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摘要:
建設和諧辦公室文化需要辦公室成員每個人自覺參與,進行自我管理。踐行學習型組織有關理念,促進組織和諧發展要做到“四個堅持”,通過學習思考、加強協作、主動作為、目標引領,可以激發自我潛能,提升人生價值,使個人和組織和諧共處,不斷創新發展。
關鍵詞:
自我管理;和諧文化;辦公室
當代社會,一個人在工作期間,與同事相處共事時間已遠超過與家人共享天倫的時間,辦公環境已成為人們重要的生活環境,它已經成為影響人們生活質量的重要因素之一。我們每個人都離不開別人的關心和支持,因為只有在同事的關心支持下,我們才能更加快樂地工作,更加幸福地生活,由此可見,創造和諧辦公室文化,對于增加人們的工作投入度和生活幸福是多么的重要。
一、營造工作環境和諧需要有配套的形成機制
人是有思想的感情動物,除了自然環境外,人對社會環境的要求也不同,追求工作環境和諧。在一個和諧的工作環境中,人的潛能夠得到釋放,就會產生出高效率的工作節奏和高質量的工作效果。和諧環境主要就是社會中人與之間有良好互處關系,人在這種充滿和諧氛圍的關系環境中,就會輕松自如的工作,沒有來自個體外的干擾,工作中不會有輸入性心理負擔。減少了為協調人際關系所付出的時間和精力,就能更加精力充沛地創造更好的工作效果和工作質量。因此,一個和諧的辦公環境,能夠有效調節辦公人員的情緒,激發其每一個個體的積極性和創造性,促進組織和諧健康發展。無論是企事業單位,還是其他組織單位,其辦公室環境和工作氛圍非常重要,一個良好關系的工作 環境,能夠讓身在其中的人,身心愉悅,快樂工作,不斷創造可喜的價值,創造出更多的工作績效。而一個人際關系不和諧,甚至惡劣到令人厭惡的辦公環境,只會給身在其中的工作人員以消極影響,最終導致工作效能低下。因此,辦公室人們應該正確認識建設良好人際關系、創造和諧工作環境的重要性和緊迫性。要真正構建有利于組織發展、有利于高效工作的和諧辦公室環境,就必須在以下幾方面有所作為。首先,要做到物質獎勵與精神鼓勵相結合。要建立健全內部工作評價激勵制度,量化考核工作人員的業績,獎勵一定是基于工作業績的,而不是領導的個人授意或者偏好所致,更不能是不負責任的輪流坐莊式獎勵。要考慮人員的不同特點和工作不同性質,建立不同的獎勵等級,設立多樣的激勵榮譽體系,開展差別化獎勵;重獎那些對工作有巨大貢獻的人,用事業留人、以激勵勵人,堅持杜絕“干多干少一個樣、干好干壞一個樣”。當然,獎勵的形式可以多樣,給予更高層次的培訓也是對員工的一種福利,因此,這些福利要多惠及那些綜合素質高、工作能力強、個人業績突出的員工。通過干部任用、提拔和崗位安排等多形式價值肯定,使優秀員工更愿意為組織多做貢獻。其次,上級領導或者管理者要充分信任和尊重下屬。多一些指導,少一些指責;多一些鼓勵,少一些呵斥;多一些溝通,少一些臆;多一些實干,少一些空喊。養成教練式領導方式。管理中堅持人性化,多開展談話交心活動。建立上級與下級談層層談心制度,同級與同級談橫向溝通制度,發揚黨的優良傳統,開展好“五必訪”、“六必談”等暖心活動,把組織的關心直接送到員工心里。第三,領導者自身素養須持續提升。環境在不斷地變化,上級要求也在不斷地提高,工作條件也在不斷的改變,領導人要讓自己成為某一領域的行家里手,在工作中成為員工學習的榜樣,就應該不斷提升職業素質,提高個人修養,遵守規章制度,嚴格約束自己,做到以身作則,率先垂范,全心工作,用扎實的工作業績來提升自我影響力,提升個人人格魅力,提高下屬對自己的認同感,起到示范引領作用。
二、建立和諧的工作環境需要每個人自覺參與
任何組織要實現辦公室文化和諧,要求每位員工在心態、行為上與組織總體目標一致,樹立大局、責任、規則、協作意識。同時,每個個體必須融入總體目標的實現,以建立起真正的團隊,并且把每個人的努力融合為共同的力量。企業的每一分子都有不同的貢獻,但是所有的貢獻都必須為了共同的目標。他們的努力必須凝聚到共同的方向,他們的貢獻也必須緊密結合為整體,其中沒有裂痕,沒有摩擦,也沒有不必要的重復努力。作為優秀的員工,在建設和諧辦公室文化中,一是要培養自己顧全大局的意識。作為一名員工,應該認識到組織的利益高于一切。在任何情況下,員工都必須把維護組織利益當作首要任務。組織的績效要求每一項工作必須以達到企業整體目標為目標,尤其是每一位管理者都必須把工作重心放在追求組織整體的成功上。維護組織利益包括許多方面,比如顧全大局、維護部門利益、堅決抵制破壞單位利益或形象的行為、正確處理個人與組織利益的關系等等。二是增強責任意識。責任意識是一種自覺意識,是清楚明了什么是責任,在自覺、認真地履行社會職責和參加社會活動過程中,把責任轉化到行動中去的心理特征。有了責任意識,再危險的工作也能減少風險;沒有責任意識,再安全的崗位也會出現險情。責任意識強,再大的困難也可以克服;責任意識差,很小的問題也可能釀成大禍。三是增強規則意識。規則意識是指發自內心的、以規則為自己行動準繩的意識。比如說遵守校規、遵守法律、遵守社會公德、遵守游戲規則的意識。拿排隊做個比方:排隊的次序是法治,每個人都可以排隊是民主,那么每個人都愿意排隊就是規則意識。沒有規矩,不成方圓。作為單位的一員,要遵守組織的有關規則,從而實現組織運轉有序、內部人際關系和諧。四是增強團隊協作能力。所謂團隊協作能力,是指建立在團隊的基礎之上,發揮團隊精神、互補互助以達到團隊最大工作效率的能力。對于組織的成員來說,不僅要有個人能力,更需要有在不同的位置上各盡所能、與其他成員協調合作的能力。如果我們能與同事、領導之間形成和諧的信賴關系,那么我們和同事、領導相處的氣氛就會更融洽,更有助于形成相互尊重、理解的工作氛圍和友好寬松的工作環境,可以最大限度地發揮我們的聰明才智和工作熱情。
三、管理好自己,促進組織環境和諧
管理的核心在于管理好自己,管理自己是為了讓自己適應環境,讓環境接受自己,更好地為自己的工作營造積極友善氛圍,通過把個人成長目標與組織發展目標相結合,使個的奮斗能夠融入和支持組織成長,以此來實現人生價值。管理好自己的一條有效途徑就是積極踐行學習型組織理念,把自己培育成一個“學習人”。因此,可以結合“四個堅持”,促進組織發展。
(一)堅持敏學慎思,培育學習力
學習型組織理論認為,學習力包括學習態度、學習能力和學習毅力。一個人有沒有學習力,就是動態衡量這個人的人才質量高低的一個標尺。學習型組織“五項修煉”中,特別強調個體“持續學習的能力”,持續學習就必須具備持續的“空杯心態”,也就謙遜的個人品格。一個人或者一個組織要具備較強的學習力,就必須做到:終身學習、團隊學習、持續學習。終身學習,就是要求組織或辦公室的成員,都能夠養成“活到老、學到老”的習慣,把學習當作一種生活方式,終身不斷地學習。團隊學習,要求組織或辦公室的全體成員,無一例外地都要學習,尤其是領導或決策層。他們是組織核心資源,他們的智慧與能力決定著組織發展方向和命運歸宿,更需要參與學習;同時,要不但重視個人學習和個人智力的開發,更要強調辦公室人員間的集體智力。在學習型組織中,團隊是最基本的學習單位,團隊本身應理解為彼此需要他人配合的一群人。辦公室的工作目標,主要通過辦公室成員的個人努力與團隊合作來達到的。學習型組織就是要求每一個團隊,能夠通過保持學習的能力,及時消除前進道路上的障礙,不斷突破組織成長的瓶頸與極限,不斷自我超越,實現持續創造。持續學習,還體現在每個辦公室成員的“在工作中學習、在學習中工作”,并做到“學后有新行為”,持續的耐力和持久毅力,使學習不斷,創新不止。辦公室團隊中的個人,還要養成“甘當學生”的謙虛品格。“虛心使人進步,驕傲使人落后。”偉人的教誨與至理名言,道出了學習作為一種謙虛的態度,它也是一種境界和一種胸懷,更是一種豁達和開朗人生態度。這是做人的深層次的智慧和處理人際關系的有效策略,它有利于與他人建立起良好工作關系,可見謙虛的品格,就是一種為人處世的智慧。老子曰:“以其終不自大,故能成為大。”必懷若谷、品格謙虛的人,往往最后是偉人君子,因為其人格影響力,使追隨者眾。孔子又曰:“知之為知之,不知為不知,是知也。能為是能為,不能是不能,是能也。”這也是一種謙虛的表現。一個人不可能“生而知之”,也不可能是知天文下知地理,上下五千年,古今中外都知曉,在工作中生活中必須有“三人行,必有我師焉”的胸懷。知道自己的不足,承認自己的差距,平易近人,不恥下問,善于借助他人的智慧彌補自己知識與能力方面的不足。虛心求教可不是一件容易做到的事,必須平和民心態,甘當學生,胸襟開闊,志向遠大,才能保持冷靜,取人之長補己之短,才能聽得進不同意見,開展平等交流,才不會以勢欺人,盛氣凌人,才能和諧相處,爭取到更多更好的支持性資源,營造出和諧安寧的辦公室文化。
(二)堅持集體意志,形成協同力
組織的偉大就在于它是一般的個體組合而成,通過不同分工,共同協作達成目標,完成個人無法實現的目標。所以,一個協作有序的團隊一定能激發出其成員潛力,使組織中每個人都能發揮各自最有效的作用。組織中的個體都能培育出協作支持意識,形成集體意志,共同完成任務。這就是團隊精神的力量!協同合作是團隊精神的核心內容之一,它是任何一個組織力量迸發的源泉。當團隊成員建立在相互信任基礎上,人人都會為組織目標的實現而無私奉獻,團隊成員之間也會因此互為支持。世界上沒有完美的個人,只有無敵的團隊。一個堅強有力的團隊,一定是一個強調協同的組織,一個團隊的工作氣氛融洽與否,直接關系到團隊的戰斗力和工作合力。當一個團隊每一個個體的能力通過協作而互為補充、相互協作時,就能造就出這個團隊意想不到的績效。這就是集體意志的力量!如果團隊集體中的每位成員都能“對著鏡子照自己,推開窗戶欣賞別人”,克服自己的不足,欣賞別人優點,那么,集體協作就會變得順暢,團隊的工作效率也會顯著提高。集體協作精神,又是一種大局意識、服務意識、團隊意識的集中體現。這種協作精神,其基礎就是尊重個人,它是以人為本的,個體的興趣和成就,都會在這里得到張揚與展示。集體意志的核心表現為人與人之間的協同協作,使組織產生強大的向心力、凝聚力,它折射出團隊的一種現象:那就是個人利益和組織利益的高度統一。集體意志與團隊合作,并不要求團隊成員以犧牲自我來換取成就,相反,它幫助員工在團隊的支持下,任意揮灑個性,充分發揮個人特長,在這種個體意志充分表達的過程中,保證了組織目標的超預期達成,這種集體的協作意愿和協作方式,也就自然產生出了內生動力。集體意志與團隊協作,是組織協同文化,它是組織文化中最健康的那一部分。優秀的管理往往總是這樣:通過合適組織形態將團隊中的每個人,恰當地安排在合適的崗位,使“合適的人到合適的崗位,合適的工作由合適的人來做”,充分發揮著團隊集體的強大潛能。所以,一個和諧而優秀的組織,需要有恰當的管理,激發員工積極的職業心態與無私奉獻精神。集體意志與團隊協作,本質上還是是群體奉獻。讓員工自覺地產生這種奉獻,同樣需要一個有一定的挑戰性、值得員工期待的、讓人興奮的的目標。有了目標———團隊成員共同的追求,才能激發出團隊強大的動能和每一個成員的奉獻精神。集體意志與團隊協作,還強調團隊成員之間形成了一種學習分享機制,在其中,每個人都可以不斷地展示自己的優點,吸取其他成員的優點,分享每個人成功的喜悅與失敗的感慨,也都可以分享到解決問題與戰勝困難的信息,在這種和諧團隊集體中,成員的智慧和團隊的力量,將發揮得淋漓盡致。
(三)堅持有效溝通,提高認同力
團隊是一個集合體,它是由單個個體組合而成。一個和諧辦公室也是如此。和諧的辦公文化同樣需要向心力、凝聚力,這種向心力、凝聚力就是一個個松散的個體集合,通過協作互助,形成合力、產生影響力的具體體現。團隊的凝聚力,主要源于團隊成員自覺的內心動力,來自團隊成員達成共識的價值觀。團隊中一個個的個體必須融入組織和團隊,而這種個體的自覺融入,依賴于團隊的運行協同力,因為如此,團隊成員才會主動作為、敢于作為、有所作為。形成合力,有所作為,基礎是團隊的有效溝通,這種溝通一定是傾聽、是送達、是協調、是反饋。團隊溝通是團隊形成內部和諧工作有序的潤滑劑。在辦公室里,成員之間天天打交道,每個人也必須面對辦公室團隊,要讓大家目標一致,溝通就是最有效的途徑。團隊成員在一起工作,在一起分享,在一起成長,或快樂或悲傷,或沉靜或張揚,都是依賴在團隊中能夠有所作為,且團隊整體也可以有所成就,大家享受工作的快樂而如此。無論是成與敗,都是這個團隊成員所共有。所以。大凡積極向上的團隊,都有賴于它的成員能真誠地溝通和充分地交流。如果員工之間“沉默少言”,不進行交流、溝通,各自唱“獨角戲”,辦公室或者其他組織形式,就會變成一盤散沙,和諧辦公文化也就難以形成。溝通是管理的職能之一,它是一種管理能力。怎么做好團隊溝通呢?可以重視以下幾個工作原則:一是要主動溝通。主動就是對本體的要求,是從自己出發的態度。主動溝通與被動溝通的結果大相徑庭,主動溝通給人以誠實感,容易讓人接受,被人信任和理解,有利于建立人脈關系網,消除誤解和隔閡,它還會讓主動溝通都無意中處于主導地位。二是溝通必須分清場合,在不同場合采用不同的溝通方式。第三,理解尊重他人,學會換位思考。此外,還應注意表達的細節,注意體態語言的使用。總之,善于溝通要做到:敢于溝通,勤于溝通,善于溝通。
(四)堅持目標導向,體現價值力
沒有目標的組織,缺乏引導力,組織的成員也就沒有方向感,大家做事就會失去合力。所以,和諧辦公室作為一個組織必須確立正確的目標,才能使辦公室人員瞄準一個點發力。而作為辦公室中的一員,首先要圍繞組織目標,確定自己的定位,理解自己的工作價值,知道自己的使命責任是什么,并尋找出自己在這個團隊中存在的價值是什么。在“正確地做事”之前,選擇“做正確的事”,這就是所謂的價值導向,或者叫目標管理。一個人有了目標,有了方向,有了追求,就會做到自我控制,就會不斷約束自己,讓自己符合組織發展的要求。要建立和諧辦公室文化,要求辦公室員工將個人的工作目標與組織的發展目標結合起來,讓工作有價值。沒有目標的組織,其員工的工作常常中免勞而無功、“有苦勞無功勞”,“一年下來不知道忙些什么”,就是指缺乏目標的組織成員狀態。所以,我們要建立和諧辦公室文化,組織目標的確定,個人目標與組織目標的融合,是必不可少的。員工要樹立自己的工作目標,確定個人的職業追求。要了解組織的發展目標,融個人目標于組織目標之中。只有這樣,辦公室員工才可能在工作中全力以赴、積極奉獻,努力創造優秀業績。和諧辦公室文化,也需要優秀的職業精神,有了這種精神,就會為組織目標實現投入精力,開發潛力,為辦公室工作做出盡可能多的貢獻。在實現組織目標的過程中,實現個人的價值體現。個人成長與組織發展實現“雙贏”,和諧共進。實現和諧辦公室文化,需要辦公室成員真正做到:目標管理,自我控制。
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作者:羅瑋 盧秀蘭 單位:江西廣播電視大學 南昌航空大學科技學院