論財務(wù)共享模式下的企業(yè)內(nèi)部控制范文

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摘要：以金螳螂建筑裝飾股份有限公司財務(wù)共享服務(wù)中心為例，結(jié)合COSO內(nèi)部控制五要素和財務(wù)共享服務(wù)的相關(guān)理論，通過分析財務(wù)共享模式下該公司在控制環(huán)境、風險評估、控制活動、信息溝通、內(nèi)部監(jiān)督五方面遇到的問題，提出轉(zhuǎn)變觀念加強溝通、提高執(zhí)行力完善信息平臺、完善流程優(yōu)化檔案管理、構(gòu)建內(nèi)部溝通機制、優(yōu)化監(jiān)督體系完善績效考核制度等建議，希望為正在實施或即將實施財務(wù)共享模式的企業(yè)內(nèi)部控制優(yōu)化提供借鑒。

關(guān)鍵詞：財務(wù)共享模式；內(nèi)部控制；COSO框架

一、引言

20世紀80年代，美國的福特公司率先開創(chuàng)了財務(wù)共享模式，在歐洲建立了第一個財務(wù)共享服務(wù)中心。蘇州金螳螂建筑裝飾股份有限公司（以下簡稱“金螳螂”）是一家以室內(nèi)裝飾為主，融幕墻、家具、景觀、藝術(shù)品、機電設(shè)備安裝等為一體的專業(yè)化裝飾集團。引入新型財務(wù)管理模式，沖擊了企業(yè)原有的內(nèi)部控制體系。

二、文獻綜述

（一）國外研究現(xiàn)狀Schulman（1999）提出，共享服務(wù)是將公司內(nèi)分散的資源進行重新配置，為內(nèi)部客戶提供專業(yè)化服務(wù)，提升企業(yè)價值以實現(xiàn)企業(yè)價值最大化。IanPHerbert等（2012）認為，在財務(wù)共享模式下，企業(yè)的組織結(jié)構(gòu)、業(yè)務(wù)流程和財務(wù)職能發(fā)生了改變，財務(wù)人員需要認清自身的定位。

（二）國內(nèi)研究現(xiàn)狀陳楚天（2012）認為，采用財務(wù)共享模式時會遇到選擇該模式的戰(zhàn)略風險、初始投資額沉沒的風險、溝通不暢的風險以及與原有組織文化沖突的風險。楊柏貞（2013）提出，企業(yè)在實施財務(wù)共享模式時應(yīng)對原有的信息系統(tǒng)進行改造，在系統(tǒng)運行中結(jié)合內(nèi)部控制的要求，提高信息質(zhì)量。

（三）文獻述評從國內(nèi)外的研究中可看出，引入財務(wù)共享模式提高了企業(yè)財務(wù)工作效率，同時也給內(nèi)部控制帶來了新的風險。現(xiàn)階段，國內(nèi)外學者對財務(wù)共享服務(wù)中心的研究多數(shù)從構(gòu)建和運營模式的角度出發(fā)，然而對財務(wù)共享模式下日常運營的內(nèi)部控制產(chǎn)生的風險研究較少。

三、財務(wù)共享模式下“金螳螂”內(nèi)部控制存在的問題

（一）控制環(huán)境存在的問題1.員工內(nèi)控意識薄弱財務(wù)共享模式下崗位分工更加精細，每個員工只熟悉自己崗位負責的工作內(nèi)容，對后續(xù)流程的處理過程了解不多，整體觀念淡薄，難以對財務(wù)共享服務(wù)中心（以下簡稱財務(wù)中心）的內(nèi)控建設(shè)提出更好的意見。2.業(yè)務(wù)部門與財務(wù)部門分離“金螳螂”財務(wù)中心的工作人員對公司業(yè)務(wù)部門的具體工作了解有限，導致審核人員難以對業(yè)務(wù)發(fā)生的真實性作出合理的判斷。此外，還存在子分公司和當?shù)氐谌綑C構(gòu)串通虛假報銷套取費用的可能性。3.財務(wù)人員整體素質(zhì)有待提升“金螳螂”財務(wù)中心缺少員工培訓的長效機制，無法滿足部門的長遠發(fā)展和員工專業(yè)技能提升的需要。

（二）風險評估存在的問題1.風險管控效果不明顯“金螳螂”財務(wù)中心下設(shè)運維部，風險管控多數(shù)情況下停留在業(yè)務(wù)層面，對流程中的風險隱患沒有給予足夠的關(guān)注。2.職業(yè)發(fā)展“瓶頸”，加速人才流失在財務(wù)共享模式下，每個崗位的員工工作內(nèi)容比較固定。長時間單一重復的工作容易加重財務(wù)人員的倦怠情緒，同時績效考核制度難以激發(fā)員工工作的積極性。許多員工認為難以提升自己的專業(yè)技能，看不到職業(yè)發(fā)展前景而選擇跳槽，加速了財務(wù)人員的流失。3.系統(tǒng)安全隱患在財務(wù)共享模式下，所有子分公司的賬務(wù)處理全部匯總到總部集中進行處理，共享中心每天都有上千份單據(jù)需要處理，這對信息系統(tǒng)來說是一個考驗。“金螳螂”的財務(wù)共享平臺常因為待處理工作量過多而出現(xiàn)系統(tǒng)錯誤，嚴重影響財務(wù)人員的工作效率。

（三）控制活動存在的問題1.業(yè)務(wù)流程不合理以費用報銷流程為例，員工在財務(wù)共享平臺提交報銷申請后將單據(jù)實物送至財務(wù)中心，影像系統(tǒng)對附件進行掃描后由部門負責人進行層層初審，審批通過后由財務(wù)中心工作人員進行審核，審核復核雙重通過后，報銷單在系統(tǒng)中到達資金支付節(jié)點。多重的審核起到了規(guī)避風險的作用，但同時也降低了效率。還有很多子分公司的行政助理為了減少退單率，在單據(jù)實物送至財務(wù)中心前又進行了書面審核，反而延遲了審批進程，違背了采用財務(wù)共享模式提升效率的初衷。2.票據(jù)管理困難在財務(wù)共享模式下，票據(jù)保管的完整性面臨著巨大的考驗。由于“金螳螂”的子分公司分散在全國各地乃至海外，使得原始單據(jù)在送達財務(wù)中心前需要經(jīng)過數(shù)次周轉(zhuǎn)，在報銷單上粘貼不牢的附件容易丟失。在實際工作中，因票據(jù)丟失財務(wù)人員和業(yè)務(wù)人員之間互相推諉責任的情況時常發(fā)生。在紙質(zhì)問題單據(jù)已被退回、而報銷人員又在系統(tǒng)中重新發(fā)起流程的情況下，如果單據(jù)郵寄的時間較長，會拉長整個財務(wù)中心的流程。

（四）信息與溝通存在的問題1.跨部門信息傳遞不暢報銷制度的更新通知、報銷平臺的操作說明往往由財務(wù)中心的員工通過釘釘?shù)绒k公平臺發(fā)送至子分公司行政助理，由其整理后向所屬部門員工進行傳達。然而許多信息在向下傳達的過程中存在時間的延誤，導致其他部門的人員無法快速準確地獲得財務(wù)中心的最新規(guī)定，財務(wù)人員在處理單據(jù)發(fā)現(xiàn)問題后需再次與其進行溝通，加重了工作負擔。2.內(nèi)部溝通不足與傳統(tǒng)的財務(wù)核算模式相比，財務(wù)共享模式下的崗位分工更加精細，每個崗位的員工只從事財務(wù)流程中非常小的一個環(huán)節(jié)。由于缺乏科學有效的輪崗機制，每個崗位的員工對其他崗位的工作內(nèi)容了解不多。而日常工作中又需要各崗位員工的相互配合，遇到問題時經(jīng)常出現(xiàn)不能及時找到相關(guān)人員解決的情況，溝通效率低下不利于財務(wù)共享模式下工作質(zhì)量的提高。

（五）內(nèi)部監(jiān)督存在的問題1.內(nèi)部審計效果不佳“金螳螂”設(shè)置了專門的內(nèi)部審計部門監(jiān)督財務(wù)中心的工作。由于內(nèi)部審計部門的人員對日常工作的細節(jié)了解有限，對重要經(jīng)濟事項和流程風險點難以把控，判斷上存在一定程度的制約，不能很好地起到監(jiān)督檢查的效果，無法真正反映財務(wù)共享模式下的工作質(zhì)量。2.績效考核制度不合理“金螳螂”財務(wù)中心考核時，重點關(guān)注的是員工每日工作量的完成情況，而對員工工作質(zhì)量的評估關(guān)注不足。許多員工形成重數(shù)量輕質(zhì)量的工作習慣，長此以往會影響財務(wù)共享模式下的工作效率和效果。

四、財務(wù)共享模式下對“金螳螂”完善內(nèi)部控制的建議

（一）完善控制環(huán)境的措施1.轉(zhuǎn)變財務(wù)人員觀念隨著“金螳螂”業(yè)務(wù)不斷擴張，財務(wù)中心的職能將不斷拓展，這就要求財務(wù)人員轉(zhuǎn)變觀念，有自主學習的意識，多接觸了解其他崗位的工作內(nèi)容。部門負責人可以多組織座談會，進行工作交流。2.加強財務(wù)部門與業(yè)務(wù)部門之間的聯(lián)系財務(wù)部門和業(yè)務(wù)部門之間存在信息不對稱的壁壘，可以定期組織財務(wù)中心與其他業(yè)務(wù)部門的工作人員交流參觀，實現(xiàn)財務(wù)與業(yè)務(wù)之間信息對稱的目的，同時財務(wù)人員也可以加強對業(yè)務(wù)發(fā)生的真實性和合理性的判斷能力。3.提高員工整體素質(zhì)一是人力部門在招聘財務(wù)共享平臺的工作人員時，要把專業(yè)技能、溝通水平等納入考量范圍。二是人力部門要組織好員工入職后的培訓工作。同時，財務(wù)中心的負責人也要關(guān)注國家財經(jīng)法規(guī)的變化，并邀請專家講座，使員工從根源上理解工作處理過程中的變化。

（二）完善風險評估的措施1.加強風險管理的執(zhí)行力財務(wù)共享平臺下設(shè)的運維部在對流程梳理的過程中應(yīng)針對每個流程的風險點設(shè)置可量化的具體標準，并按照標準嚴格進行實施。對監(jiān)測到的異常情況，要及時記錄整理并向負責人進行匯報。對財務(wù)共享系統(tǒng)中新開拓的業(yè)務(wù)、新設(shè)置的部門要及時進行屬性的維護，避免后期發(fā)現(xiàn)問題后再進行賬務(wù)處理工作的返工。2.支持員工的持續(xù)職業(yè)發(fā)展為提升財務(wù)中心工作人員的積極性，可制定定期的崗位輪替制度，既可使員工對財務(wù)共享的整體有更深的理解，增強專業(yè)技能，也能防止員工因長期從事同一崗位而形成的思維定勢。同時，因財務(wù)共享部門中基層職位居多、升職緩慢，領(lǐng)導層可在其他子分公司為財務(wù)共享平臺的員工尋求升遷機會，如選拔優(yōu)秀員工去稅務(wù)、報表等部門任職，實現(xiàn)部門之間人員的良性流動。3.完善財務(wù)共享依托的信息平臺系統(tǒng)人員應(yīng)定期對系統(tǒng)的設(shè)計和運行進行評估和改進，保證系統(tǒng)的兼容性和穩(wěn)定性，避免系統(tǒng)故障帶來的損失，實時對財務(wù)數(shù)據(jù)進行備份，為系統(tǒng)內(nèi)數(shù)據(jù)的準確性和完整性提供保障。同時，“金螳螂”也應(yīng)加大資金投入力度，為財務(wù)共享平臺系統(tǒng)的優(yōu)化提供必要的硬件和軟件支持，對網(wǎng)絡(luò)的安全性進行升級，給財務(wù)共享人員創(chuàng)造優(yōu)良的工作環(huán)境。

（三）完善控制活動的措施1.對流程進行持續(xù)優(yōu)化流程是否進行持續(xù)的后期優(yōu)化對財務(wù)共享模式下的工作質(zhì)量起到很大的影響。“金螳螂”流程處理中心可定期向財務(wù)中心的工作人員征集流程優(yōu)化建議，在流程的標準化和靈活性中取得一個平衡，實現(xiàn)業(yè)務(wù)審批和財務(wù)審批銜接的連貫性。2.完善檔案管理制度為防止原始單據(jù)在流轉(zhuǎn)過程中丟失的情況反復發(fā)生，財務(wù)中心應(yīng)建立數(shù)字化檔案平臺以完善現(xiàn)有的單據(jù)保管制度。盡量在報銷人員提交單據(jù)所在地就將單據(jù)內(nèi)的附件掃描進影像，盡量減少紙質(zhì)單據(jù)的流轉(zhuǎn)次數(shù)。同時，要明確各環(huán)節(jié)的檔案保管負責人，降低票據(jù)在周轉(zhuǎn)過程中弄丟的風險。

（四）完善信息與溝通的措施1.加強跨部門之間的溝通和交流為了加大財務(wù)共享相關(guān)制度和標準的宣傳力度，財務(wù)中心應(yīng)定期派優(yōu)秀員工去其他部門開展培訓并答疑解惑，主動建立起與其他部門的良性聯(lián)絡(luò)機制。應(yīng)樹立服務(wù)意識，可建立微信群，每天由兩三個員工負責解答其他部門員工在報銷流程等問題上的疑惑。2.構(gòu)建科學的內(nèi)部溝通機制財務(wù)中心是一個有機的整體，只有各個崗位的員工進行有效配合才能實現(xiàn)共享模式下的協(xié)同效應(yīng)。財務(wù)共享平臺的負責人可定期與員工就最近工作情況進行單獨溝通，了解員工目前的工作狀態(tài)。在業(yè)務(wù)時間組織文娛活動，也可讓不同崗位的員工之間熟悉起來。對處理工作中遇到的問題，應(yīng)要求每個員工在部門群中予以反饋；對頻繁出現(xiàn)的普遍問題，部門負責人可進行整理并匯編成應(yīng)知應(yīng)會事項分發(fā)給大家進行學習。

（五）完善內(nèi)部監(jiān)督的措施1.優(yōu)化監(jiān)督體系“金螳螂”內(nèi)部審計部門的員工可去財務(wù)共享平臺觀察整個流程的運作，同時能達成了解財務(wù)共享內(nèi)部環(huán)境的目的。實際工作中，內(nèi)審人員應(yīng)增加現(xiàn)場審計的次數(shù)以突破空間的限制。同時，可采用跟蹤審計模式，環(huán)節(jié)審計時間滯后性的問題。2.完善績效考核制度科學的績效考核制度可激發(fā)員工工作的熱情，進而提高財務(wù)共享模式下的工作效率。“金螳螂”財務(wù)中心應(yīng)在現(xiàn)有的按工作量考核的基礎(chǔ)上，增加對員工工作質(zhì)量的考核。根據(jù)財務(wù)共享的工作特點在系統(tǒng)中增加工作質(zhì)量評估的模塊。同時，也要建立配套的績效獎勵機制，在部門內(nèi)形成良性競爭氛圍。

五、結(jié)論

財務(wù)共享模式在我國起步的時間較晚，對于如何防范新型財務(wù)模式下內(nèi)部控制出現(xiàn)的風險，可以借鑒的經(jīng)驗較少。通過運用COSO內(nèi)控五要素對“金螳螂”財務(wù)中心內(nèi)部控制存在的問題進行分析，并提出對應(yīng)的優(yōu)化建議，旨在對準備或正在實施財務(wù)共享模式的企業(yè)起到一定的參考作用。

參考文獻：

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作者： 周子鈺 單位：南京審計大學