計(jì)算機(jī)在社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理工作的思考范文

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【摘要】隨著科學(xué)技術(shù)水平的不斷提升，我國(guó)計(jì)算機(jī)應(yīng)用水平有很大提升，計(jì)算機(jī)被廣泛應(yīng)用在各個(gè)領(lǐng)域。我國(guó)社會(huì)保險(xiǎn)檔案的管理工作，在傳統(tǒng)模式下一直處于手工操作狀態(tài)，一方面浪費(fèi)了時(shí)間，另一方面容易出錯(cuò)，具有一定局限性。計(jì)算機(jī)技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用，則打破這一局限，對(duì)于社會(huì)保險(xiǎn)的檔案管理工作質(zhì)量提升有著積極意義。

【關(guān)鍵詞】合理應(yīng)用；計(jì)算機(jī)；社會(huì)保險(xiǎn)；檔案管理；思考

社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理工作合理應(yīng)用計(jì)算機(jī)，促進(jìn)了檔案管理的數(shù)字化、信息化，加快了社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理的改革，極大程度上提升了管理工作的效率，進(jìn)而推動(dòng)著我國(guó)社會(huì)保險(xiǎn)事業(yè)的發(fā)展。計(jì)算機(jī)合理應(yīng)用在其中，一直是管理工作人員著重思考的問題，下面內(nèi)容以計(jì)算機(jī)在社保檔案管理的合理應(yīng)用為重點(diǎn)，分析了計(jì)算機(jī)應(yīng)用的優(yōu)勢(shì)和益處，意在推動(dòng)計(jì)算機(jī)廣泛應(yīng)用在其中，促進(jìn)社會(huì)保險(xiǎn)事業(yè)的發(fā)展。

一、計(jì)算機(jī)應(yīng)用在社會(huì)檔案管理中可行性

隨著我國(guó)計(jì)算機(jī)的普及，很多領(lǐng)域的工作都離不開計(jì)算機(jī)，計(jì)算機(jī)技術(shù)與信息技術(shù)得到廣泛應(yīng)用。與此同時(shí)，我國(guó)社保事業(yè)同樣在不斷發(fā)展，服務(wù)對(duì)象與服務(wù)內(nèi)容更加多樣。對(duì)于檔案管理人員來說，有更多檔案要管理，有更多資料要查詢，單純應(yīng)用手工操作則需要大量的時(shí)間，如果借助計(jì)算機(jī)的優(yōu)勢(shì)，則能很有效改變這種狀態(tài)，縮短檔案整理時(shí)間，提高管理工作效率，在很短時(shí)間內(nèi)可以完成大量的工作。因此，計(jì)算機(jī)合理應(yīng)用在社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理工作顯得非常重要，計(jì)算機(jī)強(qiáng)大存儲(chǔ)功能，能夠存儲(chǔ)更多電子檔案，規(guī)避紙質(zhì)檔案容易損壞的問題，同時(shí)降低了檔案管理的成本。還在一定程度上拓展服務(wù)內(nèi)容，管理方式更加先進(jìn)，可見計(jì)算機(jī)在社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理中應(yīng)用，具有一定可行性。

二、合理應(yīng)用計(jì)算在社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理工作的積極意義

1、降低管理成本。檔案本質(zhì)屬性表現(xiàn)為原始性記錄，其不單純會(huì)體現(xiàn)在檔案的內(nèi)容上，還會(huì)體現(xiàn)在檔案保存形式上。社會(huì)保險(xiǎn)檔案的傳統(tǒng)制作方法下，紙質(zhì)材料是檔案基本形式，成本非常昂貴，同時(shí)增加了工作人員管理數(shù)量，阻礙了工作效率的提升。計(jì)算機(jī)技術(shù)的出現(xiàn)，打破了這種局面，其更加方便和快捷，后期應(yīng)用成本也不是很高，其在信息傳遞和信息存儲(chǔ)方面有著獨(dú)特優(yōu)勢(shì)。如果將計(jì)算機(jī)技術(shù)充分應(yīng)用在檔案管理的工作中，則會(huì)推動(dòng)著社保檔案的電子化。檔案電子化，節(jié)省了一部分紙質(zhì)費(fèi)用，還能避免檔案受到損壞，節(jié)約了庫房占地，大大節(jié)省了人力資源的數(shù)量。

2、極大程度提升管理工作效率。原有檔案管理設(shè)備已經(jīng)完善，管理流程完整，但是管理人員在開展管理工作時(shí)需要耗費(fèi)巨大精力和時(shí)間。收集檔案，然后整理檔案，還要檢索檔案，經(jīng)過這樣的管理過程，想要保證檔案的真實(shí)性和完整性格，確保檔案信息準(zhǔn)確無誤，檔案管理人員需要耗費(fèi)大量時(shí)間。在大量的紙質(zhì)檔案中選擇出需要的檔案，這樣的工作效率可想而知。而計(jì)算機(jī)應(yīng)用在檔案管理工作中之后，管理人員借助計(jì)算機(jī)的優(yōu)勢(shì)，使用相關(guān)設(shè)備就能在短時(shí)間內(nèi)完成上述工作。比如檔案信息的檢索，管理人員可以在管理平臺(tái)上輸入相應(yīng)的關(guān)鍵詞或者關(guān)鍵字，就能通過檢索系統(tǒng)，檢索到關(guān)于檔案的信息，方便并且快捷，搜索準(zhǔn)確性也比較好。這就優(yōu)化了管理流程，并且大大提升了管理的工作效率。

3、信息檔案永久和安全的保存。傳統(tǒng)檔案會(huì)受到自然因素和人為因素的影響，不能完全保證永久和安全保存，尤其是時(shí)間過長(zhǎng)的檔案，由于是紙質(zhì)材料，會(huì)因?yàn)槭艿匠睗窈突覊m等自然因素的影響，在加上長(zhǎng)時(shí)間不被注意，其很可能已經(jīng)受損，再次使用時(shí)其中信息已經(jīng)不能完全辨認(rèn)，失去了存在的價(jià)值，不能提供出有價(jià)值的信息。而計(jì)算機(jī)的出現(xiàn)則很好地避免了這一問題，計(jì)算機(jī)存儲(chǔ)的檔案是電子形式的文字、圖片、聲音、影響等，并且可以進(jìn)行備份，即使計(jì)算機(jī)損壞，備份檔案還在，有利于社保檔案永久和安全的保存。

三、關(guān)于合理應(yīng)用計(jì)算機(jī)在社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理工作中的思考

1、運(yùn)用計(jì)算機(jī)開展檔案管理基礎(chǔ)工作。社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理基礎(chǔ)工作借助計(jì)算機(jī)能夠更好的完成，主要工作方面包括，檔案的整編、檔案檢索、借閱、統(tǒng)計(jì)。首先，以計(jì)算機(jī)為基礎(chǔ)，形成社保檔案的檢索工具。運(yùn)用著錄項(xiàng)目，構(gòu)成檔案機(jī)讀目錄的書記庫，以不同要求進(jìn)行分類，在庫內(nèi)原有數(shù)據(jù)基礎(chǔ)上，自動(dòng)形式編制出案卷的目錄、分類目錄、專題目錄等；其次，通過計(jì)算機(jī)可以實(shí)現(xiàn)檔案的檢索，以檔案著錄項(xiàng)目的內(nèi)容和形式方面的特征，能夠滿足不同要求，對(duì)下檔案目錄和原件的檢索。最后，通過計(jì)算機(jī)的輔助，能夠?qū)n案管理工作中所涉及到檔案借閱、檔案調(diào)閱、檔案歸還等進(jìn)行登記和統(tǒng)計(jì)。

2、轉(zhuǎn)變社保檔案管理理念。想要更加合理的應(yīng)用計(jì)算機(jī)在管理工作中，管理人員的思想觀念就應(yīng)該做出一些改變。摒棄傳統(tǒng)人工管理的觀念，樹立正確的管理觀念，充分認(rèn)識(shí)到檔案管理不能單純依靠人工管理，更需要自動(dòng)化和信息化的管理，這對(duì)于社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理工作順利開展，工作質(zhì)量的提高有著重要意義。而后，認(rèn)清傳統(tǒng)檔案管理方式的弊端，其已經(jīng)不能滿足當(dāng)前檔案管理工作想需求。新時(shí)期社保檔案管理工作更加重視高品質(zhì)和高效率，只有合理應(yīng)用計(jì)算機(jī)才能實(shí)現(xiàn)這樣的目的，因此轉(zhuǎn)變工作人員管理理念顯得非常重要。

3、完善檔案管理工作體系。計(jì)算機(jī)應(yīng)用在社保檔案管理工作中是必然趨勢(shì)，而更加合理的應(yīng)用則需要有完善的檔案管理工作體系作為支撐。在完善的管理工作體系下，使用計(jì)算機(jī)的阻力會(huì)大大減少，促使其順利應(yīng)用。首先，針對(duì)計(jì)算機(jī)的應(yīng)用需要一個(gè)規(guī)范性文件，內(nèi)容重點(diǎn)是對(duì)計(jì)算機(jī)應(yīng)用行為做重點(diǎn)規(guī)范，制定出完整的應(yīng)用流程，像檢索流程、收集整理檔案的流程、借閱使用流程等等。其次，制定出計(jì)算機(jī)應(yīng)用安全防范措施，辦公用計(jì)算機(jī)只能登陸規(guī)定網(wǎng)站和網(wǎng)頁，不能隨意上網(wǎng)瀏覽，以免招受到病毒攻擊。一旦受到病毒攻擊，整個(gè)系統(tǒng)將會(huì)癱瘓，影響正常工作。最后，對(duì)計(jì)算機(jī)類設(shè)備和儀器的日常管理和維護(hù)做詳細(xì)說明，盡量保證計(jì)算機(jī)設(shè)備能夠長(zhǎng)時(shí)間使用，避免設(shè)備硬件問題出現(xiàn)。

4、重視檔案管理人才隊(duì)伍建設(shè)。檔案管理工作應(yīng)用計(jì)算機(jī)，就要求管理人員有一定計(jì)算機(jī)操作技能，合理應(yīng)用計(jì)算機(jī)必須從各個(gè)方面提高管理人員業(yè)務(wù)能力。針對(duì)管理工作人員，應(yīng)該組織各類培訓(xùn)學(xué)習(xí)活動(dòng)，培訓(xùn)內(nèi)容通常包括檔案管理業(yè)務(wù)技能培訓(xùn)、計(jì)算機(jī)操作技能培訓(xùn)、計(jì)算機(jī)安全防護(hù)知識(shí)等等。同時(shí)提供給管理人員一些深造的機(jī)會(huì)，學(xué)習(xí)計(jì)算機(jī)操作技能，或者招聘一些計(jì)算機(jī)專業(yè)方面的人才，填充原有管理隊(duì)伍技術(shù)人才的不足，組成專業(yè)化與業(yè)務(wù)能力高的高等管理人才隊(duì)伍，以便能更有效的應(yīng)用計(jì)算機(jī)，從而提升社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理工作質(zhì)量。結(jié)束語：綜上所述，我國(guó)社會(huì)保險(xiǎn)檔案的管理工作，傳統(tǒng)管理方式一方面浪費(fèi)了時(shí)間，另一方面容易出錯(cuò)，具有一定局限性。合理應(yīng)用計(jì)算機(jī)在社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理工作中降低管理成本、極大程度提升管理工作效率、促進(jìn)信息檔案永久和安全保存的實(shí)現(xiàn)。合理運(yùn)用計(jì)算機(jī)可以從開展檔案管理基礎(chǔ)工作、轉(zhuǎn)變社保檔案管理理念、完善檔案管理工作體系、重視檔案管理人才隊(duì)伍建設(shè)等方面著手，意在提升社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理工作質(zhì)量。

參考文獻(xiàn)：

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作者：吳石 單位：通化市社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理中心