數(shù)據(jù)庫管理論文：數(shù)據(jù)庫對檔案管制的影響范文

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作者：張利萍單位：江西省食品藥品檢驗(yàn)所

檔案數(shù)據(jù)庫是各類檔案信息系

統(tǒng)正常運(yùn)行的核心部分?jǐn)?shù)據(jù)庫在信息資源組織、管理以及共享等方面具有明顯的優(yōu)勢，在數(shù)據(jù)冗余度以及效率管理方面具有強(qiáng)大的技術(shù)力量。檔案數(shù)據(jù)庫是一系列信息單元的組合，例如檔案實(shí)體、檔案管理人員等，通過把這些信息單元相互連接，使之相互聯(lián)系，進(jìn)而形成一個(gè)結(jié)構(gòu)完整的整體。同時(shí)，通過這些結(jié)構(gòu)和聯(lián)系，數(shù)據(jù)庫可以充分實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)的收集、編輯以及修改等，保證檔案管理流程的順利實(shí)現(xiàn)。

數(shù)據(jù)庫在檔案管理中的應(yīng)用分析

（一）檔案數(shù)據(jù)庫的建設(shè)

數(shù)據(jù)庫在檔案管理中的應(yīng)用要求建立檔案數(shù)據(jù)庫，檔案數(shù)據(jù)庫代表著檔案信息管理服務(wù)方式的轉(zhuǎn)變。因此，分析數(shù)據(jù)庫在檔案管理中的應(yīng)用，首先要對檔案數(shù)據(jù)庫的建設(shè)進(jìn)行分析。

首先，檔案應(yīng)用需求分析：檔案應(yīng)用需求分析旨在解決檔案利用者難以從現(xiàn)有的系統(tǒng)中獲得所需信息的問題，針對這一問題，需要對大量的數(shù)據(jù)進(jìn)行綜合處理，這就需要利用數(shù)據(jù)庫技術(shù)。例如，對檔案用戶的分析，決策者就需要掌握用戶的利用偏好，用戶的年齡層次以及查閱時(shí)間等，并參考大量信息數(shù)據(jù)得出相應(yīng)的結(jié)論，通過這種方式來調(diào)整檔案開放的時(shí)間，從而為檔案編制產(chǎn)品等開發(fā)決策提供必要的信息保證。

其次，檔案數(shù)據(jù)的采集：數(shù)據(jù)是檔案數(shù)據(jù)庫的主要內(nèi)容，在檔案數(shù)據(jù)庫的建設(shè)中，數(shù)據(jù)的采集十分重要。目前，在檔案領(lǐng)域中普遍存在著多樣化的檔案信息源，例如關(guān)系數(shù)據(jù)庫文件和網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)形式等。雖然這些檔案數(shù)據(jù)源在數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)上有著不同的構(gòu)造，但是也可以通過數(shù)據(jù)的采集來對其進(jìn)行總匯，進(jìn)而歸納到統(tǒng)一的檔案數(shù)據(jù)庫中，形成檔案信息源。

另外，檔案數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換：檔案數(shù)據(jù)采集之后，就需要對現(xiàn)有的檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行轉(zhuǎn)換。這種轉(zhuǎn)換就需要根據(jù)信息源的質(zhì)量和規(guī)范程度來進(jìn)行。例如，以檔案用戶分析為例，有些用戶的籍貫信息記錄方式各不相同，有的是以中文的方式來表示，有的則是以英文的方式來表示的，有的甚至是用數(shù)字或拼音來表示的，此時(shí)，面對這些五花八門的格式數(shù)據(jù)，檔案管理人員就需要對這些數(shù)據(jù)進(jìn)行轉(zhuǎn)換，根據(jù)用戶的具體需求將其轉(zhuǎn)換為相同的格式，實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)庫的規(guī)范化管理。

（二）檔案數(shù)據(jù)庫技術(shù)分析

首先，檔案數(shù)據(jù)倉庫分析技術(shù)。檔案數(shù)據(jù)倉庫是根據(jù)檔案數(shù)據(jù)的特殊結(jié)構(gòu)對其進(jìn)行存放和管理的一種方式，在檔案數(shù)據(jù)庫技術(shù)中，數(shù)據(jù)庫倉庫服務(wù)質(zhì)量的高低往往取決于聯(lián)機(jī)分析處理技術(shù)和數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)。聯(lián)機(jī)分析處理技術(shù)也稱之為OLAP技術(shù)，主要針對數(shù)據(jù)庫特定的問題進(jìn)行聯(lián)機(jī)訪問和分析，通過數(shù)據(jù)庫進(jìn)行多層次、多階段的分析處理，從而獲得更高的分析結(jié)果。該技術(shù)是一種自上而下的分析工具，通過該技術(shù)可以將數(shù)據(jù)倉庫模擬為多維的數(shù)據(jù)庫，并通過EXCEL等分析工具來獲得有效信息。其次，數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)。數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)主要應(yīng)用于分析檔案數(shù)據(jù)倉庫，通過查詢獲得數(shù)據(jù)，并經(jīng)過人的理解或解釋，使之成為有效的信息，從而建立了有效的數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)，即DBMS，改系統(tǒng)可以提供一種有效的查詢手段，用于基本的數(shù)據(jù)庫操作。數(shù)據(jù)庫挖掘技術(shù)中常用的是聚類分析技術(shù)，是一種針對共同趨勢和模式的數(shù)據(jù)進(jìn)行分組的方法，以相似性最大和類間相似性最小的原則對數(shù)據(jù)集合進(jìn)行分組，進(jìn)而劃分不同的用戶群體。

（三）數(shù)據(jù)庫在檔案管理中的應(yīng)用建議

首先，確保檔案的保密性和安全性。檔案信息的安全性和保密性是至今令人十分關(guān)注的一大問題。數(shù)據(jù)庫技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用代表者計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行檔案管理事業(yè)中，因此，網(wǎng)絡(luò)安全也將直接關(guān)乎到檔案信息的安全。介于此，對于計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)在檔案管理中存在的技術(shù)弱點(diǎn)，就需要通過技術(shù)的改進(jìn)來解決。例如，加強(qiáng)對防火墻、密碼技術(shù)以及網(wǎng)管和電子水印等技術(shù)的應(yīng)用和管理，通過先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)來彌補(bǔ)數(shù)據(jù)庫技術(shù)的弱點(diǎn)和不足，實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化檔案管理。

其次，加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)監(jiān)管，做好數(shù)據(jù)庫的備份工作。一方面，重視網(wǎng)絡(luò)監(jiān)管，采用多種網(wǎng)絡(luò)安全策略，對網(wǎng)絡(luò)的安全訪問進(jìn)行有效管理和控制，這樣才能真正起到網(wǎng)絡(luò)安全保護(hù)的作用，維護(hù)網(wǎng)絡(luò)資源，防止非法使用和訪問。另一方面，及時(shí)做好數(shù)據(jù)庫的備份，防止數(shù)據(jù)庫的丟失和破壞，避免給檔案管理造成不必要的損失。

同時(shí)，堅(jiān)持?jǐn)?shù)據(jù)庫的科學(xué)開發(fā)。傳統(tǒng)的檔案管理內(nèi)容單一、更新速度慢，現(xiàn)代化的檔案管理復(fù)雜性和變動(dòng)性較大，因此，在對數(shù)據(jù)庫進(jìn)行開發(fā)時(shí)，必須堅(jiān)持科學(xué)開發(fā)，正確使用新的檔案管理軟件，合理采用一種或多種數(shù)據(jù)庫轉(zhuǎn)換方式，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)在不同軟件之間的信息共享。

除此之外，還要及時(shí)考慮到數(shù)據(jù)庫信息量的增加速度，考慮數(shù)據(jù)庫技術(shù)的發(fā)展趨勢，以便及時(shí)對數(shù)據(jù)庫進(jìn)行升級或更新?lián)Q代，提高檔案管理的有效性。

結(jié)束語

隨著現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)的快速發(fā)展，檔案數(shù)據(jù)庫作為檔案管理的核心技術(shù)，在為檔案工作者帶來便利的同時(shí)，我們也應(yīng)該看到數(shù)據(jù)庫在檔案管理中應(yīng)用所存在的問題，及時(shí)解決這些問題，重視對檔案數(shù)據(jù)庫的更新和完善，充分利用先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)，科學(xué)應(yīng)用檔案數(shù)據(jù)庫，及時(shí)更新數(shù)據(jù)庫，從而提高檔案信息的準(zhǔn)確性，提高檔案服務(wù)的效率和水平。未來幾年里，隨著我國信息技術(shù)的不斷進(jìn)步和發(fā)展，數(shù)據(jù)庫在檔案管理中的應(yīng)用將會(huì)更加深入廣泛。