供排水公司檔案信息化建設(shè)探討范文

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摘要：

本文對新組建呼和浩特市供排水有限責(zé)任公司的集中檔案信息化管理問題加以探討。隨著全市涉水行業(yè)行政單位的調(diào)整、撤并、整合，而涉及到的原各單位檔案管理問題及總公司組建后的檔案管理信息化建設(shè)設(shè)想，針對檔案信息化建設(shè)方面存在的問題，討論其檔案信息化建設(shè)中應(yīng)注意的幾個關(guān)鍵問題，以便為呼和浩特市供排水有限責(zé)任公司在城市供排水現(xiàn)代化建設(shè)，及其檔案信息化建設(shè)中提供參考。

關(guān)鍵詞：

供排水有限責(zé)任公司；檔案；開放共享；數(shù)據(jù)庫平臺

一、呼和浩特市供排水檔案信息化建設(shè)思考

“供排水行業(yè)的網(wǎng)絡(luò)數(shù)字檔案平臺”，是全市供排水總公司檔案管理部門管理現(xiàn)代化水平的體現(xiàn)，隨著城市規(guī)模逐步擴大，新型產(chǎn)業(yè)不斷出現(xiàn)，以及市民生活水平不斷提高，城市對供排水建設(shè)的要求越來越高，涉水環(huán)境要綠色環(huán)保，對水資源利用率和經(jīng)濟性要求越來越高。隨著涉水單位體制不斷改革，全市涉水單位調(diào)整，整合一體化管理逐步落實，隨著這樣的機構(gòu)整合，就給供排水總公司檔案管理部門提出了新的改革創(chuàng)新要求：對過去各行政單位分散的檔案管理體制進行改革，盡快建立適應(yīng)供排水行業(yè)新的統(tǒng)一的數(shù)字化檔案管理信息庫，使檔案服務(wù)能準(zhǔn)確、快速、精準(zhǔn)、開放、共享及互動的全新檔案管理數(shù)字化網(wǎng)絡(luò)信息平臺。本文主要分析呼和浩特市供排水檔案信息化管理建設(shè)及其現(xiàn)狀和存在的問題，提出供排水行業(yè)檔案網(wǎng)絡(luò)信息化建設(shè)的構(gòu)架方案，以期為供排水總公司在檔案網(wǎng)絡(luò)信息化建設(shè)方面提供參考。

二、全市涉水行業(yè)檔案信息管理的現(xiàn)狀和存在的問題

（一）呼和浩特市涉水行業(yè)檔案管理現(xiàn)狀從20世紀60年代初期，市內(nèi)的供排水行業(yè)就不同程度地開始了檔案管理科的建設(shè)，其檔案采集的主體部門是單位的辦公室主持，幾乎沒有檔案專業(yè)人員，僅僅處于單一的粗放的原始資料保管狀態(tài)。改革開放以來，隨著國家對檔案管理工作的要求不斷提高，檔案資料的管理機構(gòu)才開始具備，有了初級規(guī)范的檔案專業(yè)化管理機構(gòu)和人員。但是，許多單位的檔案管理還是處初級保管的被動狀態(tài)，檔案收集隨意性很大、零亂、缺失嚴重，檔案保管條件原始落后，自然損壞時有發(fā)生。近年來，隨著計算機和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的飛速發(fā)展，檔案信息數(shù)字化建設(shè)被正式提出，對全市涉水行業(yè)檔案信息化管理的要求也越來越高。供排水行業(yè)以生產(chǎn)管理、管網(wǎng)管理、營業(yè)管理、無紙化辦公為主要核心的管理信息系統(tǒng)，已逐步成為呼和浩特市供排水行業(yè)工作中不可缺少的工具。目前，很多城市供排水行業(yè)的檔案信息化大都采用影印、掃描、文本錄入等數(shù)字轉(zhuǎn)換方法，建立原始檔案數(shù)據(jù)庫為基礎(chǔ)的數(shù)據(jù)系統(tǒng)，這種檔案管理數(shù)據(jù)庫的不足使系統(tǒng)整合分析共享能力差、智能分析差，無法形成實時在網(wǎng)絡(luò)中的一體化數(shù)據(jù)管理平臺，無法全面提高供排水檔案信息化水平。

（二）呼和浩特市供排水行業(yè)檔案管理信息化建設(shè)存在問題供排水檔案管理信息化建設(shè)正處于建設(shè)與逐步完善階段，及時學(xué)習(xí)、收集、分析、借鑒國內(nèi)同行檔案信息化管理建設(shè)好的經(jīng)驗，分析他們檔案管理系統(tǒng)的優(yōu)缺點，是建設(shè)呼和浩特市供排水檔案管理數(shù)字化系統(tǒng)的捷徑，事半功倍，十分必要而又迫切，縱觀國內(nèi)一些供排水檔案數(shù)字信息化建設(shè)存在的問題主要表現(xiàn)在以下方面。

1.觀念問題在現(xiàn)有的檔案管理制度方式下，供排水總公司的檔案管理雖取得了較快較規(guī)范的發(fā)展，但在公司一些二級企業(yè)和基層單位還是認為，他們沒有必要趕檔案信息化管理的這個“時髦”。還有些人認為，檔案管理信息化建設(shè)僅僅只是一些計算機操作，軟、硬件的單獨配置，認為有這些就意味著信息化建設(shè)已完成，沒有意識到供排水檔案信息化建設(shè)是一個系統(tǒng)的、復(fù)雜的工程，決不僅僅只是建立一個企業(yè)網(wǎng)站就算實現(xiàn)了管理的信息化，這種認識制約著行業(yè)信息化的健康發(fā)展。

2.人才問題供排水檔案管理規(guī)模較專業(yè)化而零亂，管理業(yè)務(wù)單一，無法建立自己的IT隊伍，對計算機、網(wǎng)絡(luò)人才吸引力有限，單位內(nèi)部也很少能找到既懂得IT技術(shù)又懂檔案管理的復(fù)合型人才，大多數(shù)單位信息化建設(shè)只能借助外來力量完成，由于開發(fā)人員不清楚企業(yè)內(nèi)部檔案管理的具體情況，溝通困難則成為信息化建設(shè)的軟肋。

三、供排水檔案管理信息化系統(tǒng)的組成和其邏輯關(guān)系

1.建立統(tǒng)一的檔案管理信息平臺此平臺建設(shè)可使整個公司內(nèi)部上至高層領(lǐng)導(dǎo)，下至普通員工都可以通過各自的權(quán)限在瀏覽器上共享、分析、處理和應(yīng)用企業(yè)內(nèi)部各種檔案信息的資料，實現(xiàn)查閱自動化、運營智能化、管理決策科學(xué)化、相關(guān)信息資源化和運作網(wǎng)絡(luò)化。

2.建立穩(wěn)定可靠的檔案核心數(shù)據(jù)交換中心通過對各個行政，技術(shù)等環(huán)節(jié)檔案信息數(shù)據(jù)庫的實時全面采集和發(fā)送，實現(xiàn)全公司內(nèi)的各種檔案資料信息的集中存儲，形成一個檔案信息共享體，帶動整個公司內(nèi)檔案資料流程運作順暢，保證各層級管理系統(tǒng)對各個環(huán)節(jié)檔案資料的運用。

四、信息化建設(shè)應(yīng)注意的幾個問題

1.信息化建設(shè)的原則供排水行業(yè)檔案信息化建設(shè)應(yīng)遵守統(tǒng)一規(guī)劃，分步實施，先易后難原則；統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)、互聯(lián)互通、信息共享和系統(tǒng)開放原則；技術(shù)先進、可靠、實用原則；“以人為本”的服務(wù)體系；信息安全原則。其系統(tǒng)設(shè)計要先進、可靠、實用。要充分利用成熟可靠的公用網(wǎng)絡(luò)，根據(jù)其分散和遍布的特點，采用VPN虛擬局域網(wǎng)，保證數(shù)據(jù)的實時準(zhǔn)確傳輸。

2.系統(tǒng)運行的開放性系統(tǒng)必須便于開發(fā)、使用、維護、管理和系統(tǒng)升級的支持，應(yīng)用軟件設(shè)計開發(fā)要考慮到計算機的普及和應(yīng)用，使各類數(shù)據(jù)資源得到共享。供排水檔案管理信息化系統(tǒng)建設(shè)是一個長期的、不斷充實和完善的系統(tǒng)工程，呼和浩特市供排水公司必須認識到信息化建設(shè)是單位基于信息技術(shù)的知識擴散及創(chuàng)新的延伸，認識到檔案管理信息化建設(shè)對企業(yè)實現(xiàn)現(xiàn)代化管理的重要性，并采取相應(yīng)的管理措施，建章建制，從而達到通過信息化來提高供排水公司的核心競爭力，保持市供排水公司始終處于競爭的前列。

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作者：韓琳 單位：呼和浩特市供排水有限責(zé)任公司