物流管理中采購成本約束手段范文

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摘要］本文簡要論述了企業(yè)要控制采購成本，首先要建立完善的采購制度，又詳細介紹了控制采購成本的手段和方法，例如：集中采購、聯(lián)合采購、第三方采購、全球采購、提高產(chǎn)品附加值及戰(zhàn)略采購等，另外，還必須加強對采購人員的培訓和考評。

［關鍵詞］采購采購成本采購員控制供應價格降低集中采購聯(lián)合采購第三方采購戰(zhàn)略采購培訓

引言

控制采購成本對一個企業(yè)的經(jīng)營業(yè)績至關重要。采購成本下降不僅體現(xiàn)在企業(yè)現(xiàn)金流出的減少，而且直接體現(xiàn)在產(chǎn)品成本的下降、利潤的增加，以及企業(yè)競爭力的增強。由于材料成本占生產(chǎn)成本的比例一般為20—30%，高的達到50％左右，因此，控制好采購成本并使之不斷下降，是一個企業(yè)不斷降低產(chǎn)品成本、增加利潤的重要和直接手段之一。筆者所在企業(yè)在過去的幾年里，加強采購成本的管理和控制，完善采購管理制度，使總體采購成本下降7％以上，再加上對生產(chǎn)環(huán)節(jié)材料消耗的控制，使企業(yè)的整體生產(chǎn)成本下降了近20％，取得了良好的經(jīng)濟效益。

現(xiàn)結合所在企業(yè)的具體做法，論述如何對采購成本進行控制。

一、建立、完善采購制度，做好采購成本控制的基礎工作采購工作涉及面廣，且主要是和外界打交道，因此，如果企業(yè)不制定嚴格的采購制度和程序，不僅采購工作無章可依，還會給采購人員提供暗箱操作的溫床。完善采購制度要注意以下幾個方面：1、建立嚴格的采購制度。建立嚴格完善的采購制度，不僅能規(guī)范企業(yè)的采購活動、提高效率、杜絕部門之間扯皮，還能預防采購人員的不良行為。采購制度應規(guī)定物料采購的申請、授權人的批準權限、物料采購的流程、相關部門（特別是財務部門）的責任和關系、各種材料采購的規(guī)定和方式、報價和價格審批等。具體包括：(1)采購計劃的編制、報批、比價訂貨、入庫驗收、結算等工作必須分工負責，嚴格履行各自的工作職責。(2)采購人員除特殊的特別授權外，均按批準的物資品種、型號規(guī)格(圖號)、數(shù)量、生產(chǎn)廠家以及安全標準證等進行調(diào)價、比價采購，不得擅自更改采購合同內(nèi)容。(3)除零星物資采購外，采購業(yè)務需簽訂采購合同，按程序要求經(jīng)審批和報批后執(zhí)行。(4)采購貨款必須經(jīng)過審核與合同相符后，按公司資金平衡計劃指標，由物資公司具體安排方可付款結算。(5)采購貨款除特殊的小額采購外，必須通過公司財務部結算。2、建立供應商檔案和準入制度。對企業(yè)的正式供應商要建立檔案，供應商檔案除有編號、詳細聯(lián)系方式和地址外，還應有付款條款、交貨條款、交貨期限、品質評級、銀行賬號等，每一個供應商檔案應經(jīng)嚴格的審核才能歸檔。企業(yè)的采購必須在已歸檔的供應商中進行，供應商檔案應定期或不定期地更新，并有專人管理。同時要建立供應商準入制度。3、建立價格檔案和價格評價體系。企業(yè)采購部門要對所有采購材料建立價格檔案，對每一批采購物品的報價，應首先與歸檔的材料價格進行比較，分析價格差異的原因。如無特殊原因，原則上采購的價格不能超過檔案中的價格水平，否則要做出詳細的說明。4、建立材料的標準采購價格，對采購人員根據(jù)工作業(yè)績進行獎懲。財務部對所重點監(jiān)控的材料應根據(jù)市場的變化和產(chǎn)品標準成本定期定出標準采購價格，促使采購人員積極尋找貨源，貨比三家，不斷地降低采購價格。標準采購價格亦可與價格評價體系結合起來進行，并提出獎懲措施，對完成降低公司采購成本任務的采購人員進行獎勵，對沒有完成采購成本下降任務的采購人員，分析原因，確定對其懲罰的措施。5、建立完善的物資采購流程。一般來說，物資采購需設置采購總負責人、詢價員、合同員、采購員和庫管員等五個崗位；采購總負責人全面負責材料的采購管理，依據(jù)材料需用計劃和崗位目標責任成本的管理規(guī)定等，制定并執(zhí)行采購計劃，協(xié)調(diào)并充分利用內(nèi)部資源，最終高效低成本地采購到所需要物資；詢價員主要負責按計劃探詢市場中定向物資的信息，書面提供給采購負責人和采購員，同時進行文檔的存檔管理；合同員的職責就是管理合同文件，隨時監(jiān)督合同執(zhí)行情況；采購員的職責更多的是具體按合同，以指定的價格和數(shù)量執(zhí)行采購任務；庫管員的主要職責是按標準驗收材料入庫，材料進場后，合理規(guī)劃存放和使用，盡可能的減少儲存成本，做好庫房的管理。

二、降低材料成本的方法和手段

策略一：集中采購——采購規(guī)模優(yōu)勢更大化通過采購量的集中來提高議價能力，降低單位采購成本，這是一種基本的戰(zhàn)略采購方式。許多國內(nèi)企業(yè)紛紛建立集中采購部門或貨源事業(yè)部，對公司的生產(chǎn)性原料或非生產(chǎn)性物品進行集中采購規(guī)劃和管理，這在一定程度上減少了采購物品的差異性，提高了采購服務的標準化，減少了后期管理的工作量。但集中采購也增加了采購部門與業(yè)務部門之間的溝通和協(xié)調(diào)的難度，增加了后期調(diào)配的難度。集中采購的優(yōu)勢在家電行業(yè)同樣顯現(xiàn)。要做到集中采購，聽起來容易做起來難，有時不單單靠公司采購部一個部門能夠完成，同時還須其他部門的通力合作。電纜是海爾集團眾多產(chǎn)品中都要使用的材料，為了做到集中采購，采購部門和產(chǎn)品設計部門通力合作，對空調(diào)、洗衣機、電冰箱等產(chǎn)品所用到的電纜進行了統(tǒng)一的重新設計，能夠標準化的標準化，能采用通用部件的盡量使用通用部件。通過這些措施，海爾集團所采購的電纜由原來的幾百種減少為十幾種。采購產(chǎn)品種類減少，才能順理成章地實現(xiàn)集中采購。據(jù)透露，僅此一項改進，就使得海爾集團在電纜采購上節(jié)約了大概20%的成本。策略二：聯(lián)合采購——中小企業(yè)聯(lián)合抵御風險集中采購基本是一個大企業(yè)把采購上的規(guī)模優(yōu)勢更大化的手段。沒有多品類的產(chǎn)品線，產(chǎn)品銷量沒有達到一定規(guī)模，根本不可能實現(xiàn)集中。在采購價格問題上，小企業(yè)便處于相對的被動地位，但這并不意味著眾多的中小企業(yè)在控制采購成本上無路可走。跨企業(yè)的聯(lián)合采購就不失為一種降低成本的方法。在可能的情況下，中小企業(yè)尤其可以考慮組織或加入采購聯(lián)盟。策略三：第三方采購——中國企業(yè)尚未接受顧名思義，第三方采購是企業(yè)將產(chǎn)品或服務采購外包給第三方公司。國外的經(jīng)驗表明，與企業(yè)自己進行采購相比，第三方采購往往可以提供更多的價值和購買經(jīng)驗，可以幫助企業(yè)更專注于核心競爭力的挖掘。現(xiàn)在美國各行業(yè)都有這樣的采購聯(lián)盟。美國地方政府采購聯(lián)盟是一個第三方采購組織，有7000多政府機構加入了這個采購組織，直接采購成本降低了15%以上。Amerinet是美國最大的醫(yī)院和診所的采購組織，平均能為其客戶創(chuàng)造近20%的采購成本下降。然而，國內(nèi)企業(yè)對通過第三方采購來降低成本的前景并不樂觀。因為采購外包會將公司的采購利益和經(jīng)驗教給其他公司，這會損害企業(yè)的競爭優(yōu)勢。而且各個企業(yè)通過第三方機構來進行聯(lián)合采購，只能構成機會型聯(lián)盟，彼此之間的利益很難長時間維持。策略四：全球一家，——增加企業(yè)的底氣同是受到原材料漲價的威脅，能夠實現(xiàn)國際采購的企業(yè)明顯表現(xiàn)出更強大的競爭力。去年10月，因為鋼材漲價，業(yè)內(nèi)風傳家電產(chǎn)品因為成本增加要提高售價。就在那時，日本松下公司卻逆市而動，宣布松下公司旗下的洗衣機產(chǎn)品降價。當時就有專家指出，松下公司之所以有底氣降價，主要是因為它的全球采購網(wǎng)絡，使得它的材料成本低于中國同類企業(yè)。策略五：提高產(chǎn)品附加值——解決問題還需從長計議當原材料漲價導致成本吃緊之后，企業(yè)才開始采取上面這些優(yōu)化供應的措施，其實都是亡羊補牢。很難有立竿見影的效果。這時可以另辟蹊徑，在產(chǎn)品另一端做文章。因為，通常越是產(chǎn)品附加值高的生產(chǎn)企業(yè)，對原材料漲價的態(tài)度都比較平和。越是原材料成本占的比例高，產(chǎn)品附加值越小，原材料漲價對企業(yè)的沖擊越大。要增加產(chǎn)品附加值，可以從兩個方面著手：一是增加產(chǎn)品的技術附加值，一是增加產(chǎn)品的品牌附加值。產(chǎn)品品牌附加值增加，主要是“差異化”企業(yè)的同質化經(jīng)營，是造成供需矛盾的結構性原因，而供大于求又造成了終端消費產(chǎn)品只能實行低價策略，根本沒有預留進一步降價的空間。所以對原材料漲價基本沒有多少承受能力。改變這種狀況，惟一的途徑還是要實行差異化的產(chǎn)品戰(zhàn)略。策略六：實行戰(zhàn)略成本管理思想——指導采購成本的控制1、估算供應商的產(chǎn)品或服務成本。我們以前的采購管理只是過多強調(diào)公司內(nèi)部的努力，而要真正做到對采購成本的全面控制，僅靠自己內(nèi)部的努力是不夠的，應該對供應商的成本狀況有所了解，只有這樣，才能在價格談判中占主動地位，要與供應商建立長期的合作關系，確立互贏的合作基礎，就不能在談判中把供應商逼到賠錢的地步。2、對競爭對手進行分析。對競爭對手進行分析的目的是要明確我方與競爭對手相比的成本態(tài)勢如何。我們的優(yōu)勢在哪里，對手的優(yōu)勢在哪里，優(yōu)勢和劣勢的根源是什么，是源自于我們與競爭對手戰(zhàn)略上的差異，還是源自于各自所處的不同環(huán)境，或是企業(yè)內(nèi)部結構、技術、管理等一系列原因。然后從消除劣勢，保持優(yōu)勢入手，制定在競爭中戰(zhàn)勝對手的策略。通過對競爭對手的分析，找到努力的方向，在競爭中保持先機。3、優(yōu)化采購流程和方式。要進一步降低成本，還可以從優(yōu)化軟的管理環(huán)境著手。

三、加強對采購人員業(yè)務素質的全面提高

1、業(yè)務學習和員工培訓。對采購各崗位人員的培訓包括：業(yè)務培訓（包括采購知識和采購技巧的培訓）、法律常識培訓、公司制度培訓等等。業(yè)務培訓重在提高業(yè)務能力，比如采購的流程管理、經(jīng)濟采購量的確定、如何在新形勢下做好采購詢價等等；而法律常識培訓和公司制度培訓則重在環(huán)境上約束非正常行為，清楚和明確采購腐敗的風險成本。2、建立績效考評制度。公司應對各崗位成績進行考評，引進和制定科學的管理方法即績效考核的標準是非常重要的，它可以不斷促進采購管理的各環(huán)節(jié)的持續(xù)改進，對有效的工作給予肯定和鼓勵，對其他一些非增效工作就給予客觀性的評定。評定采購能力的基本項目與評定方法如下表所示；

參考書籍：

《倉儲經(jīng)營管理》---趙濤北京工業(yè)大學出版社《采購就是這么簡單》---尹強中國時代經(jīng)濟出版社《企業(yè)物流管理》---萬志堅廣東經(jīng)濟出版社《企業(yè)物資管理與物資成本控制務實手冊》---陳遠清哈爾濱地圖出版社（注:本文中所涉及到的圖表、注解、公式等內(nèi)容請以PDF格式閱讀原文）

控制采購成本的幾種策略

策略一：集中采購———采購規(guī)模優(yōu)勢更大化“漲”聲一片之中，考慮如何控制采購成本，很容易想到的解決之道是采取集中采購。以鋼筋、水泥、混凝土為主要原材料的房地產(chǎn)業(yè)，深受原材料價格上漲的拖累，已經(jīng)開始采取措施，加強集中采購、集中管理進貨。北京一位地產(chǎn)公司的老總對記者講，目前我國建筑企業(yè)鋼材進貨還比較分散。一些企業(yè)的進貨權是分散到項目部甚至項目經(jīng)理一級的，而且每批的進貨數(shù)量不大。如果公司統(tǒng)一采購鋼材，然后根據(jù)各工程的需要統(tǒng)一調(diào)配，不僅可以做到大批進貨節(jié)約成本，更可以通過分析市場趨勢決定是否應儲備鋼材，從而規(guī)避價格上漲帶來的風險。集中采購的優(yōu)勢在家電行業(yè)同樣顯現(xiàn)。海爾集團采購部一位張姓經(jīng)理告訴記者，整個集團光是通過對鋼板、化工物料、電子零部件等大宗原材料實行集中采購，就為公司節(jié)省成本達到20%到30%.針對本次漲價風潮，海爾集團特別提出了“四大”集中采購策略，即“大訂單、大客戶、大市場和大資源。”然而，要做到集中采購，聽起來容易做起來難，有時不單單靠公司采購部一個部門能夠完成。張經(jīng)理給記者舉了一個例子。電纜是海爾集團眾多產(chǎn)品都要使用的部件，為了做到集中采購，采購部門和產(chǎn)品設計部門通力合作，對空調(diào)、洗衣機、電冰箱等產(chǎn)品所用到的電纜進行了統(tǒng)一的重新設計，能夠標準化的標準化，能采用通用部件的盡量使用通用部件。通過這些措施，海爾集團所采購的電纜由原來的幾百種減少為十幾種。采購產(chǎn)品種類減少，才能順理成章地實現(xiàn)集中采購。據(jù)透露，僅此一項改進，就使得海爾集團在電纜采購上節(jié)約了大概20%的成本。策略二：聯(lián)合采購———中小企業(yè)聯(lián)合抵御風險中集集團在集裝箱制造領域是行業(yè)里的領先者，記者采訪該集團采購部李小姐時，談到集中采購的問題，李小姐直言不諱地指出，集中采購基本是一個大企業(yè)把采購上的規(guī)模優(yōu)勢更大化的手段。沒有多品類的產(chǎn)品線，產(chǎn)品銷量沒到一定規(guī)模，根本不可能實現(xiàn)集中。所以，在集中采購方面，中集的競爭力相對比較強。這話聽起來有些殘忍，但眾多中小企業(yè)管理者比較認同。天合寧波電子緊固裝置公司黃經(jīng)理告訴記者他的看法，“規(guī)模的大小直接決定了企業(yè)在產(chǎn)業(yè)鏈的話語權，大眾、神龍等客戶端的大企業(yè)拼命壓迫我們降低價格，我們只能唯唯諾諾地接受；但當我們要從比我們更小的零部件企業(yè)采購時，我們的腰板也是挺得硬硬的。”“大魚吃小魚，小魚吃蝦米。”黃經(jīng)理仿佛一語道破。沃頓咨詢公司的陳司星則認為，黃的說法有失偏頗。他指出，在采購價格問題上，小企業(yè)的確處于絕對的被動地位，但這并不意味著眾多的中小企業(yè)在控制采購成本上無路可走。比如，跨企業(yè)的聯(lián)合采購就不失為一種降低成本的方法。在可能的情況下，中小企業(yè)尤其可以考慮組織或加入采購聯(lián)盟。中小企業(yè)如果在原材料采購上聯(lián)合起來，就可以增加防范風險的能力。一來多家企業(yè)聯(lián)合采購，集小訂單成大訂單，增強集體的談判實力，獲取采購規(guī)模優(yōu)勢，爭得和大企業(yè)一樣的“江湖地位”；二來聯(lián)合采購的對象是原材料生產(chǎn)企業(yè)，這樣就可以擺脫商的轉手成本，通過直接與制造商交易，減少中間層次，大大降低流通成本和保障產(chǎn)品質量。策略三：第三方采購———中國企業(yè)尚未接受顧名思義，第三方采購是企業(yè)將產(chǎn)品或服務采購外包給第三方公司。國外的經(jīng)驗表明，與企業(yè)自己進行采購相比，第三方采購往往可以提供更多的價值和購買經(jīng)驗，可以幫助企業(yè)更專注核心競爭力。據(jù)周先生介紹，美國各行業(yè)都有這樣的采購聯(lián)盟。比如說，美國地方政府采購聯(lián)盟是一個第三方采購組織，有7000多政府機構加入了這個采購組織，直接采購成本降低了15%以上。Amerinet是美國最大的醫(yī)院和診所的采購組織，平均能為其客戶創(chuàng)造近20%的采購成本下降。漢普管理咨詢公司行業(yè)咨詢總監(jiān)史文月先生，對國內(nèi)企業(yè)通過第三方采購來降低成本的前景并不樂觀。“各個企業(yè)通過第三方機構來進行聯(lián)合采購，只能構成機會型聯(lián)盟，彼此之間的利益很難長時間維持。”采購發(fā)包雙方的信任也很難建立。正如IBM前任首席采購官里克特所言，“生產(chǎn)采購包含著許多提前設計工作，而你并不希望設計秘密公開給第三方，因為他們可能與其他公司分享這一信息”，甚至他還認為“采購外包會將IBM的采購利益和經(jīng)驗教給其他公司，這會損害企業(yè)的競爭優(yōu)勢。”“現(xiàn)在接受我們外部采購的客戶主要是外資企業(yè)，要讓中國企業(yè)接受第三方采購這個概念，難，很難！”吳先生不無感慨。策略四：全球一家，———增加企業(yè)的底氣同是受到原材料漲價的威脅，能夠實現(xiàn)國際采購的企業(yè)明顯表現(xiàn)出更強大的競爭力。去年10月，因為鋼材漲價，業(yè)內(nèi)風傳家電產(chǎn)品因為成本增加要提高售價。就在那時，日本松下公司逆市而動，宣布松下公司旗下的洗衣機產(chǎn)品降價。當時就有專家指出，松下公司之所以有底氣降價，主要是因為它的全球采購網(wǎng)絡，使得它的材料成本低于中國同類企業(yè)。和前面提到的天合寧波電子緊固裝置公司一樣，德爾福公司也是一家為整車廠配套的零部件企業(yè)。但記者在上海德爾福總部所觀察到的氣氛就和天合公司不一樣，看不到原材料漲價帶來的緊張和悲觀。公司物流部陳小姐特別指出，因為德爾福實現(xiàn)了真正的全球采購，可以從全球配置各種原材料資源。這在一定程度上緩解了成本增長的壓力。在利用全球材料上，值得特別提示的是稅收問題。記者在某大型家電集團了解到，除了針對本次原材料漲價風潮，集團特別強調(diào)了保稅物資的應用。據(jù)集團采購部透露，以前對保稅物資的退稅方面的工作做得不細致，現(xiàn)在注意了這個問題，所有供應出口產(chǎn)品的進口原材料統(tǒng)統(tǒng)進行保稅，就此，集團進口的原材料節(jié)省成本約10%.策略五：提高產(chǎn)品附加值———解決問題還需從長計議“當原材料漲價導致成本吃緊之后，企業(yè)才開始采取上面這些優(yōu)化供應的措施，其實都是亡羊補牢。很難有立竿見影的效果。”漢普的史先生說，“倒不如在產(chǎn)品那一端做文章。”史先生的觀點和記者不謀而合。因為，通過采訪記者觀察到，通常越是產(chǎn)品附加值高的生產(chǎn)環(huán)節(jié)，對原材料漲價的態(tài)度都比較平和。越是原材料成本占的比例高，產(chǎn)品附加值越小，企業(yè)對原材料漲價越在乎。要增加產(chǎn)品附加值，一個是增加產(chǎn)品的技術附加值，一個是增加產(chǎn)品的品牌附加值。吳廣總經(jīng)理尤其提到增加產(chǎn)品技術附加值，他不無艷羨地告訴記者一個故事。說他不久前看到伊萊克斯的一款新型智能吸塵器，售價高達13600元。后來經(jīng)過他和專家估算，這款智能吸塵器的原材料成本價格約為300元，還不及最終售價的零頭。“有那么高的利潤空間，成本增加多少都不怕。”吳廣說。產(chǎn)品品牌附加值增加，主要是做到“差異化”。按照史顧問的說法，企業(yè)同質化經(jīng)營，是造成供需矛盾的結構性原因，而供大于求又造成了終端消費產(chǎn)品只能實行低價策略，“根本沒有預留進一步降價的空間。所以對原材料漲價基本沒有多少承受能力。”改變這種狀況，惟一的途徑還是要實行差異化的產(chǎn)品戰(zhàn)略。周德科強調(diào)，無論采取何種措施來消化成本增加的影響，都不意味著這些措施僅僅是解決供應成本漲價的問題，恰恰相反，對任何有進取精神的企業(yè)來說，成本最小化、銷售最大、效率最高，都是一個日常工作中不斷完善的過程。其實企業(yè)在衰弱和興盛時的管理存有不少共通之處。