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保障人力資源和信息化建設是開展工程審計的必要條件。
1.強化審計隊伍建設,這是審計工作人力資源的保障如果沒有專業人員審計人員,我們的工作就無法開展。專業審計人員履職的能力,又決定了審計質量的高低,影響審計結果的客觀公正,關系著內部審計形象,更關系著內部審計事業的生死存亡。因此,人員保障是做好審計工作的必要條件。油氣田企業投資與基建工程類型繁多,專業性強,管理復雜。這就要求審計人員必須具有良好的綜合業務素質,不僅要掌握基建工程各個領域的專業知識,還要拓寬知識領域,掌握企業內部預決算管理、生產工藝流程、企業管理、決策等方面的專業知識。審計隊伍建設尤為重要。首先,要選調懂得工程設計、概算、計劃、工程施工管理、審計管理的專業人員充實到工程審計崗位。這是遼河油田審計工作得以正常進行的基本保證。其次,要強化后續教育和培訓,鼓勵審計人員取得崗位資格證書,為內審人員搭建培訓教育、理論研究、經驗交流、信息宣傳的平臺,著力提升內審人員的理論水平、知識水平、業務水平和工作能力,增強發現問題、分析問題和解決問題的本領。
2.加強信息化建設隨著內部審計領域的拓展、范圍的擴大、內容的增加,以及內部審計標準化、規范化、科學化、效率化的要求的提出,單純的傳統手工審計作業是滿足不了工作要求的。為此,不斷加大信息化審計經費投入,研發了物資采購管理審計軟件、審計信息綜合管理系統,建立審計信息交流平臺,實現審計資源信息共享。信息齊全、便于查詢,系統共享,留有痕跡。這一系統的使用,不僅為審計系統提供了一種先進的管理模式,而且滿足二級審計機構及相關業務人員獲取信息的需要,便于信息的快速傳遞和充分共享,避免了人為因素造成的差錯,提高了工作效率和質量,進一步適應了審計信息化建設的要求。
3.加大硬件投入正所謂“欲善其事必先利其器”。為了做好油田內部的審計工作,近年來,油田公司不斷投入重資,為審計部門增添了數碼相機、攝像機、管線尋蹤儀、測厚儀、混凝土回彈儀、激光測距儀、全占儀等審計現代化設備,使工作量的核實工作,更加簡便、準確。在油田公司審計處設置兩臺大型服務器,滿足審計綜合管理信息系統的運行。此外,油田公司還給審計工作配備工作用車,各二級單位在審計用車上也都給予保證,做到審計用車隨用隨到,滿足了工程、合同、物資采購事前、事中及過程審計現場勘查、市場調查的工作需要。這些都是做好審計工作“物”的保障。
二、強化內部控制,規范審計行為
強化內部控制,規范審計行為是提高審計質量的重要保證。“打鐵還須自身硬”。審計工作在監督別人的同時,也受被審計單位的監督。審計質量不過硬難以使被審計單位信服。因此,我們注重審計內部的控制和約束,不斷增強審計人員的履職能力。我們制定了《審計工作質量控制辦法》和《責任追究制度》,對審計人員在工程、合同、物資采購、財務審計中違反程序、存在漏審和違規違紀等問題,都提出了嚴厲的處理方式。同時,對審計工作規定了時限要求。在處理具體業務方面:一是嚴格分工業務不交叉;二是分派工作量;三是實行業務內部主、副審配合制度。四是層層審查;五是輪崗回避制度;六是復審制度,及外聘中介審查制度。通過審計人員行為規范性制度建設,有效地增強審計人員責任意識、質量意識和自我約束能力,保證審計工作的質量。
摘要:辦公室是單位和部門的樞紐,功能多、任務重。作為一個溝通上下、聯系各方的綜合管理機構,辦公室要善于統籌兼顧,圍繞工作中心,充分發揮辦會室系統的協調功能,提高其協調能力。
關鍵詞:行政管理辦公室協調功能
辦公室作為一個綜合性的辦事機構,其承擔的職責和任務是多方面的,如撰寫文稿、文書打印、檔案收存、機要保密、電話傳真、組織會議、處理信息、內部協調、公關接待、信息和督促檢查等,擔負著日常性的行政事務及繁重的服務工作,起到承上啟下、協調左右的中心樞紐作用。本文擬就辦公室的協調功能進行探討
所謂協調,就是連接、聯合、調和所有的活動及能量,使之統一起來。換句話說,協調是一項綜合性的管理工作,其目的是消除管理過程中各環節之間的不和諧現象,使之協調一致、相互配合、同步發展。在實際工作中,單位的內外之間、上下之間、部門之間往往會出現許多矛盾、沖突和不一致、不協調的現象,這些矛盾與沖突,需要通過有關政策、規章制度和有力的措施來調節。辦公室作為管理系統的中樞,其所處的位置決定了辦公室的工作必須經常地、大量地、直接地協調各種關系,其協調工作的主要方面是上下級間的協調和左右間的協調。
一、上下級間的協調
首先,作為領導的參謀和助手,辦公室人員要深人開展調查研究,經常給領導提供有關的統計數據和業務管理信息,并依據黨的方針和國家的政策法規結合實際情況,適時地提出可行性建議,撰寫出客觀全面的、具有前瞻性的調研報告供領導參考,為領導作出正確決策服務。辦公室是領導的左膀右臂,參謀作用十分明顯,辦公室干部要克服“言多必失、言高蓋主、言低丟而”的困擾,不以言輕而金口難開,要敢于進言,敢于獻計,大膽進諫。當然,進諫也要點到為止,不能把自己的意見強加給領導,更不能左右領導決策。要坦坦蕩蕩,出于公心,從大局出發,以事業為重,說真話,丁是丁,卯是卯。
其次,辦公室所處的位置自然要求辦公室要在領導和群眾之間起到橋梁和紐帶作用。為此,辦公室要認真對待和妥善協調好上下級之間可能存在的矛盾,善于做好群眾工作,積極維護領導之間、領導和群眾之間的團結。在協調處理政務、事務時,要平心靜氣、平等待人,仔細傾聽對方的意見,充分體諒對方的難處,對他們的實際困難和問題,該解決的要及時向領導反映并積極配合解決,要利用自己政策懂得多,信息知道得多,領導意圖了解得多的優勢,幫助基層出點子、理思路和謀對策。
再次,領導之間由于各自分管著幾個方面的工作,往往會從分管的工作出發,給辦公室提出不同的要求,發出不同的指令,對此辦公室人員要胸有全局,分清主次和輕重緩急。在安排工作計劃、各種會議和活動的工作中,要以正職領導為中心,對大是大非、事關全局的問題,必須多請示主要領導,按主要領導的意見去溝通和落實,對領導之間即正職與副職、副職與副職之間的意見,也要及時溝通,消除誤會,努力使整個組織建立起融洽和諧、相互支持、相互信任的關系。
二、左右間的協調
首先,在實際工作中,由于各個部門所處的位置不同,也由于各類人員在思維方式、思想認識、工作作風和工作能力等方面存在差異,他們往往偏重于注意自身目標的實現,而忽視別的部門或別人的要求,使得部門之間、人與人之間對一些問題的認識和處理不一致,以致于不能發揮整個組織的最大功能,不能形成最佳的合力。對此各級辦公室要通過聯系、溝通、調解、協商等方式來有效地統籌協調左右之間各方面的關系,弄清楚問題的來龍去脈,絕不能把遇到的矛盾簡單地上交給領導。
其次,辦公室在發揮協調功能中,要站在全局的立場和高度對各部門進行綜合平衡,集中多方意見,多方協商,,秉公處理,要以公正平和的心態調整、理順和改善各單位之間、人際之間的關系,解決工作中的矛盾,并且建立和健全各種協調制度,使協調工作逐步規范化、程序化。
再次,辦公室的協調工作要綱舉目張,不能事無巨細,眉毛胡子一把抓,否則就會被事務所淹沒,有可能顧此失彼、事倍功半。事實證明,辦公室的協調工作一定要有重點,要緊緊圍繞領導關心的重點和群眾關注的熱點及改革發展中碰到的難點問題,通過牢牢抓住重大事項,去帶動辦公室協調工作的開展。
三、協調工作中應該注意的幾個問題
第一,有權不越權。辦公室是綜合管理部門,是協助領導施政、指揮和管理的左右手,但辦公室干部要切實擺正位置,既不能越權,更不能。要始終牢記自己是參謀而非領導,是“配角”而非“主角”,做到盡責不越職,出謀不決策,參與不干預,在正常情況下絕不超越職權范圍處理事務,絕不過問不該知道的事情。辦公室在任何時候都不能忘記按章辦事,按領導意圖辦事,按照工作程序辦事,對一些重要事情要按照職責分工和上下級領導關系,有請示,有匯報。凡遇到超越職權范圍的事,不擅自作主,不亂表態,不亂辦事,如遇領導不在又有緊急事情需要處理時,要注意與有關部門、有關人員商量后慎重處理。
第二,有功不居功。辦公室的工作多數是協助、輔助其他部門的,雜事、小事多,協助、輔助多,臺下、幕后多,沒有轟轟烈烈的場面,沒有引人注目的動作,因而工作干了不少,但總結起來,似乎又沒幾件能顯示成績的事情。面對這種情況,辦公室人員一定要高姿態,不爭功,不居功,淡泊名利,忘我超我,樂于干默默無聞的小事、雜事,甘當配角,當好配角。
第三,有苦不叫苦。辦公室的特點是事雜(繁雜、復雜)面廣(頭緒多、范圍寬),什么工作都可以歸到辦公室辦,作為聯絡上下左右的“中樞”,辦公室經常處于矛盾的交叉點,稍不注意不是上不滿意就是下有意見。面對誤解和委曲,辦公室人員要受得住、不氣餒,認真對待,有則改之,無則加勉。不能因為領導要求嚴、批評多,就鬧情緒,也不能因為矛盾多、事難辦,就畏首畏尾,不敢辦事。正確的態度應該是:只要是職權范圍內的事,就要積極主動抓,絕不可縮手縮腳、推三推四,要敢于做一切有利于做好工作的事,敢管事、敢擔事、敢辦事,變被動服務為主動服務。
四、辦公室協調能力的提高
辦公室工作的性質、地位和作用要求辦公室人員要具有較高的理論水平和較強的業務素質與應變能力。隨著改革開放向縱深發展,辦公室系統要在新形勢下完成自己的工作使命,有所作為,還要開拓新的思路,采用新的方法,在辦文、辦會和辦事上,在綜合、協調、運轉上發揮更大的功能和作用。為此,辦公室干部平時要注意系統學習和掌握現代管理科學理論并指導實踐,主動深人實際,調研分析,當政策的“靈通人士”和情況的“百事通”,只有這樣,才能增強做好協調工作的素質和本領。
辦公室是一個有機的整體,往往一項具體工作有時要落實到多位工作人員的身上,經過通力合作才能完成。因此要通過經常性的思想政治教育,增強力、公室人員的黨性觀念、全局觀念和群眾觀念,做到個人利益服從整體利益,局部利益服從全局利益,眼前利益服從長遠利益。要注意調動力、公室每位同志的積極性和創造性,充分發揮辦公室人員的智慧和特長,并進行科學組合,合理分工,分兵把口,使辦公室內部的知識結構可以互補,能力可以互補,大家職責分明、任務明確,重大事項集體合作、統一行動,保證目標的實現。此外要拓寬民主渠道,努力營造一種多想問題、勤動腦筋、積極向上的良好氛圍,建立人人爭先創優的激勵機制,從而增強辦公室的凝聚力,增強辦公室人員的責任感和集體榮譽感。
從某種意義上說,辦公室是個無權部門,充其量是個參謀、輔助部門,要真正發揮辦公室的協調作用,還有賴于領導的支持和充分的授權,而且領導重視和支持的程度也直接關系到辦公室協調成效的大小。
總而言之,作為一個溝通上下、聯系各方的綜合管理機構,辦公室要善于統籌兼顧,緊緊圍繞工作中心,深入做好協調工作,使領導之間、部門之間、人員之間思想一致、行動統一,從而最大限度地調動單位和個人的積極性,在相互配合、減少內耗的情況下發揮整體的最優效能。
參考文獻:
〔摘要〕文章聯系實際闡述了高校圖書館怎樣做好為高等函授教育服務工作。
〔關鍵詞〕高校圖書館高等函授教育服務領域
高校圖書館擔負著為高校的教學、科研等服務的任務,在高等教育的發展中起著非常巨大的作用,但長期以來,在函授教育的領域里,人們對充分發揮高校圖書館為高等函授教育的服務作用重視不夠,高校圖書館的潛在功能和教育職能尚未很好地體現出來。如何重視并發揮高校圖書館的優勢,轉變機制,不斷拓寬自己的服務領域和服務對象,全面提高函授教育的質量,是值得研究的課題。
1高校圖書館有能力為函授教育服務,函授教育需要圖書館
1.1在目前的教育體系中,普通高等學校是堅持“兩條腿”走路的辦學方針,把舉辦函授教育當作高等學校的辦學內容之一。國家教委頒發的《普通高等學校函授教育暫行工作條例》中指出:舉辦函授教育,是高等學校的基本內容之一。高等學校在辦好全日制教育的同時,要創造條件舉辦函授教育”?!昂谏凑战虒W計劃要求,至校集中學習期間,學校應統籌安排其使用教室、實驗室、閱覽室、圖書館、學生宿舍以及其它教學、生活設施”。管理科學、規范的圖書館是辦好函授教育的一個必要條件。最近,國家教委又指出:要深化教育體制改革,提高成人教育的質量。這又一次明確強調舉辦函授教育不只是注重數量,而是要注重質量的提高。高等函授教育與普通高等教育一樣,要培養出高質量的人才,離不開圖書館信息資源的開發利用,高校圖書館為函授教育服務義不容辭,高校圖書館要努力成為函授教育的強有力的后盾。
高校圖書館的服務宗旨是“讀者至上,服務第一”,全心全意地為高校的教學、科研服務,這是辦好函授教育必不可少的條件,高校良好的圖書館環境,豐富的館藏為舉辦函授教育創造了相對優越的條件,特別是那些建校歷史較長的高等院校,人平經費高,館藏豐富、門類齊全,就我校而言,建校時間不長(1984年),圖書館資源建設有待加強,現在圖書館館舍面積5000平方米,設有采編室、流通、閱覽、期刊、信息等部門,全部館藏實行計算機管理,近兩年由于校領導的重視,每年下撥資金45萬元,全部用于購書經費,充實館藏,這些基本條件保證了圖書館有能力直接為函授教育服務。
1.2從函授教育自身的特點來看,函授教育也非常需要圖書館。函授學員絕大多數為社會在職人員,他們年齡偏大,學習目的明確,有一定的社會實踐經驗,有較強的自我約束能力和自學能力,他們能從本職工作或者將要從事的職業出發,千方百計提高自己的專業文化水平,加強自身的理論和實踐的素質修養,參與市場激烈的競爭。函授教育是一種不同于普通教育的教育,它是以“自學為主,面授為輔”的教育形式,學員聽課時間少,在校時間短,這就要求函授學員在短時間內高效地完成學習任務,最大限度地發揮圖書館的作用,讓學員們在有限的時間內多進圖書館,多學習,多閱覽,多鉆研,開闊眼界,這樣,圖書館的重要作用越發突出。
1.3從高校圖書館的發展趨勢來看,高校圖書館不但要為函授學員服務,而且要向社會開放。在美國所有的大學圖書館幾乎都向校外人員開放,他們不分地區、年齡、種族,所有來館者,只要出示能夠證明自己身份的證件,就可以辦理有關手續,進入館內利用各種信息資源。日本的部分大學也正分層次的向社會開放。1965年,美國聯邦法中的高等教育法第二章規定:凡美國的大學圖書館都有權享受聯邦政府的補助。美國的大學圖書館界由此產生了一種共識,既然接受了來自國家稅金的補助,那么就理應向全體國民開放。發達國家成功的經驗值得我們深思和借鑒。高校圖書館適應教育發展的要求,針對函授教育的特點,積極開發館藏資源,把知識信息服務的觸角延伸到函授學員的深處,這對于高校圖書館自身的發展是大有裨益的。
2把握函授教育的規律,充分發揮高校圖書館的服務功能
函授教育有其特點,存在著許多客觀不利的因素,這就決定了高校圖書館為函授教育的服務工作要比普通高等教育困難得多,復雜得多,具體表現為函授學員在校時間短,離校距離遠,不能隨時按需要進入圖書館,不能及時地借還有關圖書,從圖書館方面來說,又不能正常有秩序地開展服務工作,一定程度上增加了工作難度。高校圖書館面對這些問題,應主動根據函授教育的特殊規律,本著真正從提高高等函授教育質量出發,充分挖掘工作潛力,做好服務工作。
2.1高校的各級領導應充分認識到圖書館為函授教育服務的重大意義,把為函授教育服務當成圖書館的份內工作,圖書館經費要保證專項撥款,并根據函授教育的發展而適當增加經費。
2.2圖書館管理部門應根據函授各專業的設置情況,準確及時地采購那些函授學員急需的、適用性強的圖書,以利函授學員在面授環節中提高學習效率,圖書館可根據工作的需要配備針對函授教育的專職工作人員,并要求他們不斷提高自身的政治素質和業務水平,加強對函授教育理論知識的學習,弄懂弄通函授教育教學的規律,開展專題服務和定題服務。
2.3根據高等函授學員的學習特點,實施與普通在校生不同的圖書館開放形式。圖書館可采取開放式或半開放式,讓學員自由地直接接觸圖書館的各種館藏,從事學習、研究工作,條件允許的學校,還可采取機動靈活的方式為學員服務。一種方式是,在非面授的時間里,學員在自學過程中遇到一些具體問題需要查找各種資料才能解決的,可來函與圖書館主管領導及圖書館主要部門的負責人聯系,采取預約或郵寄的方式借書解決。這樣做一方面讓學員真正體會到自己是學校的一員,內心增加一份熱愛學校、熱愛圖書館的責任感和自信心,保持了他們與圖書館的聯系,同時也豐富了他們的生活,增長了他們的知識,收到良好的社會效益。
2.4圖書館應有針對性地出臺相應的管理制度,以加強管理,更好地服務于函授教育。函授學員流動量大,專業分散,層次多樣,在校時間短,而且兩次面授之間間隔時間較長,為穩定函授教育的教學秩序,使教學過程的每個環節都能正常運轉,圖書館工作人員可會同高校函授教育主管部門,對函授學員進行必要的圖書館規章制度教育,并制定相應的新制度來完善管理工作,引導和約束函授學員用好圖書,愛護好圖書,對于損壞圖書的按照圖書館規章制度進行賠償。
2.5圖書館管理人員要支持和幫助高校開設《文獻檢索》、網絡培訓及利用圖書館等課程、講座、咨詢活動,認真辦好新書介紹欄目,宣傳櫥窗等。這在一定程度上能幫助學員提高自學能力。
全面提高高等函授教育的質量,涉及到許多方面,但我們只要始終把握函授教育的規律,積極推進圖書館工作的改革,轉變機制,適應形勢的發展進程,充分發揮高校圖書館的優勢,就一定能使函授教育在利用圖書館方面收到實效,圖書館也一定會發揮其巨大的作用,高校圖書館吸納函授學員為自己的基本讀者,必將大有可為。
參考文獻:
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2.李詩芳.強化服務功能,改封閉為開放.山東圖書館季刊,2000(3)