加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)與開放的對策范文

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隨著現(xiàn)代通信設(shè)施的發(fā)展和民主法制進(jìn)程的推進(jìn)，民眾對信息公開的需求日益強(qiáng)烈，政府信息公開將逐漸成為未來發(fā)展的趨勢。作為政府信息公開重要組成部分的檔案信息公開，對政府信息公開和民眾知情權(quán)有著十分重要的意義。然而我國的檔案開放與美國、法國等發(fā)達(dá)國家相比還存在較大差距，并且現(xiàn)行的檔案開放遠(yuǎn)遠(yuǎn)滿足不了民眾對檔案信息的需求，檔案信息化建設(shè)和檔案開放逐漸成為人們討論的焦點(diǎn)。目前國內(nèi)關(guān)于檔案開放和檔案信息化建設(shè)方面已經(jīng)有了大量的研究和探討。本文重點(diǎn)就檔案的信息化建設(shè)和檔案的信息化開放展開探討。

一、我國檔案開放的發(fā)展及現(xiàn)狀

我國的檔案開放始于20世紀(jì)80年代。1980年3月，國務(wù)院頒布了《國家檔案局關(guān)于開放歷史檔案的幾點(diǎn)意見》，這是我國首次明確提出開放檔案。1987年頒布了《中華人民共和國檔案法》，規(guī)定國家檔案一般應(yīng)當(dāng)自形成之日起滿30年后向社會開放，隨后頒布的《檔案法實(shí)施辦法》以法律條文的形式對“檔案向社會開放”加以規(guī)范和明確。1990年，國家檔案局的《檔案法實(shí)施辦法》對檔案開放的時間及范圍等作了明確規(guī)定。2010年5月，《檔案法修訂草案（征求意見稿）》正式印發(fā)全國檔案系統(tǒng)征求意見，從而加大檔案開放的力度。從此，我國的檔案開放逐步駛?cè)肟燔嚨馈＝陙恚S著我國檔案信息化建設(shè)的不斷發(fā)展，檔案管理的現(xiàn)代化進(jìn)程逐步加快，檔案的開放管理也有了重大變革。但是，由于我國的檔案信息化建設(shè)起步較晚、經(jīng)驗(yàn)不足，檔案信息資源的挖掘還不夠充分，檔案信息化程度仍然偏低，主要表現(xiàn)在：一是檔案管理基礎(chǔ)工作的標(biāo)準(zhǔn)化程度偏低；二是檔案管理系統(tǒng)的統(tǒng)一性不夠；三是檔案管理所建的全文檔案信息數(shù)據(jù)庫所占比例較低。目前的檔案數(shù)據(jù)庫大多為條目數(shù)據(jù)庫，只能進(jìn)行簡單的目錄檢索，無法滿足用戶的全文查詢需求，特別是網(wǎng)絡(luò)閱讀需求；四是檔案管理人員的信息化素質(zhì)亟待提高。總之，目前我國的檔案信息化建設(shè)還處于初級階段，信息開放更是處于探索階段。怎樣進(jìn)行檔案信息化建設(shè)和檔案信息化開放便成為本文的研究重點(diǎn)。

二、傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案開放的不足

檔案開放是時代的潮流，紙質(zhì)檔案的開放是檔案開放中非常重要的內(nèi)容，是檔案服務(wù)民眾的重要組成部分，更是各國檔案開放的必經(jīng)之路。但是傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案開放存在很多不足。

1.開放紙質(zhì)檔案受地域環(huán)境的制約。

紙質(zhì)檔案一般都保留在當(dāng)?shù)貦n案館，民眾需要查閱時，必須要長途跋涉到檔案所在地進(jìn)行實(shí)地查閱，極大地受地域環(huán)境的制約。

2.開放紙質(zhì)檔案對人力耗費(fèi)較大。

紙質(zhì)檔案的查閱管理需要大量人力進(jìn)行整理、維護(hù)和查找。并且查閱時需要管理人員親自查找，翻閱工作量極大。

3.紙質(zhì)檔案的移動性較差。

紙質(zhì)檔案一般比較重，大量移動時極其不便，不利于不同地域間民眾的查閱和檔案館間的相互交流。

4.長期開放紙質(zhì)檔案對檔案的保存極為不利。

紙質(zhì)檔案在大量翻閱后很容易造成磨損，從而容易導(dǎo)致部分信息丟失，不利于檔案的完整保存。

5.開放紙質(zhì)檔案利用率較低。

大部分紙質(zhì)檔案只能供一個或有限幾個人查閱，很難做到同一檔案供大量民眾同時查閱，這樣降低了檔案的利用率。同時由于受地理環(huán)境和工作時間的限制，又大大縮短了民眾可以查詢的時間，進(jìn)一步降低了檔案的使用效率。

三、檔案信息化開放的優(yōu)點(diǎn)

1.檔案信息化開放不受地域環(huán)境的制約。

查詢者不再受地域的限制，只需通過網(wǎng)絡(luò)或檔案館的管理平臺，即可查閱自己想要的信息，極大地方便了民眾的查閱和研究。

2.檔案信息化開放極大地緩減了管檔人員的工作量，大大減少了人力。

由于檔案的信息化開放幾乎全部由網(wǎng)絡(luò)完成，管理者只需進(jìn)行授權(quán)驗(yàn)證即可，原來需要幾十人來管理的檔案，現(xiàn)在由幾個人即可完成，節(jié)約了人力資源。

3.檔案信息化開放彌補(bǔ)了紙質(zhì)檔案移動性差的不足。

各檔案館之間可以通過電子數(shù)據(jù)進(jìn)行互相交流，檔案館也可以隨時隨地進(jìn)行檔案展覽，查詢?nèi)藛T在當(dāng)?shù)鼐涂闪私獯罅繖n案信息。

4.電子檔案的保存和維護(hù)較為方便，更好的保障了紙質(zhì)檔案的完整性。

電子檔案主要由電腦等服務(wù)器存儲，相比紙質(zhì)檔案保存所需空間大大減少，且保存量大大提高。而且電子檔案便于整理和維護(hù)。同時查閱電子檔案極大減少了紙質(zhì)檔案的翻閱量，更好的保障了紙質(zhì)檔案的完整性。

5.檔案的信息化開放不受查閱人員數(shù)量限制。

管理員可以授權(quán)多人同時查閱同一電子檔案，極大地提高了檔案的使用效率。

四、檔案的信息化建設(shè)

檔案的信息化建設(shè)是檔案發(fā)展的必由之路，是檔案信息化開放的前提。加強(qiáng)檔案的信息化建設(shè)，應(yīng)從以下四個方面入手。

1.加強(qiáng)檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)。

檔案的信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)關(guān)系著檔案信息化建設(shè)的水平和成效。信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)主要包括：計算機(jī)、交換機(jī)、存儲器、服務(wù)器等一系列配套硬件設(shè)備，及檔案數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)、檔案信息安全系統(tǒng)等一系列軟件系統(tǒng)。基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)決定了檔案信息化建設(shè)的成敗，只有不斷提高和完善檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，才能使檔案信息化建設(shè)沿著穩(wěn)步、健康、高效的步伐推進(jìn)。

2.加強(qiáng)檔案的信息資源建設(shè)。

檔案信息資源是檔案開放的核心。檔案的電子歸檔應(yīng)遵循多樣、真實(shí)、完整、安全的原則。所謂多樣原則是指電子檔案信息庫應(yīng)包含文字、圖標(biāo)、圖片、錄像及多媒體等方面的內(nèi)容，利用現(xiàn)代技術(shù)，對電子檔案進(jìn)行整體挖掘整合，形成電子檔案基礎(chǔ)信息資源數(shù)據(jù)庫群。所謂真實(shí)原則是指無論電子文件的歸檔格式與原件是否一致，都必須確保電子文件和紙質(zhì)文件的高度一致性；所謂完整是指必須將紙質(zhì)檔案的所有材料和內(nèi)容全部進(jìn)行電子歸檔，同時當(dāng)紙質(zhì)文件存在相應(yīng)的電子文件或者其他載體形式的文檔時，必須將紙質(zhì)、電子或者其他形式的文件一并歸檔。所謂安全是指必須建立與電子管理系統(tǒng)相配套的安全保密系統(tǒng)，從而保證國家、單位及個人秘密的安全性。

3.加強(qiáng)檔案信息化人才隊(duì)伍建設(shè)。

電子檔案的管理需要既懂得檔案專業(yè)理論，又掌握信息技術(shù)操作的復(fù)合型人才，對管理人員的素質(zhì)要求很高，必須定期加強(qiáng)管理人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高檔案管理員的專業(yè)水平，以適應(yīng)不斷發(fā)展的檔案信息化需求。

4.加強(qiáng)檔案的信息化法規(guī)建設(shè)。

完善與檔案信息化建設(shè)配套的法律法規(guī)。首先應(yīng)制定統(tǒng)一的檔案信息化發(fā)展規(guī)劃，并從法律法規(guī)上明確檔案信息化建設(shè)范圍。其次明確信息化管理的責(zé)任主體和監(jiān)督主體，加強(qiáng)責(zé)任管理和監(jiān)督管理，保障檔案信息化建設(shè)的有序發(fā)展。最后完善相關(guān)體制機(jī)制和法律法規(guī)，包括對電子檔案的管理、傳輸、安全保密等相關(guān)規(guī)定，保障檔案信息化建設(shè)的規(guī)范、健康、平穩(wěn)運(yùn)行。

五、檔案的信息化開放

檔案電子歸檔后是否能夠最大限度地滿足和服務(wù)廣大民眾，最大程度上取決于檔案的信息化開放程度和范圍。在保證安全保密和一體化的原則下最大限度地開放檔案信息。

1.檔案信息化開放的范圍。

檔案信息化開放的范圍決定檔案開放的實(shí)際操作，更關(guān)系到社會利用檔案信息的豐富程度及檔案服務(wù)民眾的滿意度。目前《中華人民共和國檔案法》對檔案開放范圍作了明確規(guī)定，檔案開放范圍從形成時間和機(jī)密程度兩個方面為兩類。一類是形成期滿30年的檔案，一類是從機(jī)密程度上看，開放期限可以少于30年的涉及經(jīng)濟(jì)、科學(xué)、技術(shù)、文化等機(jī)密程度低的檔案和開放期限可以多于30年的關(guān)系國家利益或重大利益的機(jī)密程度高的檔案。檔案開放范圍有法可依，但是在實(shí)際的操作中，檔案法規(guī)規(guī)定的比較籠統(tǒng)寬泛，加之各地規(guī)定執(zhí)行不一，實(shí)際開放范圍還相對較少，個別地方或領(lǐng)域甚至幾乎沒有開放。因而必須通過法規(guī)加大對開放信息的確立，對開放范圍進(jìn)行嚴(yán)格審查和監(jiān)督，在保證安全保密的前提下，加大對檔案信息化的分類開放，保證開放范圍的最大化和民眾受益的最大化。

2.檔案信息化開放的方式。

在確保安全、一體化的原則下，對電子檔案進(jìn)行分類，然后分層次、分權(quán)限開放。一是全網(wǎng)絡(luò)全民開放。對于法律法規(guī)允許的全民可查的電子檔案，建立全國一體化電子檔案信息庫及配套的全國網(wǎng)絡(luò)檔案實(shí)名查詢系統(tǒng)，對全體民眾實(shí)行網(wǎng)絡(luò)化開放，所有民眾通過網(wǎng)絡(luò)就可以查到自己想要的檔案信息，這樣方便、省時、高效，既提高了檔案利用效率，同時還減少了檔案管理人員的工作量。二是授權(quán)網(wǎng)絡(luò)化開放。建立全國統(tǒng)一的公務(wù)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)和一體化的檔案信息庫。根據(jù)檔案的密級分類，可以設(shè)置不同的訪問權(quán)限，然后根據(jù)訪問權(quán)限，對各級部門進(jìn)行授權(quán)開放。這樣既保障了電子檔案的安全保密原則，又體現(xiàn)了電子檔案的一體化原則，大大方便了民眾的查閱。三是檔案館內(nèi)部局域網(wǎng)開放。對于涉及重大秘密和隱私的檔案，各檔案館可以建立內(nèi)部電子檔案信息庫及查詢系統(tǒng)，在局域網(wǎng)內(nèi)進(jìn)行開放，根據(jù)實(shí)際情況方便民眾查詢。

3.檔案的信息化開放管理。

檔案資料不同于一般的網(wǎng)絡(luò)資源，很多檔案涉及國家、單位和個人的一些秘密，因而在檔案的信息化開放管理中，應(yīng)遵循既要能方便用戶的查閱，又要能保證安全的雙重原則。一要建立檔案信息化開放安全保障體系。主要包括檔案信息安全利用和檔案信息安全存儲兩個方面。在檔案信息安全利用管理方面應(yīng)堅(jiān)持利用和保密并重原則：既不片面強(qiáng)調(diào)利用而忽視了保密，又不片面強(qiáng)調(diào)保密而限制了利用。在保證安全保密的基礎(chǔ)上，最大限度地公布檔案信息資源。在檔案信息安全存儲管理方面，要制定相關(guān)法規(guī)對具體環(huán)節(jié)進(jìn)行詳細(xì)規(guī)定，同時還要大力提高檔案管理員和全體民眾的檔案信息安全意識及防范能力，做好身份認(rèn)證和密鑰管理，加強(qiáng)計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)管理系統(tǒng)的監(jiān)控，做好防毒和殺毒，內(nèi)部局域網(wǎng)與外網(wǎng)的物理隔離；做好各種數(shù)據(jù)庫的備份與保存，確保檔案信息的安全保密和系統(tǒng)的安全運(yùn)行。二要加強(qiáng)檔案信息化開放人才建設(shè)。檔案的信息化、網(wǎng)絡(luò)化管理需要一大批具有高素質(zhì)的檔案管理人才。首先，要求檔案管理人員掌握豐富的檔案專業(yè)知識，能運(yùn)用檔案專業(yè)知識對電子文件進(jìn)行歸檔。其次，要求掌握檔案信息化、數(shù)字化知識及計算機(jī)應(yīng)用技術(shù)，能夠?qū)﹄娮游募途W(wǎng)絡(luò)進(jìn)行日常的維護(hù)、危機(jī)處理及風(fēng)險評估等。因而要采取多種方式，定期對檔案管理人員進(jìn)行職業(yè)培訓(xùn)，使其不斷提高檔案信息化基本知識和操作技能，以適應(yīng)檔案的信息化開放管理。三要制定、完善檔案信息化開放相關(guān)法律法規(guī)。《中華人民共和國檔案法》及其相關(guān)法律法規(guī)雖然為檔案開放提供了法律依據(jù)，但是由于檔案開放的復(fù)雜性和特殊性，需要出臺操作性強(qiáng)的法律法規(guī)、明確的執(zhí)法程序及有效的監(jiān)督機(jī)制。如依據(jù)法律法規(guī)，科學(xué)界定檔案的開放范圍，明確檔案開放職責(zé)主體和監(jiān)督主體，建立檔案申請開放制度等，通過法律法規(guī)加大檔案信息化開放力度。檔案信息化開放是時代的潮流，是檔案信息化建設(shè)的必然趨勢。檔案信息化數(shù)據(jù)庫建設(shè)將成為檔案工作者今后的重要工作任務(wù)，盡快制定完善檔案信息化建設(shè)與開放的相關(guān)法律法規(guī)，為檔案信息化建設(shè)與開放提供相應(yīng)的法律保障，各級檔案管理者應(yīng)該轉(zhuǎn)變服務(wù)理念，不斷提高專業(yè)技能，更好地為民眾服務(wù)。

作者：亓春波 單位：寧夏銀行