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1、高校民生檔案利用需求
（1）高校學生的檔案利用需求
在校學生：學生信息核查需查閱學生入學錄取新生名冊；學生代表學校參加一些比賽、競賽、以及參加更高一級升學考試（如：專升本、考研等），亦需到之前就讀高校檔案部門，復印其錄取新生名冊、學習成績等學籍檔案材料。
畢業生：學生畢業后，畢業證、學位證、個人檔案丟失后要補辦，需回母校查閱在校期間的學籍檔案材料；部分企業改制過程中，部分職工人事檔案中報到證丟失，無法辦理養老保險；畢業生出國留學或落戶，需查閱在校期間學籍檔案材料；部分老校友畢與查閱同學家庭住址，或參加畢業周年紀念活動，查閱畢業生合影等；部分畢業生，其戶籍、身份證件及人事檔案中部分身份信息不一致，影響就業、社會福利等，希望能從檔案機構查到其有利檔案信息。
（2）教職工的檔案利用需求
在職教職工：主要利用的是職稱聘任文件、各類獎勵、教科研成果、課程建設、主編參編教材、著作、財務檔案等。
離退休教職工：查閱養老、補貼、醫療等黨和政府制定的有關離退休工作政策性文件；養老金發放情況、各類補貼等財務類檔案。
（3）其他與學校有關聯的用戶需求
近年來，我國各級政府出臺很多惠民政策。如，對歷史形成的“五七工”、“家屬工”、企事業單位聘任的臨時工、五六十年代精簡下放人員等，未參加養老保險的人員辦理參保服務，發放臨時性補貼等。但認定這些人員身份時必須找到證據材料。近年來，來陜西工院檔案部門查閱復印工資憑證、文書檔案等材料，辦理養老、補貼的“五七工”、“家屬工”及臨時工共計54人，精簡下放人員近20人。
由于信息技術在我國起步較晚，2001年之前畢業生學歷信息并未錄入國家學歷信息網，一些企業、各級學歷認證中心來電、來函檔案部門核實學生學歷信息。
2、做好高校民生檔案工作的幾點經驗
（1）高校檔案工作者要樹立正確的檔案工作理念
檔案工作者要轉變“重保管、輕利用”的理念。檔案機構是高校的輔助部門，而檔案利用服務和利用效果的滯后性，致使高校檔案工作一直在高校受重視的程度不及教學、管理等工作，投入也有限，檔案工作開展主要靠檔案部門領導重視和檔案工作人員自覺。由于檔案工作的“不被重視“，檔案工作者在開展工作時態度較為消極，哪些有價值的檔案沒有歸，歸檔材料會不會有人利用、利用率高低，部分檔案工作者并關注。案工作的最終目的是提供利用，沒有利用的檔案工作是沒有任何意義的。只有轉變觀念，從從檔案工作的目的為出發點，更好的服務社會、高校和個人，才能使公眾認可高校檔案工作、支持檔案工作。
檔案工作者要轉變“重工作、輕個人”的理念。高校檔案不但為高校教學、管理、科研等工作提供服務，也是學生、教職工等維護自身合法權益的重要原始憑證。近年來高校民生檔案利用率非常高，這就需要檔案工作者在為學校提供服務的同時，針對學生、教職工等服務對象的需求主動熱情提供服務，以滿足利用者對民生檔案的需求。
（2）不斷豐富檔案資源，優化民生檔案結構
沒有豐富的檔案資源，就如“無米之炊”，無法滿足利用者的需求。
加強對兼職檔案人員培訓與指導。利用每年的檔案工作會議、兼職檔案員會議，以及歸檔時間，普及《檔案法》、《高等學校檔案管理辦法》等檔案法律法規，同時對業務工作中的具體問題進行指導。
制定詳細的部門歸檔范圍。根據各部門職責制定詳細的歸檔范圍，兼職檔案員才能有據可依，做好預立卷工作――在平時工作中隨時將本部門處理完畢的、歸檔范圍內的文件材料分類、整理、保管，確保民生檔案收集齊全、完整。
征集由于歷史問題遺留在各部門或個人手中有價值的民生檔案材料。以陜西工業職業技術學院為例：檔案工作人員通過與各部門溝通和聯系，征集了歷年畢業學生未帶走的個人檔案、學歷證書、職大學部分學籍檔案等。
（3）以需求為導向，創新高校民生檔案服務工作
對利用率較高的民生檔案目錄摘錄出來，制作各類檔案專題目錄。以陜西工業職業技術學院為例：編制了《歷年錄取新生名冊匯編》、《歷年學籍卡、成績單匯編》、《歷年畢業生驗印名名冊匯編》；職稱文件、表彰、教科研成果、出版著作等方面檔案匯編成冊；將離退休教職切身利益相關的政策性文件進行整理匯編。
大力宣傳館藏民生檔案內容和利用方式。酒香也怕巷子深。通過各種渠道對館藏民生檔案內容、利用方式進行宣傳和介紹。如，在新生入學教育時，讓新生參觀高校檔案庫房，并對其講解館藏內容和查閱方式，在畢業生就業指導課程中增加個人檔案、畢業證丟失補辦手續等；通過學校門戶網、檔案網、展覽、廣播等方式，公開檔案查詢目錄或全文等。
一、中學教職工人事檔案管理中存在的問題
（一）人事檔案內容不全。盡管目前學校人事檔案管理水平已經有所提高，但是還存在著很多的問題，其中人事檔案內容不全、所包含的信息量較少是其中的一項主要的問題。中學階段的人事檔案包含很多內容，包括人物自傳、基本信息、考核資料、職評材料、職務信息、個人獎懲等內容，內容包含的信息不全，不具有很強的實用性，無法滿足實際需要。檔案中涉及的教學情況較為簡單，個人教學能力的描述，職務內容和個人的技能專業等情況描述的很少，這樣就會導致學校對教職工的信息了解的很少，在利用教職工時缺乏參考依據，給學校的人事管理帶來不便。
（二）學校對人事檔案管理缺乏專業性，管理分散。一般情況下學校的人事檔案不是單獨管理的，而是由上級部門統一管理和收集，有些中學將人事檔案依據管理職能的不同分配到不同的部門，比如教務部門的人事檔案包括教職工的業務能力，獲獎情況和教學的內容等，科研部門的人事檔案主要負責科研項目的確定，論文的發表等內容，行政部門的人事檔案則主要是負責人員的招聘和選拔，職稱評定、年度考核等。這樣的人事檔案管理不但無法綜合利用，而且會導致檔案管理過于分散，很容易使學校的人事檔案丟失。
（三）人事檔案的管理還存在著硬件滯后的特點。目前中學的人事檔案管理的方式比較落后，還是紙質的形式，管理的手段和技術都落后，缺乏創新。還有一些中學的人事檔案在計算機里，沒有進行分類整合，查詢和利用起來比較困難和繁瑣，一些人事檔案的查找只能夠人工查詢，信息落后，導致了資源的浪費。還有些學校儲存檔案的環境較差，檔案儲存室的門不嚴實，經常有外人隨意進出。或者是檔案處于潮濕的環境，容易受到損壞。
二、中學人事檔案管理模式優化措施
（一）加強檔案歸檔制度，使學校的人事檔案更加完善。人事檔案工作政策性、專業性很強，從實際情況看，需要專門的部門、專業的人員、用專業的手段來管理。為此我校成立了專門的檔案室，負責全校教職工的人事檔案管理。其次是制定檔案室的管理制度，明確人事檔案的歸檔范圍，杜絕范圍外的材料進檔或范圍內材料漏檔的情況發生。學校人事檔案中制定教學登記表，登記表中記錄教職工的詳細情況，包括教師的教學情況，工作能力，教師的學術研究內容和情況，這個登記表可以準確反映出教師的個人能力和教師的學術水平等。與此同時，還應該增加學校教職工的獎懲情況以及培訓情況，充分了解教職工的業務能力。此外，為了提高人事檔案的實用性，增加人事檔案管理的有效性，學校應該利用信息化技術和手段，促進人事檔案地位的建立，為學校對教職工的評價工作作出鋪墊，使教職工有競爭的壓力，有利于提高教職工的競爭意識，促進學校教職工隊伍整體素質的提高。
（二）及時更新人事檔案。根據學年安排，及時更新完善教職工檔案的信息，補充相應的數據資料，充分利用信息化的手段，利用先進的軟件對人事的信息進行登記和采集，個人信息的登記要完整、及時、有效，能夠真實反映教職工的個人情況，而且根據教職工本人確定需要定期更新的信息和數據，利用學校的網絡資源和設備，在學校的網站上更新內容，學校應該指派相關的人員定期審核，必要時設置訪問權限，防止數據的任意篡改和刪除。將靜態管理變成動態化管理，使學校人事檔案的管理內容能夠及時定期更新，使人事檔案管理的數據庫更加標準，保證在學校管理過程中人事檔案“好用、管用”。
學校檔案部門不但是檔案工作的職能管理部門，同時還要負責全校檔案的集中統一保管和開發利用。目前，各高等學校檔案的集中統一管理還沒有一個統一的標準，2008年9月1日開始施行的《高等學校檔案管理辦法》只是明確了高等學校應當成立高校檔案機構，符合設立檔案館條件的要設立檔案館，否則設立綜合檔案室。《辦法》并沒有提及人事類檔案(教職工檔案、學生個人檔案)是否應該劃歸學校檔案館管理，這就不可避免地出現了目前各高校檔案管理在集中統一管理的前提下所表現出的五花八門，尤其是針對人事類檔案的歸屬問題一直是爭論不體的話題，大家各抒己見，意見不～，以至于出現了以下幾種歸屬關系：
除教職工檔案、學生個人檔案之外的所有檔案都集中統一保管在檔案館，如北京大學、南京大學、浙江大學、吉林大學、山東大學、上海交通大學、太原理工大學、山西醫科大學、中北大學等；
除學生個人檔案之外的所有檔案都集中統一保管在檔案館，如山西財經大學，
除教職工檔案之外的所有檔案都集中統一保管在檔案館，如太原師范學院；
含教職工檔案、學生個人檔案在內的所有檔案都集中統一保管在檔案館，如清華大學、四川大學、武漢大學、重慶大學、東南大學、西南交通大學、上海師范大學、北京師范大學、陜西師范大學、華中師范大學、山西大學、山西農業大學、太原科技大學等。
鑒于目前高校人事類檔案歸屬的不明確性，各高校要根據自身特點，一切從實際出發，通盤考慮，無論是從檔案館的面積還是與人事類檔案目前的歸屬單位的協調、檔案館的長遠規劃都要充分考慮，要考慮清楚人事類檔案歸檔案館管理是不是可行，可行度有多大?千萬不能盲目地不考慮實際，一味地要求人事類檔案歸檔案館管理，結果因為沒有與相關部門達成共識，只是存在檔案庫房放在一起，人員歸屬又各不相同。這樣，不但沒有統歸到檔案館，反而又產生出了一系列新問題，給查閱利用檔案者造成概念上的混亂。檔案館經常來一些要轉學生個人檔案的或者要移交個人檔案的，檔案工作人員只好解釋、說明，說我們不是一個單位的，這給前來辦事的人員和檔案館都造成了一些不必要的麻煩。
人事類檔案劃歸檔案館管理的前提
筆者認為，在符合成立檔案館的條件下，高校決定成立檔案館之前就應該統籌兼顧，長遠規劃，考慮人事類檔案是否要歸檔案館統一管理，如果要劃歸檔案館管理，就必須從檔案庫房、檔案辦公用房、檔案館人員編制、檔案館工作人員的分工及崗位職責等方面全方位進行調整。而且劃歸工作必須做好做細，要讓原先人事類檔案管理部門心悅誠服，積極配合人事類檔案安全、順利、及時地移交給檔案館，同時檔案管理部門也要緊跟形勢，改變工作思路，積極迎接挑戰，盡陜適應學校對檔案工作的新要求。已經成立了檔案館，但人事類檔案還未歸屬檔案館管理的高校，一定要審時度勢，搞好調研，充分做好前期準備工作，不能急于求成，盡量避免各種矛盾的產生，維護好學校各項工作的順利開展。在做出人事類檔案歸檔案館管理的決定之前，應該從以下方面進行調研：
1 劃歸的必要性
21世紀是一個高度信息化的社會，信息技術日新月異，各行各業都與信息技術息息相關，高等教育也不例外。隨著高等教育改革的不斷深入，高校也已把發展信息技術、實現電子校務作為面向現代化教育發展的重要戰略，各高校的信息化建設正在全面展開。隨著學校信息化建設的不斷開展，檔案館高校信息化建設也越來越引起人們的重視。只有新型的檔案管理模式才能適應整個學校的改革發展，這就需要我們不斷從發展和需求中尋找創新源泉，使高校檔案工作不斷獲取新的發展動力，創造新的業績。高等學校檔案信息資源相當豐富，如果將人事類檔案納入高校檔案綜合管理機制，對提高人事類檔案的現代化管理水平和人才信息的利用率將有極大的必要性和可行性。檔案館把各門類檔案集中統一管理，在人、財、物等方面學校可以通盤考慮，統籌安排，合理使用。這樣能夠避免投資力量分散、信息不暢、低水平重復建設的局面，有利于節約經費、人員及庫房和設備，學校可以集中人力、財力、物力來面對信息技術的挑戰，加速檔案管理工作的現代化、標準化、科學化，真正實現高校檔案館網絡化，大力進行網絡資源建設，全面實現檔案資源共享，為學校及社會提供豐富的檔案信息資源和高效、快速、準確的服務，使檔案館的服務走向全方位現代化，最大限度地滿足學校和社會的需求。
2 劃歸條件是否成熟
人常說：萬事俱備，只欠東風。如果合并的條件都具備好了，合并也只是時間的問題。首先面臨的大問題就是是否有足夠的檔案庫房和辦公用房，這是制約學校檔案集中統一管理的重要因素。如果檔案庫房和辦公用房分散，人員東一塊，西一塊，怎么能稱其為真正意義上的集中統一管理呢?所以具備一個真正意義上的檔案館是檔案集中統一管理的首要條件。
其次，是否協調好與分管人事類檔案部門的關系。以山西師范大學為例，學校教職工檔案歸人事處管理，人事處管理肯定有其管理的說法：人事處主要是做人事工作，如教職工的調動、調資、升職、聘任、退休等隨時變動，人事處使用檔案頻率較高，如果歸人事處管理，自己用起來方便。學校學生個人檔案歸學生處管理，學生處管理的好處是：由于學生處對評優、評獎學金等有決定權，學生處的發號施令各學院都不能不執行，所以學生個人檔案收集起來相對容易得多。所以，在決定人事類檔案歸檔案館管理之前，必須協調好各部門之間的關系，做到關系協調，移交到位，配合融洽，互相支持，共同為學校的改革發展發揮力量。
再次，檔案館要做好充分的前期準備工作，包括檔案館的近期發展目標和長遠發展規劃、檔案信息化建設的投入、檔案庫房的分配、人力資源的搭配、規章制度的建立、內部管理體制的運行、與各有關部門的協調工作等。
最后，要充分做好合并后管理人事類檔案工作者的思想工作。檔案館長期以來一直是清水衙門，無權無勢，很少有人問津，甚至于有人還不知道有這個部門，在學校的工作中也是用著時重要，不用時想不起，處于無足輕重的地位。因此，在人們的思維中總是有這樣一個定式：高學歷、有本事、有才能的人是一定不會去檔案館的，即使去了，別人也會說那么高的學歷、那么年輕，怎么會去檔案館呢?實在是可惜了!由此可以看出檔案館在學校的地位、在人們心目中的地位。難怪人事類檔案管理者對這些檔案歸屬檔案館，或多或少有些想法和抵觸。對此，學校必須做好合并人員的思想工作，妥善安排好他們的工作，使他們盡快從脫離原單位的失落感中解脫出來，盡可能避免消極因素的產生，保證合并人員很快調整好心態，盡快適應新的工作環境，全身心投入到檔案工作中去。
做好人事類檔案歸入檔案館管理的幾點想法
1 必須根據學校情況，從科學發展的角度，認真分析研究，提出可行性報告，經過集體研究討論，達成共識后方可施行。
2 一旦確定人事類檔案歸檔案館統一管理，全校上下必須積極配合，共同支持，不能人為地設立障礙，阻撓新生事物的產生。
3 人事類檔案歸檔案館管理的目的就是為了更好地整合檔案資源，適應檔案信息化建設的需要，更好地實現檔案資源的共享，所以檔案館必須要做好充分的思想準備。統籌安排，長遠規劃，積極迎接挑戰，爭取以最小的投入，梳理好檔案館內部的方方面面，使學校檔案工作上下一盤棋，全力服務于學校的教學科研工作，服務于學校的改革發展。