新形勢下疾控機構檔案管理的作用范文

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摘要：公共衛生安全事件將會對社會發展形成不小的沖擊，疾病控制中心應加強對疾病控制工作的控制力度，同時關注疾控機構檔案管理工作。在公共安全事件防控工作成為大眾熱議話題的今天，為在疾病等公共安全事件預防與控制方面有更好的反應速度和解決能力，疾控機構應推進檔案管理改革方面的工作，為機構各類工作提供可靠的信息，保障大眾的生命安全。

關鍵詞：新形勢；疾控機構；檔案管理；實踐

0前言

疾控機構的任務主要針對傷害、疾病及殘疾進行合理預防和控制，在此基礎上為人們提供一個健康和諧的社會環境，維護社會的穩定、保障國家的安全及人民群眾的生命及財產安全，且始終堅持以人為本、以科研為依托為人民服務的工作宗旨。檔案工作直接關系到公共安全事件的預防和控制等工作，疾控中心應結合現階段的新形勢要求，優化、升級檔案管理系統，完善檔案記錄和管理方面的程序，將其價值良好的展現出來[1]。

1疾控機構檔案管理現狀分析

1.1人員配備不足

疾控機構為縮減開支，部門配置的人員較少。然而，內部工作量卻較大，為確保工作的順利開展，會招聘很多兼職人員，兼職人員的流動性較大，新、舊員工交接，可能出現交底不足的情況，對檔案管理形成不利的影響；其次，檔案兼職人員多負責文秘、行政、人事與統計方面的工作，在繁重的任務下，很難有足夠的精力擔負機構在檔案管理方面的工作，致使檔案管理工作進展遲緩，機構運行的信息難以及時記錄，還會在檔案管理時出現信息錄入錯誤的問題；最后，在疾控中心負責檔案管理工作的人員，很少有檔案相關專業的教育背景。在檔案管理方面，如沒有較強的專業能力，無法完成檔案管理方面的任務。目前檔案管理人員使用的管理方法較為陳舊，對檔案資料進行收集、整理、編目與裝訂等活動時，由于對各類業務的認知程度不足，難以快速找到工作要點并進行控制。在此情況下，難以保證機構歸檔的資料，內容準確、可靠，降低檔案在考察與利用等方面的價值。

1.2管理制度缺失

制度對工作能否按照要求落實極為重要，疾控機構處理檔案管理工作時，沒有給出具備可操作性與合理性的管理制度，難以規范檔案管理人員在檔案資料分類、收集與保管等方面的工作行為。疾控機構在檔案管理方面應加強對各類工作的控制力度，然而機構的管理人員沒有認識到檔案控制對機構運行活動起到的作用，難以及時發現制度在工作控制方面存在的問題。管理制度在疾控機構檔案控制方面，可約束檔案管理人員的工作行為，但在管理制度缺失的情況下，致使與檔案管理相關的工作落實程度不足，難以保證疾控機構檔案數據的可靠性與準確性，無法為機構對公共事件進行有力控制，不利于機構對危害社會公眾的行為進行控制，難以完成內部管理要求，對機構自身也造成不良影響。

1.3管理觀念滯后

在新形勢下，疾控機構應覺察行業環境發生的變化，必須發現檔案管理對自身可持續發展起到的作用，但部分機構未能及時轉變發展觀念，將檔案管理視為編輯檔案資料，保管檔案文件的工作。由于對檔案管理工作認知不到位，沒有科學地配置檔案管理方面的工作，比如關于檔案人員技能培訓方面的工作落實不到位，難以提高管理人員的專業技能。在管理人員缺乏專業技能和知識的前提下，致使很多工作不能按設定的流程進行。很多管理人員對檔案工作認知程度不足，未能發現檔案與各類工作開展間的關聯，難以將檔案管理制度落實到具體工作，致使檔案資料的價值難以最大限度地挖掘出來。

2新形勢下疾控機構檔案管理工作的具體實踐

2.1優化組織架構，明確工作職責

隨著醫療改革的不斷發展，檔案管理成為機構高度關注的內容，同時將檔案管理工作納入疾控年度考核內容中，進行安排、組織、部署和考核等工作。檔案管理工作隊伍由相關領導控制，組織鑒定及管理小組、參與的工作人員均具備較高的專業素養和業務能力，作為檔案管理工作的核心工作人員，要對機構內部管轄范圍內的檔案、數據和資料進行分類、歸納和匯總；與此同時[2]，根據實際的檔案管理工作需要，由各科室的兼職檔案人員負責自己科室的檔案分類、歸納及匯總工作，細化組織架構，使每名工作人員都明確其工作職責。

2.2加大投資力度，有效對檔案進行保護

檔案管理工作處理的信息存在時效，一旦超出一定的時間信息的價值會大幅度下降，所以需確保檔案信息整合和分析等工作在規定時間內進行。如出現泄露、損壞或遺失的情況，會對機構造成不可逆轉的損失。針對這一問題，檔案管理人員必須從根本上認知檔案管理和自身工作間的聯系，加強對檔案的保護力度，根據實際情況增加對檔案保護人力、物力和財力的統籌能力，定期更新關于檔案室及檔案管理設備方面的數據，分析檔案管理方式的效果，判斷工作設備能否為檔案信息管理工作提供助力。從工作實施維度進行控制，實現檔案借閱、相關工作人員辦公及檔案存放的分開處理，在此過程中配備相應的滅火器、干燥劑、除濕機、溫度計、裝訂機及計算機等檔案管理設備[3]，一方面利用信息化設備提高數據處理的準確性；另一方面還能有效預防和避免、火災、灰塵、偷盜、有害氣體、潮濕、蟲蛀等不利因素。

2.3健全規章管理制度，規范化檔案管理工作

在檔案記錄制度、整理要求、歸檔范圍及程序、借閱查閱制度等相關工作流程制度，都需機構的完整規章制度、考核制度及新形勢的要求進行優化和完善，并在此基礎上保證檔案管理工作從檔案資料的原始記錄到分類、匯總、歸檔和查閱等環節上更加的規范化和制度化；與此同時，機構領導應從整體上定時、定點對檔案管理工作中檔案資料的完整性及原始性進行審查和考核，整理發現的問題進行及時處理。組織各部門人員提出對檔案管理方法改革的建議，整合多方面信息進行論證，由此制訂具備可操作性的應急預案[4]；另外，加強對其它科室檔案資料進行嚴格審查，懲處沒有及時上交的科室。加強對各項事務的管控力度，避免檔案管理工作受到主、客觀因素影響，出現遺失和泄露等情況。

2.4開辦專業的培訓工作，提高工作人員的綜合能力

在檔案管理工作中，工作人員自身的綜合能力和綜合素質在很大程度上決定檔案管理工作的質量和安全。因此，必須加強對相關工作人員綜合能力和綜合素質培養，首先，可開展專業化的培訓，聘請檔案管理專業的講師為相關工作人員經常舉辦一些有關于檔案管理的思想交流會和專題座談會，有計劃地安排一些相關實踐活動和技術交流活動，讓專家對相關工作人員進行工作講解和指導[5]，并傳遞先進的管理理念和教育理念，增強相關工作人員的學習積極性和自主性，提高相關工作人員的專業素養和技能水平，進而提升檔案管理工作的質量和水平；其次，需提高對檔案管理工作相關工作人員的招聘門檻，要求從業的相關工作人員必須具備良好的業務能力、豐富的檔案管理工作經驗、熟知檔案管理工作流程及相關設備使用流程，并在此基礎上具備一定的管理能力；最后，加強檔案管理工作相關工作人員的職業道德教育，提高其思想道德觀念，進而逐漸形成一支專業技能水平高、職業素養佳，思想道德水平優良的檔案管理團隊[6]。

2.5提高開發利用程度

檔案記錄疾控機構在運行中的各項數據，可呈現機構在發展各階段的工作內容。為促使疾控機構可更好地適應當下的行業環境，應加強對檔案資料的控制力度，需要推進檔案開發與利用工作，將其作為檔案管理的重要內容。檔案管理為機構開展工作的一種手段，機構需完善檔案檢索體系，編撰機構內部資料，合理使用檢索工具，從而高效地推進資料檢索和調取等工作。在此前提下，內部職工可最大程度地應用機構資料，成為職工編著論文、機構開展評審工作的依據。以我國南方某疾控中心為例，機構在職業衛生技術資質服務、實驗室計量認證、職業健康檢查資質等方面，檔案資料詳實、齊全，成為確保各類活動有序開展的基礎，有效打擊不法分子，遏制違反行業與國家規定的行為，在社會秩序維護方面有良好的效果。

3新形勢下疾控機構檔案管理工作實踐未來的發展

3.1相關負責人提高對檔案管理工作的重視

在基礎工作中，檔案管理是其中重要的組成部分，檔案的管理一方面是對機構自身歷史的有效記載，也是各項工作重大決策、重大疾病防控等重大事件的記載，這對機構有著十分重要的意義。所以為促進檔案管理工作的未來可持續發展，最根本的就是提高其相關負責人的重視，只有這樣才能在有限的經費中加大對檔案管理工作的投資力度，優化相關軟、硬件設備的質量，將檔案管理工作細化，使相關工作人員明確其工作職責[7]，并完善機構內部檔案網絡組織，尤其是強化各科室相關檔案管理人員的基本工作職責及提高其對檔案管理工作的重視，因為這些工作人員是各項原始檔案的首要創建責任人，決定各項檔案的原始性、完整性、真實性和準確性；與此同時，上級主管部門要對已達國家或省、市檔案目標管理的單位進行定期的檢查和意見指導，對重大事件的檔案管理工作開展專項檢查，快速完成工作管理方面的工作目標[8]。

3.2加強信息化、制度化建設是提高檔案管理工作的前提

我國的經濟發展帶動科技的進步，在衛生監測、疾病控制、健康教育及檢驗、檢測等工作環節上產生大量的原始資料的基礎上，還附帶產生海量的電子技術信息資源。在新形勢下，檔案管理工作必須全面實現檔案信息處理、收集、傳遞等方面的網絡化，應在檔案信息整理、分析等方面加強現代技術的融入力度，由此可高效地處理檔案信息，同時將檔案的價值最大程度呈現出來，為疾控中心各項工作的開展提供可靠、有效的數據[9]。對此，疾控機構需在制度化管理、規范歸檔范圍等工作的基礎上，大力開展檔案信息的電子化和網絡化建設，使檔案信息的利用手段和渠道更信息化、便捷化，實現信息資源共享，切實提升檔案管理工作的水平和質量。以天水市疾病預防控制中心為例，其在檔案管理信息化建設，使用大數據、云計算等現代數據處理技術，可快速采集數據、整理數據，提高數據調用的速度，為機構各項活動的開展奠定基礎。在今天全市職業健康檢查服務中，隨著活動的進行完成健康體檢資料的檔案錄入和分類等工作，縮減檔案管理在人力、物力、時間等方面的成本。

3.3復合型人才的培養是提高檔案管理水平的基礎

信息化時代的到來不僅要求檔案管理工作人員具備專業的職業素養和職業能力，還需具備在相應新形勢下對檔案管理工作提出各種要求的綜合能力。基于新形勢下，疾病控制事業的發展、疾病控制績效考核工作的順利實施及科學信息技術的前行，促進檔案的種類、數量、接收渠道越來越多元化，這就要求檔案管理工作人員更要具備與時俱進的工作思維，更高水平的業務知識。為有效實現這一目標，要求檔案管理工作人員在具備相關技術水平的基礎上，還要提高檔案管理工作人員的學習能力、創新能力和責任心，培養復合型人才，要同時具備檔案管理知識、熟練掌握疾病預防控制知識、計算機專業技術知識等。上級部門定期向下發檔案管理工作要求，開展檔案管理的現場指導工作，保證檔案管理工作人員及時了解和掌握疾病控制工作活動產生的各類業務檔案的特點及內容，并對檔案管理工作人員能全面整理、收集并自主研發出更多新的業務技術檔案，提升檔案管理工作的質量，促進檔案管理工作未來的可持續發展。綜上所述，基于新形勢背景下，疾控機構應該按照相關部門做出的規定，處理日常基礎工作，提高對檔案管理工作的重視，優化組織架構，明確工作職責、加大投資力度，有效對檔案進行保護、健全規章管理制度，提高工作人員的綜合能力，并根據新形勢下對檔案管理工作提出更高的要求，借助科技信息化優勢來完善檔案管理模式，更好地完成工作任務，為機構實施發展計劃服務。

3.4推進檔案開發與利用的工作

收集檔案、整理檔案尤為重要，工作人員應加強對檔案資料收集與控制力度，由此提高檔案在活動中的應用價值。疾病機構產生的各類檔案均在工作中形成，合理應用檔案數據可提高檔案的應用價值。在機構各類檔案中，技術檔案非常關鍵，也是機構應重點關注的內容，直接影響疾病機構在科研項目研發、疾病控制和工作控制、編史修志、衛生檢測等方面工作。疾病控制中心的檔案管理人員，應確定檔案管理方面的內容，全面收集檔案資料并進行歸檔與管理等工作。機構在管理檔案資料期間，需關注檔案資料采集、整理、分類等方面的工作，在檔案歸檔后進行規范化管理，為檔案二次利用作準備，最大限度地挖掘檔案資料的價值。疾控機構應關注檔案在專題編研、匯編等方面的工作，確定此類工作的目標，選擇科學的手段系統、科學地開發檔案，合理應用檔案資料，優化疾控服務模式，將其在各類活動方面的指導價值發揮出來。

作者：王青 單位：云南省昭通市疾病預防控制中心