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[關鍵詞]現(xiàn)代合同管理;信息化管理;培訓機制
[DOI]1013939/jcnkizgsc201615099
1現(xiàn)代合同管理的現(xiàn)狀
11缺乏對現(xiàn)代合同管理的正確認識
目前部分企業(yè)中的高級管理人員沒有正確的認識現(xiàn)代合同管理,這是造成企業(yè)中沒有良好的實施現(xiàn)代合同管理的重要原因之一。大多數企業(yè)管理人員認為進行合同管理工作不重要,是對精力、時間的浪費。對現(xiàn)代合同管理的重要性也沒有足夠的認識,導致在進行企業(yè)內部控制的時候忽視了合同管理工作,從而阻礙了現(xiàn)代合同管理在企業(yè)中的順利實施。
12缺乏監(jiān)督管理現(xiàn)代合同管理的動力
合同管理除了需要企業(yè)對其進行監(jiān)督管理之外,還需要合同中相關利益方共同履行合同中的相關義務,若是其中一方不進行監(jiān)督管理,那么就會影響合同管理的效果。而且合同雙方的當事人若是也不愿對其進行監(jiān)管,即便是采取了某些措施,管理行為也大多是流于表面形式,真正落實的很少。造成這種問題的主要原因是企業(yè)管理人員對合同管理沒有制定嚴格的制度,對自身和員工的行為缺少約束力。而從員工的角度來看,對合同管理的淡漠態(tài)度,也造成了合同管理的監(jiān)管不力。因此急需完善的現(xiàn)代合同管理制度推動企業(yè)的發(fā)展。
13缺乏獨立管理現(xiàn)代合同管理的部門機構
在企業(yè)中實行合同管理的過程中,往往將合同管理的監(jiān)管工作與其他工作合并在一起,缺少管理部門的獨立性,從而導致在制定合同管理制度的時候制定者會受到其他部門管理制度的影響,而且在合同管理實際開展,有很多企業(yè)實施的目的是為了應付上級的檢查,合同管理部門沒有發(fā)揮出應有的效力。例如,在部分企業(yè)中,領導發(fā)揮決策權的時候也兼具制定企業(yè)管理制度的職責,同時也要遵守制度,在合同管理中就很容易出現(xiàn)職責不明,管理不到位的現(xiàn)象。
14缺乏現(xiàn)代合同管理模式的創(chuàng)新
在現(xiàn)代企業(yè)合同管理過程中,往往將其規(guī)劃為法律事務,并設置法務部進行合同管理,這是目前合同管理的主要模式。雖然這種合同管理模式可以為合同管理提供法律層面上的保障,但是卻存在極大的弊端,在合同管理時,管理人員過于注重合同內容中潛在的法律風險,忽視了合同管理的其他方面。而且在企業(yè)發(fā)展中,也缺少對合同管理模式的創(chuàng)新,在延續(xù)使用已有的合同管理模式時,就會為企業(yè)的健康發(fā)展造成阻礙。
2現(xiàn)代合同管理的重點
21現(xiàn)代合同管理事前階段的重點
在現(xiàn)代合同管理的事前階段,主要是進行相應的準備工作,為企業(yè)簽訂合同做好基礎的信息收集工作。包括詳細了解簽訂合同的合作雙方的基本信息資料,防止簽訂雙方中出現(xiàn)虛假信息,造成雙方合作的失敗。因此在這一階段合同管理的重點就是資料,需要保證合同管理資料的齊全、完整、真實,從而促進合同的簽訂,為合同的順利發(fā)展、有序進行打下堅實的基礎。
22現(xiàn)代合同管理事中階段的重點
現(xiàn)代合同管理事中階段的重點是匯報登記制度,在合同簽訂之后,簽署機構應當及時地向相關規(guī)定部門進行匯報,如采購業(yè)務管理部門、財務部門等,以便相關部門對合同內容及時地了解,并根據合同內容開展相關的工作,確保合同的有序開展。另外,合同管理人員還需要在相關的臺賬上登記合同的有關內容,便于合同管理部門及時地對其進行檢查和監(jiān)督。
23現(xiàn)代合同管理事后階段的重點
合同管理的最后階段就是事后階段,統(tǒng)計報表制度是這一階段合同管理的重點。通過報表的形式對合同實施過程中發(fā)生的糾紛處理情況、合同的解除問題、變更問題等進行定期的匯總、統(tǒng)計,然后相關管理人員再根據報表做出進一步的分析,從而上交給相關領導部門,發(fā)揮出合同管理的價值,為企業(yè)管理人員的正確決策提供參考。
3現(xiàn)代合同管理的新舉措
31引進信息化管理方法
隨著信息化社會的到來,信息技術得到了廣泛的應用,而企業(yè)在發(fā)展過程中也逐漸引入信息化管理方法,建立了信息化管理系統(tǒng)。企業(yè)在實施合同管理時,可以將其作為已有信息系統(tǒng)的一個新的模塊,利用信息管理系統(tǒng)來管理合同,這樣可以節(jié)約合同管理的成本,同時也可以提高合同管理的效率。使用信息化合同管理方法的優(yōu)勢在于可以避免人員管理中出現(xiàn)的舞弊、失誤等現(xiàn)象,也有利于提高合同的安全性。使用信息化管理方法,主要是信息系統(tǒng)對相關人員進行授權,得到授權的管理人員可對合同管理的相關信息進行操作,而其他人則不可以,可以避免丟失合同內容的現(xiàn)象發(fā)生,而且在操作的過程中,信息系統(tǒng)會保留操作痕跡,如果合同管理中出現(xiàn)問題,則可以通過操作痕跡找出相應的責任人,保證了發(fā)生合同管理問題時有人負責,同時也可以實現(xiàn)良好的監(jiān)督效果,提高合同管理質量。
32完善管理機制
企業(yè)的有序運營離不開完善的合同管理機制,而且合同管理工作若是有制度上的保障便于其發(fā)揮良好的管理效果。在合同管理機制完善時,需要注重軟制度和硬制度的制定。軟制度是指加強對人員的管理,在實施合同管理時,只有根據員工實際需求實施,設計出符合其要求的制度,讓員工自覺地遵守制度,有助于獲得良好的合同管理效果。硬制度是指合同管理規(guī)章制度應當嚴明,在落實合同管理制度的時候不能在只是表面上的說說而已,應當落到實處,一旦出現(xiàn)違反規(guī)章制度的行為,就對其做出相應的處罰,保證合同管理制度的有效性。
33構建培訓機制
現(xiàn)代合同管理實施效果較差的重要原因之一就是企業(yè)相關管理人員的認識不足造成的,因此企業(yè)在現(xiàn)代合同管理時,應當建立相應的培訓機制,定期地對合同管理人員進行合同管理知識培訓,加強其對合同管理重要性的認識,并在培訓之后對員工的培訓結果進行考核,保證合同管理的有效實施。另外,還要對合同管理進行信息化管理方法的培訓,提高培訓人員對信息技術的操作,促進合同管理工作效率的提升。
34創(chuàng)新合同管理模式
在實施合同管理時還應當結合企業(yè)的發(fā)展實際情況創(chuàng)新合同管理模式,所謂現(xiàn)代企業(yè)來說主要的特征就是點多面廣,應當改變傳統(tǒng)法務部門管理合同的模式,采取分層管理的模式。由企業(yè)法務部門統(tǒng)一管理合同的簽訂等基礎事務,然后由企業(yè)各個業(yè)務部門管理合同的實施、變更等具體的事務,從而保證合同管理的有序開展。
4結論
綜上所述,通過對現(xiàn)代合同管理的重點和新舉措的深入研究,從中可以了解到目前企業(yè)在實施合同管理的過程中存在許多問題,使得合同管理的作用沒有充分的發(fā)揮出現(xiàn),因此需要了解合同管理的重點,采取有效的合同管理措施,推動合同管理在企業(yè)的順利實施,促進企業(yè)的現(xiàn)代化發(fā)展。
參考文獻:
[1]李小仙《勞動合同法》實施后旅游企業(yè)員工招聘與解聘管理研究[D].昆明:云南大學,2010
關鍵詞:現(xiàn)代企業(yè);措施;合同管理
中圖分類號:F284 文獻標識碼:A 文章編號:1001-828X(2012)06-00-02
一、現(xiàn)階段合同管理介紹和現(xiàn)狀述評
1.合同管理介紹
現(xiàn)代企業(yè)之間的合作主要是通過合同形式進行的,一個企業(yè)的經營成敗和合同及合同管理有密切關系。因此合同管理成為企業(yè)之間經濟合作和貿易往來的核心內容之一。合同管理對于企業(yè)之間順利的合作具有重要的意義,而且對保證利益相關者的利益也有重要作用,因此合同管理不僅有著重要的實際應用,而且一直是理論界討論的熱點。企業(yè)之間的合作產生問題,企業(yè)貪污受賄嚴重,企業(yè)倒閉,運營產生問題都應該從合同管理上找到相關起因。無論是表現(xiàn)良好的企業(yè)還是績效很差的企業(yè)都應該時時刻刻注意合同管理,只有這樣才能維持企業(yè)的良好發(fā)展。合同管理工作應在遵守法律的基礎上,對合同進行“全方位”管理和“全過程”管理。
合同管理強調的是一種行為結果,其過程大體包括以下因素:內部環(huán)境、風險評估、控制活動、信息與溝通、內部監(jiān)督。這五個方面構成了合同管理的全部主體。例如,內部環(huán)境是合同管理實施內部控制的基礎,一般包括治理結構、機構設置及權責分配、內部審計、人力資源政策、單位文化等。風險評估則包括及時識別、系統(tǒng)分析經營活動中與實現(xiàn)內部控制目標相關的風險,合理確定風險應對策略。信息與溝通是合同管理必不可少的關鍵環(huán)節(jié),在實施內部控制的過程中,需要及時、準確地收集、傳遞與內部控制相關的信息,確保信息在內部、外部之間進行有效溝通。從而實現(xiàn)企業(yè)之間的有效合作和運行。
2.合同管理在我國的研究和應用狀況
現(xiàn)階段理論界對合同管理的研究還刻意追求西方理論界的研究成果,很多制度規(guī)范的實施僅僅刻意的去模仿西方的合同管理的行為準則制定和實施,因此其結果總是未能達到預期的效果,究其原因主要包括以下兩個方面,首先,對西方合同管理的研究僅僅停留在表面,而沒有深層次的研究合同管理在西方的使用范圍和產生起源。合同管理涉及到很深層次因素的影響,因此為了更好的研究合同管理,應該從其法律文化因素追求。其次,中國情境也具有與西方國家不同的國情和特點,所以會造成水土不服的現(xiàn)象。
二、合同管理的重點以及我國現(xiàn)階段合同管理所存在的問題
1.合同管理的重點
提及合同管理的重點,可以從合同管理進展的三個階段分別來討論合同管理的重點,由于合同管理分為事前、事中和事后三個合同管理階段,那么在事前階段,通過合同的準備,了解簽訂合作對方的信息、資料是合同管理的重點所在,唯有如此,才能夠保證合同管理的有序進行。對于事中的合同管理階段,其重點必須側重于匯報登記制度。采購機構簽訂合同后,應按規(guī)定向有關需求部門、財務部門和采購業(yè)務管理部門匯報;合同管理員則將合同的有關內容登記到相關的臺賬上,以便監(jiān)督檢查。最后事后的合同管理階段,其重點是統(tǒng)計報表制度。將合同的簽訂、履行、變更、解除及發(fā)生糾紛的處理等項情況以報表的形式定期進行統(tǒng)計匯總,并進行分析和上報。
2.我國現(xiàn)階段合同管理所存在的問題
近年來很多企業(yè)產生很多違反法律的案件,引起了社會各界的廣泛關注,暴露了合同管理過程還存在很多問題,揭示了合同管理在不同的進展過程中所產生的嚴重問題。
首先,合同管理缺乏監(jiān)督管理的動力。合同管理顧名思義,既是對企業(yè)自身進行監(jiān)督管理,也需要合同雙方共同履行義務,因此這個合同管理過程存在很多的阻力,沒有任何個人或單位傾向對自身進行監(jiān)督管理,也不愿意對合同雙方當事人進行監(jiān)督管理。即使采取了某種措施監(jiān)督和管理,很多時候這些行為也只是停留在表面上,很少將這些措施落到實處。一方面,企業(yè)管理人員不愿意制定一系列的合同管理控制制度,來約束自身和員工的行為。另一方面,員工也淡漠合同管理的因素,認為合同管理沒有什么實際價值,但是為了企業(yè)長期持續(xù)的健康發(fā)展,健全的合同管理制度不可或缺。
其次,合同管理監(jiān)督管理部門和運行部門獨立性較差。合同管理在實施過程中另一個值得討論的問題就是:合同管理監(jiān)督管理部門和其他部門之間的獨立性。很多合同管理制度的制定者也是受影響對象,因此讓這些管理人員或者領導自己監(jiān)督自己,很顯然這個過程本身存在很多矛盾和阻力。很多情況下,合同管理的實施過程本質上為了應付上級的檢查才實行的。例如,對于一些企業(yè)或者其他組織來講,很多時候領導執(zhí)行決策,及時制度的制定者,又是制度的遵守者。而對于大型組織,大型企業(yè)也是如此,因此為了實現(xiàn)獨立性,可以尋求外部監(jiān)督評價人員進行合同管理。
最后,合同管理過程缺乏具體的制度流程指引和和規(guī)范,使合同管理工作的開展表現(xiàn)為職責分工不明確,工作方向不清楚,相關部門互相扯皮現(xiàn)象。
三、現(xiàn)代企業(yè)合同管理的相關措施
1.現(xiàn)代企業(yè)合同管理模式
選擇合適的合同管理模式是現(xiàn)代企業(yè)合同管理工作的關鍵問題。合同管理是一項綜合管理工作,對于現(xiàn)時代和新環(huán)境的企業(yè)來講,點多面廣的特點尤為突出,合同管理的模式宜采取企業(yè)法務部門統(tǒng)一管理和各業(yè)務部門、各子公司分口管理的模式。
2.完善合同管理的管理機制
良好的合同管理規(guī)范制度是一個企業(yè)有序運營的根本保證。不僅對于企業(yè)如此,對于任何社會單位的有序運行也是如此。如果有健全的管理制度,那么合同管理必然會收到良好的結果。合同管理的規(guī)范制度包括兩個方面:“軟”因素和“硬”因素。軟的方面強調合同管理必須以人為中心,在合同管理的實施過程中,必須切實考慮到員工的實際需求,只有這樣才能收到更好的效果。硬的方面要求合同管理必須有嚴明的規(guī)章制度,規(guī)章制度的制定不能單單的表現(xiàn)在紙面上或者口頭上,必須將這些規(guī)章制度落實到實處,無論是員工還是領導違反了規(guī)章制度,都要受到相應處罰,那么在這種條件下合同管理才能收到預期的效果。
3.加強合同管理的人才培訓
為了提高合同管理水平,具有專業(yè)合同管理背景的人才不可或缺,因此制定積極的合同管理人員培養(yǎng)方案,加強對合同管理工作人員的培養(yǎng)和訓練。通過給予合同管理的員工更多的培訓機會以增加其技能。一方面企業(yè)應加強合同管理人員的合同管理理論功底,只有如此,才能夠熟知企業(yè)合同管理的相關理論。另一方面,加強員工對合同管理的了解,給予員工更多的機會調查合作企業(yè)的特點,發(fā)現(xiàn)一些行業(yè)機遇,詳細了解合同雙方的環(huán)境和信息資料。加強對合同管理新技術的使用人員安全意識低。人是企業(yè)核心的資源,沒有相應的人才,任何先進的技術和管理手段只能是流于形式,企業(yè)合同管理也只能是空談。人才是根本,目前大多數企業(yè)普遍存在的問題是缺乏既善于經營管理、又懂現(xiàn)代信息技術,還具有先進合同管理理念的復合型人才。
4.推進企業(yè)合同管理信息化
加強對企業(yè)信息系統(tǒng)的投資,推進企業(yè)合同管理信息化,一方面能夠提高企業(yè)的管理能力,同時也能減少企業(yè)的生產和運營成本。另一方面,能夠減少企業(yè)合同管理對工作人員的需求,減輕了合同管理工作人員的壓力。并且能夠在很大程度上增加合同管理工作流程的安全系數。
四、總結
通過對合同管理過程的詳細描述,發(fā)現(xiàn)合同管理主要存在以下問題:合同管理缺乏監(jiān)督管理的動力,合同管理監(jiān)管人員觀念落后和合同管理監(jiān)督管理部門和運行部門獨立性較差,合同管理過程缺乏具體的制度流程規(guī)范。為了提高合同管理,維持企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展,提出了很多改進措施,例如,選擇合適的合同管理模式,完善合同管理的管理機制,推進企業(yè)合同管理信息化。合同管理的重要性無需多言,只有切實制定健全的合同管理制度,使用現(xiàn)代科學的合同管理方法,現(xiàn)代企業(yè)才能持續(xù)、健康地發(fā)展。
參考文獻:
[1]魏玉娟.關于合同管理運行有效的探討[J].現(xiàn)代經濟信息,2010(08).
【關鍵詞】合同管理;控制流程
1.合同主體的識別
目前的施工市場比較混亂,有的施工單位沒有資質借用資質,有的低資質借用高資質,還有的私自轉包、分包給低資質甚至無資質單位。應當說,建設領域較為普遍地存在建設工程合同主體與合同執(zhí)行主體不一致,即建設領域中的掛靠、轉包、違法分包等行為。
《中華人民共和國建筑法》規(guī)定:禁止施工企業(yè)超越本企業(yè)資質等級許可的業(yè)務范圍承包工程,禁止其他單位使用本單位的資質證書、營業(yè)執(zhí)照以本企業(yè)的名義承接工程。施工單位為規(guī)避這一法律規(guī)定,采取無施工資質或低施工資質的施工單位利用掛靠高施工資質施工單位,簽訂施工合同,承接施工任務,以至當前建設領域存在一種普遍現(xiàn)象即:一級施工隊伍中標,二級施工隊伍簽合同,三級施工隊伍甚至無等級施工隊伍施工。由于掛靠方式的出現(xiàn),合同簽訂單位具有相應的民事行為能力,但實際承建單位卻不具備相應的施工資質及完成建設任務的能力。于是建設過程中,建設工程糾紛增多,國家建設項目遭到一定的損失。
為了避免上述風險的發(fā)生,公司必須高度重視參加投標單位的考察工作,對其身份、資格、能力進行認真審查確認。合同主體的審查是合同審查中首先要確認的問題,合同當事人的身份和資格是直接關系到合同是否有效、能否履行的先決條件。就施工合同主體資格審查而言,公司在簽約前應首先對施工方資信等重大事宜進行細致調查,才能從源頭控制。
2.合同的簽訂
2.1簽約準備階段
簽約準備階段是全部合同工作的基礎,加強這一階段的調查工作對風險控制和合同管理具有特別重要的意義。
2.2簽約協(xié)商階段
協(xié)商是就未來將要訂閱的合同的主要條款交換意見,達成合同的過程,這一過程在合同法上稱為要約和承諾。在建設施工合同簽訂中一般表現(xiàn)為招標、投標和中標。在協(xié)商過程中,一定要把自己的意思準確全面的表達出來。并對對方的意思表示進行認真分析。根據《合同法》、《招標投標法》的規(guī)定,在招標投標過程中要注意以下問題:招標文件在性質上屬于要約邀請,不具有法律約束力,但它的內容對后續(xù)的中標簽約和施工影響很大,必須予以重視。要注意分析招標文件中給定的項目性質、技術要求、工程相關條件以及給定的主要合同條款,對其超出自身條件和可能導致違法違規(guī)的要特別注意,應在標書中對其進行適當處理。
投標文件是非常關鍵的,除為中標服務以外,它還是簽約過程的要約,對合同的影響極大。
2.3合同條款確定階段
建筑施工合同是法定書面合同,必須注意運用妥善的詞句將協(xié)商座談過程中的條款用書面形式確定下來。在確定條款時應注意以下問題:格式合同文本的全面性完整性。建設工程施工是一項復雜的系統(tǒng)工程,施工合同約定條文不能過于簡單。過于簡單的合同文本意味著不確定性的增加。公司審查合同時應就合同內容是否完整、全面,風險分擔是否合理等進行全面審查。盡量避免看似省事的合同條款,應當努力從自身的角度出發(fā),將所能預計到的一切情況均在合同中加以約定。現(xiàn)實中的建設方或建設方所在地主管部門印制的合同文本,往往不能注意到具體工程事項的特點,規(guī)定死板,過于原則化,經常存在這樣那樣的缺點。《合同法》對格式條款作了明確限制,應高度注意對合同必須逐條認真審核,添加自己認為應該規(guī)定的條款。一般應注意添加:項目履行中各方明示代表外的其他人的行為效力;工程功效下降的計算方式及損失賠償范圍;工程停建、緩建,中間停工時的退場、現(xiàn)場保護、工程移交、結算方法和損失賠償范圍;工程進度款拖欠情況下的工期處理;工程中間交驗或建設單位提前使用工程部分的保修問題;合同外工程量的計價原則和簽訂程序;建設單位原因造成工程竣工驗收延期情況下的工程結算程序和法律責任;工程尾款的回收辦法和保證措施,等等。
2.4合同審定簽字階段
這是合同簽訂的最后階段,建設工程合同關系雖經承諾,但一般需要經過簽字蓋章才能正式生效。所以,這一階段一定要對合同做最后把關。首先,要對前述階段進行審核,檢查是否存在疏漏,及時解決問題;其次簽約過程中前述階段一般由專門人員具體承做,往往不能綜合企業(yè)和工程全局,所以,企業(yè)負責人員一定要在這一階段對合同進行通讀,從全局和整體出發(fā),對合同條文進行審查。
3.合同的履行
加強合同履行管理。建設工程施工合同管理,是公司對施工合同的簽訂和實施進行指導、監(jiān)督檢查和管理。工程施工階段合同管理的目標是保證工程項目建設目標的實現(xiàn)。
實施有效的合同實施控制。為了保證工程項目施工按計劃、有秩序地進行,保證正確地履行合同,就必須對工程項目實施進行嚴格的合同控制。
建立合同實施保證體系。設立專門的合同管理機構和人員。合同管理的任務必須由一定的組織機構和人員來完成,要提高合同管理水平,必須使合同工作專門化和專業(yè)化。
合同履行分析,落實合同管理責任。建設單位在合同實施過程中的基本目標就是圓滿地完成合同規(guī)定的任務。在合同具體實施單位和分承包商的具體工程活動中,必須熟悉合同規(guī)定,明確自己的責任,用合同指導工程實施的工作。
建立合同管理工作程序。在工程實施過程中,合同管理的日常事務工作千頭萬緒,極易引起管理的混亂。為了避免混亂現(xiàn)象,使合同管理工作有序、有效進行,必須建立合同工作程序,規(guī)范合同管理工作。
建立報告和行文制度。在工程施工過程中,要建立嚴格的報告和行文制度,尤其是涉及承包商與業(yè)主、監(jiān)理工程師、分包商之間的有關問題都應以書面形式作為最終依據。這是合同法規(guī)定,也是工程管理的需要。
建立文檔管理系統(tǒng)。在工程合同管理過程中,一方面需要大量的資料,另一方面產生大量的資料。因此,建立合同文檔系統(tǒng),科學、系統(tǒng)地整理和保存工程施工中各有關事件和活動的一切資料就非常重要。
實施有效的合同監(jiān)督。合同責任是通過具體的實施工作完成的。合同監(jiān)督可以保證合同實施,按合同結果進行。合同監(jiān)督可以分為:
(1)對施工單位、監(jiān)理工程師進行合同監(jiān)督。
(2)對其他協(xié)作方的監(jiān)督。
(3)現(xiàn)場監(jiān)督各工程小組、項目小組或分包商的工作。
(4)對各種文件合同方面的審查和控制。
進行合同跟蹤。在工程實施過程中,由于實際情況千變萬化,常常導致合同實施與預定目標的偏離。如果不采取措施,這種偏差常常從小到大,逐漸積累,對合同的履行會造成嚴重的影響。跟蹤合同實施過程,就可能達到合同總目標。
合同評價和判斷。在合同跟蹤的基礎上,進行分析、評價和預測。不論是對正在進行的,還是對將要進行的工程施工都有重要的影響。合同評價可以對實際工作資料進行分析,整理或通過對現(xiàn)場的直接了解,獲得反映工程實施的信息,分析工程實施文件的差異及其原因、影響因素、責任等,確定各個影響因素由誰及如何引起,按照規(guī)定,應由誰承擔及承擔多大責任,提出解決這些差異和問題的措施、方法。
4.結語
總之,通過準確識別建設工程合同簽訂和履行各階段中的風險,正確評估其危害,加強合同的管理,一定能避免或減少風險,大大提高建設資金的使用效益,確保建設項目按期高質量地完成。 [科]