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合同管理的流程范文

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合同管理的流程

第1篇

【關(guān)鍵詞】合同管理;控制流程

1.合同主體的識別

目前的施工市場比較混亂,有的施工單位沒有資質(zhì)借用資質(zhì),有的低資質(zhì)借用高資質(zhì),還有的私自轉(zhuǎn)包、分包給低資質(zhì)甚至無資質(zhì)單位。應(yīng)當(dāng)說,建設(shè)領(lǐng)域較為普遍地存在建設(shè)工程合同主體與合同執(zhí)行主體不一致,即建設(shè)領(lǐng)域中的掛靠、轉(zhuǎn)包、違法分包等行為。

《中華人民共和國建筑法》規(guī)定:禁止施工企業(yè)超越本企業(yè)資質(zhì)等級許可的業(yè)務(wù)范圍承包工程,禁止其他單位使用本單位的資質(zhì)證書、營業(yè)執(zhí)照以本企業(yè)的名義承接工程。施工單位為規(guī)避這一法律規(guī)定,采取無施工資質(zhì)或低施工資質(zhì)的施工單位利用掛靠高施工資質(zhì)施工單位,簽訂施工合同,承接施工任務(wù),以至當(dāng)前建設(shè)領(lǐng)域存在一種普遍現(xiàn)象即:一級施工隊(duì)伍中標(biāo),二級施工隊(duì)伍簽合同,三級施工隊(duì)伍甚至無等級施工隊(duì)伍施工。由于掛靠方式的出現(xiàn),合同簽訂單位具有相應(yīng)的民事行為能力,但實(shí)際承建單位卻不具備相應(yīng)的施工資質(zhì)及完成建設(shè)任務(wù)的能力。于是建設(shè)過程中,建設(shè)工程糾紛增多,國家建設(shè)項(xiàng)目遭到一定的損失。

為了避免上述風(fēng)險(xiǎn)的發(fā)生,公司必須高度重視參加投標(biāo)單位的考察工作,對其身份、資格、能力進(jìn)行認(rèn)真審查確認(rèn)。合同主體的審查是合同審查中首先要確認(rèn)的問題,合同當(dāng)事人的身份和資格是直接關(guān)系到合同是否有效、能否履行的先決條件。就施工合同主體資格審查而言,公司在簽約前應(yīng)首先對施工方資信等重大事宜進(jìn)行細(xì)致調(diào)查,才能從源頭控制。

2.合同的簽訂

2.1簽約準(zhǔn)備階段

簽約準(zhǔn)備階段是全部合同工作的基礎(chǔ),加強(qiáng)這一階段的調(diào)查工作對風(fēng)險(xiǎn)控制和合同管理具有特別重要的意義。

2.2簽約協(xié)商階段

協(xié)商是就未來將要訂閱的合同的主要條款交換意見,達(dá)成合同的過程,這一過程在合同法上稱為要約和承諾。在建設(shè)施工合同簽訂中一般表現(xiàn)為招標(biāo)、投標(biāo)和中標(biāo)。在協(xié)商過程中,一定要把自己的意思準(zhǔn)確全面的表達(dá)出來。并對對方的意思表示進(jìn)行認(rèn)真分析。根據(jù)《合同法》、《招標(biāo)投標(biāo)法》的規(guī)定,在招標(biāo)投標(biāo)過程中要注意以下問題:招標(biāo)文件在性質(zhì)上屬于要約邀請,不具有法律約束力,但它的內(nèi)容對后續(xù)的中標(biāo)簽約和施工影響很大,必須予以重視。要注意分析招標(biāo)文件中給定的項(xiàng)目性質(zhì)、技術(shù)要求、工程相關(guān)條件以及給定的主要合同條款,對其超出自身?xiàng)l件和可能導(dǎo)致違法違規(guī)的要特別注意,應(yīng)在標(biāo)書中對其進(jìn)行適當(dāng)處理。

投標(biāo)文件是非常關(guān)鍵的,除為中標(biāo)服務(wù)以外,它還是簽約過程的要約,對合同的影響極大。

2.3合同條款確定階段

建筑施工合同是法定書面合同,必須注意運(yùn)用妥善的詞句將協(xié)商座談過程中的條款用書面形式確定下來。在確定條款時(shí)應(yīng)注意以下問題:格式合同文本的全面性完整性。建設(shè)工程施工是一項(xiàng)復(fù)雜的系統(tǒng)工程,施工合同約定條文不能過于簡單。過于簡單的合同文本意味著不確定性的增加。公司審查合同時(shí)應(yīng)就合同內(nèi)容是否完整、全面,風(fēng)險(xiǎn)分擔(dān)是否合理等進(jìn)行全面審查。盡量避免看似省事的合同條款,應(yīng)當(dāng)努力從自身的角度出發(fā),將所能預(yù)計(jì)到的一切情況均在合同中加以約定。現(xiàn)實(shí)中的建設(shè)方或建設(shè)方所在地主管部門印制的合同文本,往往不能注意到具體工程事項(xiàng)的特點(diǎn),規(guī)定死板,過于原則化,經(jīng)常存在這樣那樣的缺點(diǎn)。《合同法》對格式條款作了明確限制,應(yīng)高度注意對合同必須逐條認(rèn)真審核,添加自己認(rèn)為應(yīng)該規(guī)定的條款。一般應(yīng)注意添加:項(xiàng)目履行中各方明示代表外的其他人的行為效力;工程功效下降的計(jì)算方式及損失賠償范圍;工程停建、緩建,中間停工時(shí)的退場、現(xiàn)場保護(hù)、工程移交、結(jié)算方法和損失賠償范圍;工程進(jìn)度款拖欠情況下的工期處理;工程中間交驗(yàn)或建設(shè)單位提前使用工程部分的保修問題;合同外工程量的計(jì)價(jià)原則和簽訂程序;建設(shè)單位原因造成工程竣工驗(yàn)收延期情況下的工程結(jié)算程序和法律責(zé)任;工程尾款的回收辦法和保證措施,等等。

2.4合同審定簽字階段

這是合同簽訂的最后階段,建設(shè)工程合同關(guān)系雖經(jīng)承諾,但一般需要經(jīng)過簽字蓋章才能正式生效。所以,這一階段一定要對合同做最后把關(guān)。首先,要對前述階段進(jìn)行審核,檢查是否存在疏漏,及時(shí)解決問題;其次簽約過程中前述階段一般由專門人員具體承做,往往不能綜合企業(yè)和工程全局,所以,企業(yè)負(fù)責(zé)人員一定要在這一階段對合同進(jìn)行通讀,從全局和整體出發(fā),對合同條文進(jìn)行審查。

3.合同的履行

加強(qiáng)合同履行管理。建設(shè)工程施工合同管理,是公司對施工合同的簽訂和實(shí)施進(jìn)行指導(dǎo)、監(jiān)督檢查和管理。工程施工階段合同管理的目標(biāo)是保證工程項(xiàng)目建設(shè)目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。

實(shí)施有效的合同實(shí)施控制。為了保證工程項(xiàng)目施工按計(jì)劃、有秩序地進(jìn)行,保證正確地履行合同,就必須對工程項(xiàng)目實(shí)施進(jìn)行嚴(yán)格的合同控制。

建立合同實(shí)施保證體系。設(shè)立專門的合同管理機(jī)構(gòu)和人員。合同管理的任務(wù)必須由一定的組織機(jī)構(gòu)和人員來完成,要提高合同管理水平,必須使合同工作專門化和專業(yè)化。

合同履行分析,落實(shí)合同管理責(zé)任。建設(shè)單位在合同實(shí)施過程中的基本目標(biāo)就是圓滿地完成合同規(guī)定的任務(wù)。在合同具體實(shí)施單位和分承包商的具體工程活動中,必須熟悉合同規(guī)定,明確自己的責(zé)任,用合同指導(dǎo)工程實(shí)施的工作。

建立合同管理工作程序。在工程實(shí)施過程中,合同管理的日常事務(wù)工作千頭萬緒,極易引起管理的混亂。為了避免混亂現(xiàn)象,使合同管理工作有序、有效進(jìn)行,必須建立合同工作程序,規(guī)范合同管理工作。

建立報(bào)告和行文制度。在工程施工過程中,要建立嚴(yán)格的報(bào)告和行文制度,尤其是涉及承包商與業(yè)主、監(jiān)理工程師、分包商之間的有關(guān)問題都應(yīng)以書面形式作為最終依據(jù)。這是合同法規(guī)定,也是工程管理的需要。

建立文檔管理系統(tǒng)。在工程合同管理過程中,一方面需要大量的資料,另一方面產(chǎn)生大量的資料。因此,建立合同文檔系統(tǒng),科學(xué)、系統(tǒng)地整理和保存工程施工中各有關(guān)事件和活動的一切資料就非常重要。

實(shí)施有效的合同監(jiān)督。合同責(zé)任是通過具體的實(shí)施工作完成的。合同監(jiān)督可以保證合同實(shí)施,按合同結(jié)果進(jìn)行。合同監(jiān)督可以分為:

(1)對施工單位、監(jiān)理工程師進(jìn)行合同監(jiān)督。

(2)對其他協(xié)作方的監(jiān)督。

(3)現(xiàn)場監(jiān)督各工程小組、項(xiàng)目小組或分包商的工作。

(4)對各種文件合同方面的審查和控制。

進(jìn)行合同跟蹤。在工程實(shí)施過程中,由于實(shí)際情況千變?nèi)f化,常常導(dǎo)致合同實(shí)施與預(yù)定目標(biāo)的偏離。如果不采取措施,這種偏差常常從小到大,逐漸積累,對合同的履行會造成嚴(yán)重的影響。跟蹤合同實(shí)施過程,就可能達(dá)到合同總目標(biāo)。

合同評價(jià)和判斷。在合同跟蹤的基礎(chǔ)上,進(jìn)行分析、評價(jià)和預(yù)測。不論是對正在進(jìn)行的,還是對將要進(jìn)行的工程施工都有重要的影響。合同評價(jià)可以對實(shí)際工作資料進(jìn)行分析,整理或通過對現(xiàn)場的直接了解,獲得反映工程實(shí)施的信息,分析工程實(shí)施文件的差異及其原因、影響因素、責(zé)任等,確定各個(gè)影響因素由誰及如何引起,按照規(guī)定,應(yīng)由誰承擔(dān)及承擔(dān)多大責(zé)任,提出解決這些差異和問題的措施、方法。

4.結(jié)語

總之,通過準(zhǔn)確識別建設(shè)工程合同簽訂和履行各階段中的風(fēng)險(xiǎn),正確評估其危害,加強(qiáng)合同的管理,一定能避免或減少風(fēng)險(xiǎn),大大提高建設(shè)資金的使用效益,確保建設(shè)項(xiàng)目按期高質(zhì)量地完成。 [科]

第2篇

【關(guān)鍵詞】招標(biāo);項(xiàng)目管理;合同管理;流程;控制

近年來,隨著我國社會主義市場經(jīng)濟(jì)的不斷推動發(fā)展和《中華人民共和國招投標(biāo)法實(shí)施條例》的實(shí)施,招投標(biāo)市場逐漸的規(guī)范化、系統(tǒng)化,投標(biāo)單位要想在當(dāng)下社會越來越激烈的競爭環(huán)境和平臺下,順利中標(biāo)。必須自身要具備良好的經(jīng)濟(jì)實(shí)力和技術(shù)水平。當(dāng)然,對合同的管理也是相當(dāng)重要,必不可缺的。

項(xiàng)目管理公司對項(xiàng)目的招標(biāo)及合同的管理和控制,也是很重要的。

1、招標(biāo)管理

首先,需要委托有資質(zhì)的招標(biāo)機(jī)構(gòu)辦理招標(biāo)事宜的項(xiàng)目的招標(biāo)管理,項(xiàng)目管理方協(xié)助業(yè)主對招標(biāo)活動進(jìn)行協(xié)調(diào)和管理。

(1)確定招標(biāo)方式,按有關(guān)招投標(biāo)法律,法規(guī),規(guī)章的規(guī)定,結(jié)合項(xiàng)目情況,確定是采用公開招標(biāo)方式或者采用邀請招標(biāo)方式;

(2)向當(dāng)?shù)卣ㄔO(shè)行政主管部門辦理有關(guān)招標(biāo)備案手續(xù);

(3)提出招標(biāo)計(jì)劃, 確定投標(biāo)人資格預(yù)審條件,確定標(biāo)段劃分, 對本項(xiàng)目工程招標(biāo),采購的潛在投標(biāo)人/供貨商進(jìn)行市場調(diào)研;

(4)協(xié)助業(yè)主委托招標(biāo)機(jī)構(gòu);

(5)審查招標(biāo)機(jī)構(gòu)的招標(biāo)文件,代表業(yè)主監(jiān)督招標(biāo)機(jī)構(gòu)的工作;

(6)審查招標(biāo)機(jī)構(gòu)的書面評標(biāo)報(bào)告,協(xié)助業(yè)主選定潛在成功投標(biāo)人;

(7)接收招標(biāo)機(jī)構(gòu)移交的招標(biāo)采購各種必要的文件和資料;

(8)向有關(guān)行政監(jiān)督部門提交招標(biāo)情況的書面報(bào)告;

2、合同管理

合同是具有法律效力的重要文件,具有合法性、嚴(yán)密性和嚴(yán)肅性。合同管理就是要在深刻理解招投標(biāo)文件和和合同文本的前提下,以國家現(xiàn)行法律、法規(guī)為準(zhǔn)則,嚴(yán)格按照合同條款的定義履行管理公司的職責(zé). 如對于合同條款的理解產(chǎn)生異議,項(xiàng)目管理方組織,由業(yè)主、監(jiān)理、承包商和供貨商等單位參加,召開專題會議討論決定,如不能達(dá)成一致,可請當(dāng)?shù)胤芍俨脵C(jī)構(gòu)仲裁。組成合同的文件為:

(1)本合同協(xié)議書;

(2)中標(biāo)通知書;

(3)本合同專用條款;

(4)本合同通用條款;

(5)標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范及有關(guān)技術(shù)文件;

(6)工程設(shè)計(jì)圖紙;

(7)招標(biāo)書及其附件;

(8)投標(biāo)書及其附件;

(9)工程報(bào)價(jià)單或預(yù)算書;

(10)健康,環(huán)境、安全和計(jì)劃;

(11)雙方有關(guān)工程的洽商、變更等書面協(xié)議或文件視為本合同的組成部分;

2.1 合同管理作為工程項(xiàng)目管理的一個(gè)重要的組成部分,它必須融合于整個(gè)工程項(xiàng)目管理中.要實(shí)現(xiàn)工程項(xiàng)目的目標(biāo),必須對全部項(xiàng)目及項(xiàng)目實(shí)施的全過程和各個(gè)環(huán)節(jié),項(xiàng)目的所有工程活動實(shí)施有效的合同管理。

2.2具體從以下幾方面進(jìn)行合同管理:

(1)對合同的審查分析.從合同效力,完畢性,公平性,應(yīng)變性等方面進(jìn)行合同分析.合同審查完畢,對審查出的問題提出建議和對策;

(2)合同談判,合同談判可以解決招標(biāo)文件和合同條款中的缺陷,漏洞,進(jìn)一部明確合同雙方的責(zé)、權(quán)、利。合同談判前做好充分的準(zhǔn)備工作,明確談判目的,擬定談判方案,重點(diǎn)談判內(nèi)容有: 工程內(nèi)容和范圍的確認(rèn),有關(guān)技術(shù)要求,技術(shù)規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn),合同價(jià)格,價(jià)格調(diào)整的約定,合同款的支付方式,工期和保修期的約定等;

(3)合同簽訂。通過合同雙方的談判,對新形成的合同條款達(dá)成一致意見,進(jìn)入合同簽訂階段,通過合同談判,要形成合同最后文本。有時(shí)也可將合同談判的結(jié)果的書面文件作為合同的補(bǔ)充文件,同時(shí)具備合同效力;

(4)對合同履行過程中進(jìn)行有效管理,做好以下工作。

① 加強(qiáng)項(xiàng)目工期管理,按合同工期規(guī)定要求承包商開工前提出總工期計(jì)劃,并審查批準(zhǔn),按照月(旬)進(jìn)行實(shí)際檢查,分析影響進(jìn)度計(jì)劃的因素,提出解決影響因素的具體措施,確認(rèn)竣工工期的延誤等;

② 加強(qiáng)項(xiàng)目質(zhì)量管理,按合同規(guī)定的規(guī)范,規(guī)程和材料選型、監(jiān)督、檢驗(yàn)材料和施工質(zhì)量,按合同規(guī)定程序驗(yàn)收工程質(zhì)量;

③ 加強(qiáng)項(xiàng)目投資管理,嚴(yán)格按合同約定組織工程的階段驗(yàn)收,簽署工程付款憑證,對變更價(jià)款嚴(yán)格控制和確認(rèn),辦理合同價(jià)款結(jié)算,對保險(xiǎn)金進(jìn)行管理,同時(shí)做好合同的有關(guān)資料收集和管理工作。

(5)做好合同外的工程變更管理, 嚴(yán)格按合同中規(guī)定的工程變更的程序處理工程變更, 根據(jù)雙方確定的合同的索賠程序和違約處理程序,進(jìn)行合同爭議調(diào)解,認(rèn)真處理索賠和合同違約事件。

合同管理的程序:業(yè)主的要求—項(xiàng)目管理機(jī)構(gòu)—組織機(jī)構(gòu)起草—組織機(jī)構(gòu)起草—審查合同的合法性、審查合同專用條款—與中標(biāo)人(承包商、監(jiān)理、供貨商)進(jìn)行合同談判—報(bào)送業(yè)主審定—協(xié)助業(yè)主簽訂各類合同—合同履行管理—分析合同偏離情況—能否補(bǔ)救—組織雙方協(xié)商—受理索賠申請?—協(xié)商—報(bào)業(yè)主審定—執(zhí)行索賠結(jié)果。

合同爭議調(diào)解基本程序:合同爭議發(fā)生—合同爭議一方或雙方向管理公司書面提交調(diào)解爭議的申請—管理公司組織調(diào)查取證—管理公司組織雙方協(xié)商和充分溝通—管理公司主持爭議談判,做出調(diào)解決定,用書面形式通知爭議雙—雙方同意的前提下,合同爭議解決—雙方對決定不滿意,向仲裁委員會申請仲裁或直接向法院—執(zhí)行仲裁委員會的裁決或法院判決。

違約處理基本程序:違約事件發(fā)生—受損失一方向管理公司提出申訴報(bào)告—管理公司調(diào)查、分析、確認(rèn)違約性質(zhì),并用書面文件通知違約方—管理公司評估違約方給對方造成的費(fèi)用增加或工期延誤—與雙方協(xié)商處理意見—協(xié)商一致,管理公司簽發(fā)相應(yīng)文件—協(xié)商不一致,管理公司依據(jù)合同約定妥善處理。

費(fèi)用索賠管理基本程序:【YES的情況下】承包商:報(bào)現(xiàn)場變更申請單附變更費(fèi)用計(jì)算書,及變更依據(jù),如:設(shè)計(jì)變更、工程洽商、圖紙會審記錄、招標(biāo)圖與施工圖比照的復(fù)印件—報(bào)管理公司—管理公司審核:Yes由業(yè)主代表簽字認(rèn)可的設(shè)計(jì)變更—監(jiān)理公司審核:總監(jiān)理工程師會同專業(yè)監(jiān)理工程師審核工程量及費(fèi)用組成—管理公司:控制經(jīng)理會同專業(yè)工程師審核工程量及費(fèi)用組成,并與監(jiān)理和業(yè)主溝通,確認(rèn)增加費(fèi)用數(shù)額,并經(jīng)項(xiàng)目經(jīng)理同意—業(yè)主:審核管理公司的審核結(jié)果,簽署審批意見,并回復(fù)給管理公司—管理公司:將審核意見回復(fù)給監(jiān)理公司和施工單位。

第3篇

關(guān)鍵詞:合同管理;管理流程;信息系統(tǒng);界面管理

1引言

大型項(xiàng)目的合同種類繁多,傳統(tǒng)的手工管理方法耗時(shí)費(fèi)力,很難實(shí)現(xiàn)合同信息的快速提取,對合同執(zhí)行狀況難以進(jìn)行動態(tài)跟蹤,對合同索賠缺乏信息支持。基于管理流程的合同管理信息化的目標(biāo)是對大型施工企業(yè)的所簽訂的各類合同的基本信息進(jìn)行管理;對合同狀態(tài)進(jìn)行跟蹤;通過信息平臺實(shí)現(xiàn)合同評審的網(wǎng)絡(luò)化;根據(jù)合同確定項(xiàng)目的預(yù)算成本,作為成本控制依據(jù),并對合同執(zhí)行情況進(jìn)行對比跟蹤;依據(jù)歷史工程索賠事件建立索賠事件庫為項(xiàng)目獲取索賠機(jī)會提供信息支持。

近年來,信息技術(shù)的高速發(fā)展為管理流程的改進(jìn)提供了很大的空間,全面推動了流程管理的實(shí)現(xiàn)與組織的變革,對工程項(xiàng)目合同管理的實(shí)施進(jìn)行流程分析,將相互關(guān)聯(lián)的管理過程作為系統(tǒng)加以識別、分析和理解,確定項(xiàng)目管理流程、操作程序、工作邏輯關(guān)系,從而提出并優(yōu)化有關(guān)管理流程,建立一套標(biāo)準(zhǔn)化、工作程序化、規(guī)范化、科學(xué)合理的管理工作流程,將有利于對整個(gè)項(xiàng)目系統(tǒng)或系統(tǒng)中的某個(gè)過程及其相互作用進(jìn)行動態(tài)的、系統(tǒng)的管理,從而保證了各項(xiàng)工程施工活動的決策正確性及其實(shí)施結(jié)果的預(yù)期性,最終有效地保證項(xiàng)目合同管理目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。

2大型設(shè)計(jì)項(xiàng)目的合同管理流程簡介

2.1大型設(shè)計(jì)項(xiàng)目合同管理流程的概念 管理流程是指管理活動中一系列相互關(guān)聯(lián)行為的序列結(jié)構(gòu),它反映了在某種活動目標(biāo)的導(dǎo)向下,這些活動的先后順序、承轉(zhuǎn)關(guān)系,制約、推進(jìn)和輸入輸出的客觀規(guī)律。按其性質(zhì)和作用可以分為總體流程、局部流程和細(xì)部流程,總體流程規(guī)定了管理活動的階段劃分以及各階段的相互關(guān)系;局部流程反映各管理階段重要環(huán)節(jié)的相互關(guān)系;細(xì)部流程則反映各管理環(huán)節(jié)中業(yè)務(wù)活動的相互關(guān)系和流轉(zhuǎn)過程。 大型設(shè)計(jì)項(xiàng)目合同管理流程是它反映了工程設(shè)計(jì)項(xiàng)目管理的客觀規(guī)律和管理活動的特點(diǎn),將設(shè)計(jì)過程所需要的信息流和物質(zhì)流進(jìn)行有機(jī)結(jié)合,并為設(shè)計(jì)技作業(yè)和管理活動輸入行為目標(biāo)、物質(zhì)條件、運(yùn)作規(guī)則,促使其產(chǎn)出預(yù)期的結(jié)果。

2.2大型設(shè)計(jì)項(xiàng)目合同管理流程的特點(diǎn) 管理流程具有目的性、必然性、多樣性、系統(tǒng)性和層次性的特點(diǎn)。

2.2.1目的性是指管理流程表達(dá)了管理業(yè)務(wù)完成的過程,一定以實(shí)現(xiàn)相應(yīng)的管理業(yè)務(wù)為目的:

2.2.2必然性指管理業(yè)務(wù)的完成必然要通過某種流程;

2.2.3多樣性指許多管理業(yè)務(wù)完成方式不具有唯一性,指一個(gè)管理系統(tǒng)中總是存在多種管理業(yè)務(wù),因此存在多種流程,而且這些流程之間是密切相關(guān)的,是嚴(yán)密的組織的。一個(gè)管理系統(tǒng)的流程是由多種不同的流程構(gòu)成的流程體系;

2.2.4層次性指由于管理系統(tǒng)的功能具有層次性,相應(yīng)的管理業(yè)務(wù)與流程也具有層次性,即一個(gè)綜合性的管理業(yè)務(wù)的流程可以分解為若干較管理業(yè)務(wù)流程組合。

2.3大型設(shè)計(jì)項(xiàng)目合同管理流程的構(gòu)建步驟 為了保證設(shè)計(jì)項(xiàng)目合同管理的成功實(shí)施,必須建立一套高效的管理流程體系,而一個(gè)理想的流程體系結(jié)構(gòu)應(yīng)該滿足以下兩個(gè)條件;(1)流程同步,指流程應(yīng)具備在質(zhì)量、數(shù)量、時(shí)間等方面準(zhǔn)確滿足設(shè)計(jì)項(xiàng)目合同目標(biāo)實(shí)現(xiàn)的能力。(2)流程高效,是用總的流程成本來計(jì)算,理想水平是用盡可能低的成本來保證項(xiàng)目信息流程、資金流、物資流的運(yùn)轉(zhuǎn)。管理系統(tǒng)流程設(shè)計(jì)的主要內(nèi)容有管理業(yè)務(wù)分解、相關(guān)管理業(yè)務(wù)分析、構(gòu)建管理流程責(zé)任分配矩陣、繪制各級管理流程圖等。

管理流程設(shè)計(jì)是大型設(shè)計(jì)項(xiàng)目造價(jià)管理系統(tǒng)設(shè)計(jì)的重要組成部分,管理流程設(shè)計(jì)通過將某項(xiàng)管理工作分解為各個(gè)管理活動,直到管理工序,并區(qū)分具有不同性質(zhì)或特點(diǎn)的工序,根據(jù)管理科學(xué)原理采用不同的工序完成方式,在此基礎(chǔ)上確定的管理工作完成過程,為科學(xué)地確定系統(tǒng)結(jié)構(gòu)、系統(tǒng)的管理規(guī)范奠定了基礎(chǔ)。特別是在現(xiàn)有管理系統(tǒng)重新設(shè)計(jì)中,通過流程研究,優(yōu)化與再設(shè)計(jì),使進(jìn)一步通過結(jié)構(gòu)再設(shè)計(jì)實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)整體優(yōu)化有了較好的基礎(chǔ)。項(xiàng)目合同管理工作的分解及相應(yīng)流程的構(gòu)建一般經(jīng)過如下幾個(gè)步驟: (1)對設(shè)計(jì)合同管理工作進(jìn)行研究與探索,確定分解的準(zhǔn)則,是按管理職能劃分或是按工程實(shí)施順序劃分等準(zhǔn)則; (2)確定某項(xiàng)管理工作的管理活動組成,并理清管理活動中各個(gè)管理工序,初步擬定某項(xiàng)管理工作完成的綜合流程和相應(yīng)的子流程; (3)去除每項(xiàng)管理職能的流程中的不可行的方案或明顯劣于其他方案的方案,保留較好的方案。

2.4大型設(shè)計(jì)項(xiàng)目合同管理流程的控制

大型設(shè)計(jì)項(xiàng)目合同管理流程控制是利用現(xiàn)代工程項(xiàng)目管理相關(guān)學(xué)科知識和技術(shù)方法,通過對影響設(shè)計(jì)項(xiàng)目合同管理的目標(biāo)的因素進(jìn)行識別、設(shè)計(jì)環(huán)境進(jìn)行分析,對工程項(xiàng)目設(shè)計(jì)合同管理的目標(biāo)控制的原則、原理、方法及措施做出全面的系統(tǒng)規(guī)劃,進(jìn)而對設(shè)計(jì)行為狀態(tài)實(shí)行跟蹤控制和組織協(xié)調(diào),從而保證對設(shè)計(jì)項(xiàng)目管理職能的履行,最終實(shí)現(xiàn)工程項(xiàng)目的設(shè)計(jì)目標(biāo)。

它涉及到利用信息系統(tǒng)所提供的信息,對管理活動做出最優(yōu)化決策和指令,使每個(gè)管理過程始終逼近項(xiàng)目目標(biāo)計(jì)劃。控制系統(tǒng)的決策、指令及執(zhí)行,是由項(xiàng)目管理部門的高級、中級、及技術(shù)管理三個(gè)層次實(shí)現(xiàn)的,三個(gè)層次的水平將直接影響目標(biāo)計(jì)劃的實(shí)現(xiàn)。信息系統(tǒng)的信息敏感程度,與控制系統(tǒng)的決策優(yōu)化水平關(guān)系極大,而控制系統(tǒng)的決策優(yōu)化水平,直接影響到計(jì)劃與實(shí)際的差異程度。因此,信息系統(tǒng)與控制系統(tǒng)必須設(shè)計(jì)成相匹配的系統(tǒng)。

2.5合同管理流程的界面分析與管理 界面,又稱接口,是指相互作用的子系統(tǒng)之間的界限,是子系統(tǒng)之間既相區(qū)別又相聯(lián)系的紐帶。界面管理是指協(xié)調(diào)相互作用的子系統(tǒng)之間的能量、物質(zhì)、信息交換以實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)目標(biāo)的活動,除了組織上、管理上、技術(shù)上的協(xié)調(diào)之外,還要協(xié)調(diào)各系統(tǒng)界面的相互關(guān)系。

在現(xiàn)代工程項(xiàng)目管理中,人們越來越強(qiáng)調(diào)系統(tǒng)的集成,在工程項(xiàng)目中界面具有十分廣泛的意義,項(xiàng)目的各類系統(tǒng),如目標(biāo)系統(tǒng)、技術(shù)系統(tǒng)、行為系統(tǒng)、組織系統(tǒng)等,他們的系統(tǒng)單元之間,以及系統(tǒng)與外部環(huán)境之間都存在著復(fù)雜的界面。項(xiàng)目管理系統(tǒng)各子系統(tǒng)之間及各個(gè)子系統(tǒng)內(nèi)部存在復(fù)雜的界面,而直接的表現(xiàn)形式是各管理流程之間的接口。

我們可以看出項(xiàng)目管理系統(tǒng)與外界以及項(xiàng)目管理系統(tǒng)內(nèi)部之間的流程要素以及各管理流程之間存在復(fù)雜的關(guān)系,他們之間互相作用、互相聯(lián)系、互相影響,設(shè)計(jì)項(xiàng)目管理流程的界面有很多種類型,可以從很多不同的角度來描述: (1)項(xiàng)目的各類組織系統(tǒng)之間以及項(xiàng)目整個(gè)系統(tǒng)與外界環(huán)境系統(tǒng)之間存在復(fù)雜的管理界面。例如,政府主管部門、項(xiàng)目管理組織、承包商、材料供應(yīng)商等項(xiàng)目參建單位之間的工作往來形成了復(fù)雜的管理流程界面:從總體上,項(xiàng)目所需要的資源、信息、資金、技術(shù)等都是通過界面輸入的,項(xiàng)目向外界提品、服務(wù)、信息等也是通過界面輸出的,所以整個(gè)系統(tǒng)與外界也存在著復(fù)雜的界面。 (2)在工程項(xiàng)目生命周期的各階段之間的管理流程界面。設(shè)計(jì)項(xiàng)目自可行性研究至設(shè)計(jì)、設(shè)計(jì)到施工、施工到驗(yàn)收,在這些界面的兩側(cè)的管理環(huán)境及參與單位都有著顯著的不同從而導(dǎo)致管理流程的差異,這些差異造成不同的工作、人員行為以及控制方針,從而形成了項(xiàng)目管理實(shí)施過程之間的管理流程界面。 (3)各管理子系統(tǒng)之間的職能管理流程界面。在設(shè)計(jì)項(xiàng)目的管理中,項(xiàng)目管理的各個(gè)職能以及各個(gè)管理部門在項(xiàng)目過程中形成一定的關(guān)系,互相依賴、互相影響,由于各子系統(tǒng)的功能不同、目標(biāo)不同,按其職能可將項(xiàng)目管理系統(tǒng)分解為進(jìn)度管理子系統(tǒng)、成本(投資)管理子系統(tǒng)、質(zhì)量管理子系統(tǒng)、合同管理子系統(tǒng)等,從而各個(gè)子系統(tǒng)之間構(gòu)成復(fù)雜的職能管理流程界面。 (4)在項(xiàng)目設(shè)計(jì)的各個(gè)管理職能系統(tǒng)內(nèi)部也存在管理流程的界面,例如進(jìn)度計(jì)劃管理系統(tǒng)中,進(jìn)度計(jì)劃的編制分為總體實(shí)施計(jì)劃及各年度、季度、月度計(jì)劃的編制。在總體計(jì)劃編制的管理模塊中,輸入是項(xiàng)目管理目標(biāo)及上層系統(tǒng)組織的意圖,輸出是項(xiàng)目的總體實(shí)施進(jìn)度計(jì)劃,對于年度進(jìn)度計(jì)劃的編制而言,其輸入是總體實(shí)施計(jì)劃,輸出是項(xiàng)目的年度實(shí)施計(jì)劃。所以,不同階段的計(jì)劃編制工作之間存在流程界面。 (5)部門間流程界面。部門間流程是跨越兩個(gè)或兩個(gè)以上職能部門的流程,即流程的系列活動是由不同職能部門的人來共同完成的。部門間流程的活動是不同的,但卻是相關(guān)的,活動之間有著內(nèi)在的聯(lián)系,有些活動乍看起來是不相干的,但通過某些其他活動的媒介,這些活動間也發(fā)生了遠(yuǎn)程聯(lián)系,通過這些不同部門間的相關(guān)活動的共同作用產(chǎn)生了特定的結(jié)果,從而構(gòu)成某一工作完成的特定流程。例如,在設(shè)計(jì)項(xiàng)目實(shí)施過程中, 對項(xiàng)目管理組織者而言, 首先必須讓各專業(yè)對自身圖紙電子版驗(yàn)收合格,然后組織專業(yè)間會簽交底, 之后方能協(xié)調(diào)出版部門按計(jì)劃出圖。這項(xiàng)管理工作的實(shí)施跨越了不同的專業(yè)、不同的行政科室和院內(nèi)不同部門,產(chǎn)生了部門間立體交互的流程界面。 因此,我們要對整個(gè)管理系統(tǒng)進(jìn)行全面分析,運(yùn)用集成管理的思想,對流程實(shí)施集成管理,做好各管理流程的界面協(xié)調(diào),保證各管理子系統(tǒng)之間以及各子系統(tǒng)內(nèi)不同管理流程的物資、能量、信息通暢地流動,同時(shí)要處理好系統(tǒng)與外部環(huán)境的關(guān)系,使整個(gè)管理系統(tǒng)始終處于有效平穩(wěn)的狀態(tài)。

3大型設(shè)計(jì)項(xiàng)目合同管理流程的設(shè)計(jì)與實(shí)現(xiàn)

3.1背景分析 某大型項(xiàng)目的合同管理流程系統(tǒng)需要全面地歸納設(shè)計(jì)項(xiàng)目合同管理的事務(wù),其中包括招投標(biāo)文檔,并通過分類登記、關(guān)聯(lián)管理、跟蹤催辦,使原本散落在各個(gè)部門和各個(gè)人案頭、柜子中的所有合同臺賬、費(fèi)用往來、文件往來、進(jìn)度款、付款憑證、變更及其處理過程記錄等均可有條不紊地記載到該系統(tǒng)中,使原本難以理清的施工管理和合同事務(wù)變得有章可循。要求該系統(tǒng)不僅本身具有強(qiáng)大的管理功能,還可很好地橋接工程項(xiàng)目的其它業(yè)務(wù)管理,如:對進(jìn)度計(jì)劃管理、材料與物資管理、投資控制管理、質(zhì)量安全管理等各個(gè)管理系統(tǒng)之間起到協(xié)調(diào)、監(jiān)控作用。

3.2本項(xiàng)目合同流程管理的目標(biāo)分析 本項(xiàng)目的合同流程管理主要是實(shí)現(xiàn)對項(xiàng)目合同簽訂、履行、變更、索賠、終止、結(jié)算等的全過程跟蹤管理,同時(shí)為決策提供相應(yīng)的支持信息和完整的文檔管理。具體包括: (1)實(shí)現(xiàn)對合同簽約的流程化管理,該部分內(nèi)容可鏈接到招投標(biāo)管理子系統(tǒng)中; (2)以合同為主線,以費(fèi)用回收與設(shè)計(jì)產(chǎn)品交付為中心,實(shí)現(xiàn)對合同全生命周期的管理; (3)對合同變更、索賠等重要合同事件進(jìn)行記錄、分析,其中變更部分鏈接到計(jì)量支付中的工程變更管理; (4)對項(xiàng)目會議、方案變更、資源供應(yīng)、進(jìn)度調(diào)整等進(jìn)行記錄,以便查詢。 本系統(tǒng)所涵蓋的業(yè)務(wù)范圍是針對工程相關(guān)合同生命周期中的各項(xiàng)業(yè)務(wù),包括基本信息的管理、工程各類合同的簽訂、履約監(jiān)控、變更、索賠、終止、結(jié)算等業(yè)務(wù)和工程備忘錄。 按照合同的生命周期,本系統(tǒng)合同管理子系統(tǒng)涉及的業(yè)務(wù)過程有合同的申請審核、工程各類合同的簽約、履約、計(jì)量與支付、變更和索賠、終止、結(jié)算等業(yè)務(wù)。本系統(tǒng)主要分為基本信息管理、合同簽約管理、合同進(jìn)程管理、合同變更管理、合同索賠管理、合同終止管理、工程備忘錄七大模塊。 合同管理子系統(tǒng)采用目錄樹層狀結(jié)構(gòu),對合同申請、審核、簽訂、索賠、計(jì)量、支付、變更等合同相關(guān)業(yè)務(wù)進(jìn)行全面、有效地管理,使工程項(xiàng)目各有關(guān)單位之間建立有機(jī)的聯(lián)系,相互協(xié)調(diào),共同實(shí)現(xiàn)進(jìn)度、質(zhì)量、費(fèi)用三大目標(biāo)。

3.3合同管理綜合流程圖 根據(jù)本項(xiàng)目的特點(diǎn),建立的合同管理綜合流程圖。

3.4主要的功能模塊的分析

3.4.1合同簽約管理模塊 本功能模塊是保證項(xiàng)目的順利進(jìn)行,規(guī)范經(jīng)濟(jì)行為,有效控制投資規(guī)模,規(guī)范合同的簽約行為。其主要功能包括如下幾點(diǎn): (1)實(shí)現(xiàn)合同文本審核流轉(zhuǎn)單的增、刪、改; (2)實(shí)現(xiàn)合同文本審核流轉(zhuǎn)單的在線流轉(zhuǎn); (3)實(shí)現(xiàn)合同文本電子文檔的掛接; (4)實(shí)現(xiàn)對合同模板的增、刪、改; (5)實(shí)現(xiàn)對因招標(biāo)項(xiàng)目的信息查詢; (6)實(shí)現(xiàn)合同文本電子文檔的在線批注、審核。 合同簽約管理流程。 3.4.2合同進(jìn)程管理 合同進(jìn)程管理主要包括進(jìn)度信息管理、質(zhì)量信息管理、計(jì)量信息管理、支付信息管理四大管理模塊。

1、進(jìn)度信息管理 該模塊主要反映工程的進(jìn)度計(jì)劃與完成情況,可由各標(biāo)段的進(jìn)度計(jì)劃與完成情況的相關(guān)數(shù)據(jù)編制匯總得出進(jìn)度匯總表。該功能模塊要實(shí)現(xiàn)的功能如下: (1)實(shí)現(xiàn)進(jìn)度計(jì)劃、完成情況的調(diào)用; (2)實(shí)現(xiàn)進(jìn)度計(jì)劃、完成情況的信息查詢; (3)實(shí)現(xiàn)各標(biāo)段進(jìn)度計(jì)劃、完成情況的對比分析。

2、質(zhì)量信息管理 該模塊主要提供工程檢測與評定及質(zhì)量事件的信息。可由各標(biāo)段質(zhì)量檢測、評定及其相關(guān)數(shù)據(jù)匯總得出工程質(zhì)量匯總報(bào)表。該功能模塊要實(shí)現(xiàn)的功能如下: (1)實(shí)現(xiàn)質(zhì)量信息的調(diào)用:

(2)實(shí)現(xiàn)質(zhì)量檢測、評定與質(zhì)量事件的信息查詢: (3)實(shí)現(xiàn)各標(biāo)段質(zhì)量情況的對比分析。

3、計(jì)量信息管理 該模塊主要是對各標(biāo)段每期工程計(jì)量信息的查詢與匯總,可由各標(biāo)段審核后的計(jì)量及相關(guān)信息,如工程量清單、中間計(jì)量表匯總出審核后的中間計(jì)量總表。其流程圖。 該功能模塊要實(shí)現(xiàn)的功能如下: (1)實(shí)行計(jì)量信息的調(diào)用: (2)能夠察看其他模塊中相關(guān)的支付、質(zhì)量與進(jìn)度信息,能夠?qū)塾?jì)完成數(shù)據(jù)進(jìn)行統(tǒng)計(jì),并且用直方圖對合同完成情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析; (3)能夠?qū)ν瓿身?xiàng)目進(jìn)行費(fèi)用分?jǐn)偅?(4)對以往審核后計(jì)量信息的查詢。

4、支付信息管理 該模塊主要是對各標(biāo)段每月支付信息進(jìn)行查詢與匯總。可由審核后的各標(biāo)段支付及其相關(guān)信息,如中間支付單、付款單等匯總出審核后的中間支付匯總表。支付流程圖包括中間支付流程圖和竣工支付流程圖。 該功能模塊要實(shí)現(xiàn)的功能如下: (1)實(shí)現(xiàn)調(diào)用支付信息; (2)實(shí)現(xiàn)對中間支付信息的查詢; (3)對支付金額超過支付比例的進(jìn)行預(yù)警; (4)對支付款項(xiàng)做支付跟蹤,查詢實(shí)際支付時(shí)間、支付數(shù)量,及累計(jì)各期的支付數(shù)。

3.4.3合同變更 主要實(shí)現(xiàn)合同變更的查詢匯總,并分析合同變更的變更工程量和計(jì)算審核,實(shí)現(xiàn)對非合同變更(工程變更和設(shè)計(jì)變更)的量價(jià)分析,并設(shè)置是否記人合同總價(jià)調(diào)整的功能。可實(shí)現(xiàn)由合同變更的基本信息,包括變更原因、變更內(nèi)容、變更時(shí)間、審核記錄等匯總得出合同變更情況一覽表,并予以合同的變更管理的功能。 該功能模塊要實(shí)現(xiàn)的功能如下: (1)當(dāng)有新合同變更單進(jìn)入系統(tǒng)時(shí)報(bào)警,提示相關(guān)工作人員; (2)對各標(biāo)段合同變更單的查詢: (3)對各類變更進(jìn)行量價(jià)分析; (4)對合同變更審核過程進(jìn)行查詢; (5)能夠通過查詢相關(guān)的設(shè)計(jì)變更單審核工程變更單。 3.4.4合同索賠 該模塊主要實(shí)現(xiàn)合同索賠的查詢匯總,并分析合同索賠的變更工程量和單價(jià)以及工期。本功能模塊不實(shí)現(xiàn)索賠的錄入,索賠申請審核在投資控制子系統(tǒng)系統(tǒng)中實(shí)現(xiàn)。該模塊可實(shí)現(xiàn)由合同索賠的基本信息,包括索賠日期、索賠原因、索賠內(nèi)容、索賠審核意見等匯總得出合同索賠信息一覽表。該功能模塊要實(shí)現(xiàn)的功能如下:

(1)提示、查詢、跟蹤合同索賠狀況;

(2)合同索賠與相關(guān)工程問題關(guān)聯(lián):

(3)合同索賠需進(jìn)行量價(jià)分析和費(fèi)用分?jǐn)偂?合同索賠的基本流程圖見圖7所示

3.4.5合同終止管理

1、合同中止和終止合同中止和終止后要進(jìn)行結(jié)算和資料移交等工作。該模塊的輸入為合同中止和終止的基本信息,該模塊的輸出主要為合同中止和終止的基本信息列表。該功能模塊要實(shí)現(xiàn)的功能如下:

(1)合同中止申請審核信息和終止信息的增、刪、改:

(2)合同中止申請審核信息和終止信息的查詢。

2、合同結(jié)算 合同結(jié)算指系統(tǒng)根據(jù)結(jié)算日期匯總合同投資的各項(xiàng)信息,如合同金額,發(fā)生變更金額,累計(jì)完成投資額,累計(jì)進(jìn)度款支付金額,剩余合同投資等,本管理模塊可以實(shí)現(xiàn)合同結(jié)算功能。該功能模塊要實(shí)現(xiàn)的功能如下:

(1)合同結(jié)算信息的增、刪、改;

(2)合同后生成合同剩余工程量清單。

3.5接口 合同控制系統(tǒng)不使用外部專用軟件,因此本系統(tǒng)的接口主要是指與其他子系統(tǒng)的接口。 在工程項(xiàng)目實(shí)施中合同管理是投資、進(jìn)度、安全/質(zhì)量控制的依據(jù)。

(1)與投資控制子系統(tǒng)通過合同分解編碼和清單分解編碼相聯(lián)系,兩個(gè)系統(tǒng)的交叉主要在實(shí)際計(jì)量支付的管理和變更、索賠對投資的影響上,實(shí)際審核的流程交由投資管理子系統(tǒng)實(shí)施,審核結(jié)果的支付數(shù)額、變更索賠數(shù)額等傳給合同子系統(tǒng)做進(jìn)一步查詢分析。

(2)對于計(jì)劃進(jìn)度控制子系統(tǒng)可通過合同編碼直接和進(jìn)度子系統(tǒng)相聯(lián)系,合同子系統(tǒng)關(guān)于進(jìn)度計(jì)劃與計(jì)劃完成情況的信息由計(jì)劃進(jìn)度子系統(tǒng)調(diào)用,由合同子系統(tǒng)進(jìn)行查詢分析。

(3)對于質(zhì)量控制子系統(tǒng)可通過合同編碼直接和合同子系統(tǒng)相聯(lián)系,合同子系統(tǒng)關(guān)于質(zhì)量檢測、評定與質(zhì)量事件的信息由質(zhì)量控制子系統(tǒng)調(diào)用,由合同子系統(tǒng)進(jìn)行查詢分析。

(4)對于招投標(biāo)項(xiàng)目的合同相關(guān)信息可由招投標(biāo)子系統(tǒng)調(diào)用,包括在合同申請過程中招標(biāo)項(xiàng)目的中標(biāo)信息。

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