旦確定人事類檔案歸檔案館統(tǒng)一管理，全校上下必須積極配合，共同支持，不能人為地設(shè)立障礙，阻撓新生事物的產(chǎn)生。
3 人事類檔案歸檔案館管理的目的就是為了更好地整合檔案資源，適應(yīng)檔案信息化建設(shè)的需要，更好地實現(xiàn)檔案資源的共享，所以檔案館必須要做好充分的思想準備。統(tǒng)籌安排，長遠規(guī)劃，積極迎接挑戰(zhàn)，爭取以最小的投入，梳理好檔案館內(nèi)部的方方面面，使學(xué)校檔案工作上下一盤棋，全力服務(wù)于學(xué)校的教學(xué)科研工作，服務(wù)于學(xué)校的改革發(fā)展。