談抽水蓄能電力工程項(xiàng)目智慧檔案系統(tǒng)范文
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摘 要：抽水蓄能電力工程項(xiàng)目檔案是高度專業(yè)化的檔案信息資源，是企業(yè)市場競爭力與服務(wù)能力的重要支撐。本文從市場競爭與時(shí)代發(fā)展對抽水蓄能發(fā)電企業(yè)檔案信息服務(wù)的三大訴求：時(shí)效、完整與高質(zhì)量入手，首先分析了抽水蓄能電力工程項(xiàng)目檔案的發(fā)展現(xiàn)狀，在總結(jié)現(xiàn)狀中存在的問題后，提出了以智慧檔案系統(tǒng)建設(shè)為核心的研究思路，從機(jī)制、技術(shù)和人才三方面保障體系進(jìn)行建設(shè)研究，提升抽水蓄能發(fā)電企業(yè)的檔案精細(xì)化服務(wù)能力。
關(guān)鍵詞：抽水蓄能電力工程項(xiàng)目；智慧檔案；系統(tǒng)研究
數(shù)字時(shí)代和智慧城市的發(fā)展，檔案的數(shù)據(jù)價(jià)值與社會(huì)價(jià)值被重新認(rèn)識(shí)與評(píng)估，抽水蓄能發(fā)電企業(yè)作為電力行業(yè)工程項(xiàng)目的主要參與者，天然存儲(chǔ)著大量檔案，也面臨同樣的歷史機(jī)遇。抽水蓄能電力工程項(xiàng)目從論證、立項(xiàng)、招投標(biāo)、施工、驗(yàn)收、啟動(dòng)，持續(xù)時(shí)間周期長，涉及的圖紙、建設(shè)文件等記錄信息多，這些檔案不僅如實(shí)記錄整個(gè)項(xiàng)目施工的全過程，更是后期維護(hù)、改擴(kuò)建、評(píng)優(yōu)評(píng)先的權(quán)威依據(jù)，對保障、測評(píng)工程質(zhì)量發(fā)揮著重要的憑證價(jià)值。伴隨綠電與清潔能源建設(shè)的大邁進(jìn)，抽水蓄能發(fā)電企業(yè)檔案資源的類型、內(nèi)容、形態(tài)也越來越豐富，而建設(shè)工程的專業(yè)性、技術(shù)性和多樣性特征，使企業(yè)的檔案管理不再滿足于基礎(chǔ)的電子化存儲(chǔ)和查閱功能，提出了更高的要求，具體表現(xiàn)在兩方面：一是更高的時(shí)效性、全面性。一項(xiàng)工程建設(shè)的時(shí)間跨度較大，時(shí)間緊、任務(wù)重，環(huán)環(huán)相扣，頻繁的更新、取證、換證，對工程文件的收集、歸檔與管理提出了更高的時(shí)效性要求；二是更高的檔案質(zhì)量，工程項(xiàng)目涉及的細(xì)節(jié)參數(shù)多，每一項(xiàng)精細(xì)參數(shù)都需要收集到真實(shí)客觀的原始記錄，檔案質(zhì)量的高低與工程質(zhì)量維護(hù)難度的高低有直接關(guān)系，對檔案內(nèi)容的精細(xì)化要求更高。這種對檔案內(nèi)容管理與質(zhì)量管理的嚴(yán)苛要求也直接反映在對相關(guān)工作人員的綜合素質(zhì)和專業(yè)技能的要求上。
一、抽水蓄能電力工程項(xiàng)目檔案管理的現(xiàn)狀
（一）檔案資源數(shù)量、類型激增。抽水蓄能建設(shè)項(xiàng)目涉及上下游多，體量大，項(xiàng)目本身處于檔案信息密集的領(lǐng)域，而智能電網(wǎng)、綠電和清潔能源的發(fā)展，使項(xiàng)目上下游的供應(yīng)商、分包商、施工方覆蓋面更大、更廣，而所有系統(tǒng)生成的信息資源都將匯流進(jìn)檔案管理系統(tǒng)，這其中不乏因項(xiàng)目交叉而產(chǎn)生的重復(fù)歸檔，涉密不歸檔等情況，檔案資源類型也涉及文書、財(cái)務(wù)、聲像、實(shí)物檔案等不同門類，檔案數(shù)據(jù)量和類型激增，給企業(yè)的檔案工作帶來巨大挑戰(zhàn)。
（二）檔案數(shù)據(jù)安全存在隱患。不少施工單位已開發(fā)檔案信息系統(tǒng)，且與辦公系統(tǒng)互聯(lián)互通，實(shí)現(xiàn)公文在線歸檔、云存儲(chǔ)、云閱覽等功能，但互聯(lián)網(wǎng)和信息化系統(tǒng)平臺(tái)在提升工作效率時(shí)也滋生了數(shù)據(jù)安全的隱患，由于工程檔案涉密信息多，一旦泄露會(huì)給企業(yè)、政府帶來經(jīng)濟(jì)、社會(huì)效益的損失，甚至危及國家安全；有些檔案信息系統(tǒng)建設(shè)過程中疏于對網(wǎng)絡(luò)安全、軟硬件安全的重視，導(dǎo)致網(wǎng)絡(luò)黑客攻擊、惡意篡改、物理損壞等重大安全隱患；人員管理失職，導(dǎo)致查閱權(quán)限混亂，檔案資源外泄頻發(fā)，這些都極大地?fù)p壞了企業(yè)的檔案資源價(jià)值。
（三）需求多元化。抽水蓄能建設(shè)項(xiàng)目對相關(guān)檔案資源的需求不再停留在調(diào)用工程圖紙和印章等基礎(chǔ)需求，在調(diào)用一份圖紙的同時(shí)，也一并需要了解編著成員的項(xiàng)目履歷、記錄、變更情況以及施工、檢修進(jìn)度的具體記錄，既一份圖紙從制作到后期調(diào)用的全過程，這就要求檔案與檔案之間通過時(shí)間標(biāo)簽和分類標(biāo)簽形成緊密聯(lián)系，在事件邏輯和時(shí)間邏輯上不再是孤立的單一文檔；此外，工程檔案存在分別存儲(chǔ)的情況，增加了工程師調(diào)用的工作量，因此，迫切需要檔案“活起來”。
二、抽水蓄能工程項(xiàng)目檔案管理存在的問題
首先，檔案意識(shí)不足。項(xiàng)目導(dǎo)向與結(jié)果思維、重管理輕服務(wù)、重成本輕細(xì)節(jié)等觀念，使精力與關(guān)注焦點(diǎn)多放在了項(xiàng)目進(jìn)度本身，即便對工程圖紙資料等重視，也多停留在崗位工作要求細(xì)節(jié)上，并未上升至系統(tǒng)的檔案管理工作層面，而檔案意識(shí)的強(qiáng)弱與工程項(xiàng)目經(jīng)理、高級(jí)管理人員的檔案意識(shí)有直接關(guān)系，檔案工作仍停留在閱查、收集歸檔保管等傳統(tǒng)的手工操作或轉(zhuǎn)換為電子文檔等低效工作上，沒有重視這些檔案的數(shù)據(jù)價(jià)值和知識(shí)價(jià)值。其次，管理模式困境。傳統(tǒng)模式是在工程完結(jié)后由項(xiàng)目部直接提交歸檔，再由檔案部門保管，這種模式下，歸檔不及時(shí)、資料遺失、檔案追索和修復(fù)等問題頻發(fā)，檔案保管部門也沒有權(quán)限去做查漏補(bǔ)缺工作，同時(shí)屬地保管也使各地檔案管理與服務(wù)水平參差不齊，更加大了檔案保管的物理風(fēng)險(xiǎn)；部分管理規(guī)范的企業(yè)，會(huì)將專職檔案員安排進(jìn)項(xiàng)目工程部，全程專職專責(zé)對該項(xiàng)目文件進(jìn)行收集、歸檔、保管、利用等工作，項(xiàng)目結(jié)束后再統(tǒng)一歸檔，該模式保證了檔案的完整性和利用率，但對人員專業(yè)能力和團(tuán)隊(duì)規(guī)模要求較高；此外，在制度建設(shè)上，項(xiàng)目檔案保管制度、母子公司檔案管理制度、數(shù)據(jù)格式標(biāo)準(zhǔn)、技術(shù)規(guī)范建設(shè)滯后都令檔案信息化建設(shè)的成效大打折扣。最后，投入不足。檔案信息化是檔案服務(wù)工作的起點(diǎn)而非終點(diǎn)，將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子檔案的確提高了保管和利用的效率，但項(xiàng)目檔案作為包含大量工程信息的數(shù)據(jù)價(jià)值并沒有得到有效發(fā)掘與利用，除了認(rèn)識(shí)不足之外，更重要的是信息技術(shù)引入的重視程度不夠，從而導(dǎo)致對傳統(tǒng)的人工或半自動(dòng)檔案管理模式的路徑依賴，認(rèn)為現(xiàn)有的檔案管理模式穩(wěn)定且不容易犯錯(cuò)，抱有“技術(shù)更新會(huì)帶來更多麻煩”的想法，從而失去接納新技術(shù)的實(shí)質(zhì)行動(dòng)力。
三、抽水蓄能工程項(xiàng)目智慧檔案管理的核心思路
為克服現(xiàn)狀中存在的問題，實(shí)現(xiàn)“安全、互聯(lián)、高效、智能”的抽水蓄能工程項(xiàng)目檔案服務(wù)體系，為工程項(xiàng)目和企業(yè)提供“高精準(zhǔn)、強(qiáng)時(shí)效、全覆蓋”的檔案知識(shí)服務(wù)能力，需要企業(yè)聚焦核心發(fā)展思路，以點(diǎn)帶面來實(shí)現(xiàn)改革突破。核心發(fā)展思路即以智慧檔案為突破口，知識(shí)服務(wù)為目標(biāo)。智慧檔案是檔案工作繼數(shù)字檔案后，檔案工作的新方向、新主流，也是物聯(lián)網(wǎng)、云計(jì)算技術(shù)推動(dòng)下對檔案實(shí)體、內(nèi)容、服務(wù)和管理等方面的感知、處理能力優(yōu)化和提升，實(shí)現(xiàn)企業(yè)內(nèi)工程項(xiàng)目檔案“檔案與檔案”“人與檔案”和“人與人”之間的互聯(lián)、互通、互動(dòng)，最終達(dá)到檔案資源互聯(lián)互通、檔案利用需求與供給服務(wù)的快速響應(yīng)和友好互動(dòng)。知識(shí)服務(wù)則是檔案資源開發(fā)利用的高階形態(tài)，目的是推動(dòng)企業(yè)項(xiàng)目服務(wù)從項(xiàng)目、業(yè)務(wù)驅(qū)動(dòng)向用戶、市場需求驅(qū)動(dòng)轉(zhuǎn)型；重視企業(yè)內(nèi)工程檔案資源的收集、利用和保管，利用新技術(shù)、新工具對檔案進(jìn)行數(shù)據(jù)化處理和優(yōu)化、整合與提煉，以更好地服務(wù)工程項(xiàng)目和企業(yè)的管理決策工作。
四、抽水蓄能工程智慧檔案的系統(tǒng)方案
（一）機(jī)制保障是系統(tǒng)建設(shè)運(yùn)行的基石
建立工程項(xiàng)目智慧檔案系統(tǒng)必須有科學(xué)的頂層制度和管理機(jī)制，包括制度完善、意識(shí)提升兩方面：在智慧檔案系統(tǒng)建設(shè)過程中，完備的制度建設(shè)是把握方向、管控大局、保障落實(shí)的前提和基礎(chǔ)，包括檔案部門的職能制度、日常管理制度、檔案數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)制度、安全管理制度、考核與獎(jiǎng)懲制度等，只有在制度上做好架構(gòu)，才能保障系統(tǒng)運(yùn)行正常。工程項(xiàng)目的每一份原始記錄都需要經(jīng)手人保管、轉(zhuǎn)移，為了保證智慧檔案的時(shí)效性、精準(zhǔn)度和全面性，需要企業(yè)全員意識(shí)到檔案的重要價(jià)值，以高度的責(zé)任心來保障檔案數(shù)據(jù)的完整性、精準(zhǔn)度；以高度的服務(wù)意識(shí)來保證檔案數(shù)據(jù)的時(shí)效性。
（二）技術(shù)保障是前提
技術(shù)保障是實(shí)現(xiàn)檔案互聯(lián)互通、共享利用的基本前提，必須意識(shí)到數(shù)字化技術(shù)是業(yè)務(wù)轉(zhuǎn)型的利器，對檔案進(jìn)行數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化改造并不等于信息化、智能化的完成，加速引進(jìn)數(shù)據(jù)采集、數(shù)據(jù)挖掘、智能庫房、RFID感知技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)秘鑰等大數(shù)據(jù)、云計(jì)算技術(shù)，其中不少軟硬件模式已在其他公共領(lǐng)域得到很好驗(yàn)證，具備跨行業(yè)引入的條件。在檔案收集上，針對不同文件格式和終端接口不一致的問題，要形成歸檔、保管的統(tǒng)一格式標(biāo)準(zhǔn)，大力開發(fā)一站式的移動(dòng)終端，服務(wù)直達(dá)用戶需求，方便操作；在檔案存儲(chǔ)上，以數(shù)據(jù)安全和保密為首要目標(biāo)，全程采用加密手段、物理隔離來保證檔案資源的安全，集中保管、異地災(zāi)備等。在檔案利用的交互上，除了提供統(tǒng)一的移動(dòng)端接口外，要充分考慮一線項(xiàng)目經(jīng)理的使用習(xí)慣與需求，提供檢索、數(shù)據(jù)可視化等交互友好的功能，比如紙質(zhì)和電子圖紙，信息單一且缺乏關(guān)聯(lián)性，圖紙的設(shè)計(jì)、會(huì)審、變更溯源困難等難題，可以采用二維碼、RFID標(biāo)簽技術(shù)實(shí)現(xiàn)工程圖紙類檔案全過程的管控、鏈接與利用，一個(gè)二維碼的應(yīng)用就能讓需求者了解工程圖紙檔案的過程全貌。技術(shù)保障的目標(biāo)是打通設(shè)計(jì)、監(jiān)理、施工、業(yè)務(wù)、運(yùn)維單位之間的信息壁壘，讓工程項(xiàng)目中產(chǎn)生的所有檔案信息資源擁有唯一的“電子標(biāo)識(shí)”，從而實(shí)現(xiàn)工程檔案從產(chǎn)生、變更、歸檔、保管、利用全過程的管理，確保其真實(shí)、完整、可靠。
（三）人才保障是根本
專人專崗，加強(qiáng)人才梯隊(duì)建設(shè)，檔案工作人員綜合素質(zhì)的高低關(guān)系到智慧檔案服務(wù)的成效；要搭建企業(yè)自有的檔案管理團(tuán)隊(duì)進(jìn)行智慧檔案體系的開發(fā)與建設(shè)，采用新技術(shù)進(jìn)行維護(hù)管理和利用，來提高自動(dòng)化水平和移動(dòng)平臺(tái)的服務(wù)交互能力；工程項(xiàng)目檔案管理中涉及諸多專業(yè)技能，具備工程實(shí)踐和計(jì)算機(jī)功底的復(fù)合型人才是企業(yè)檔案管理職能的必備要求；此外，還要加強(qiáng)全員檔案歸檔意識(shí)、安全意識(shí)、保密意識(shí)與檔案專業(yè)技能培訓(xùn)，從根本上改變檔案工作效率不足的問題。抽水蓄能工程檔案智慧檔案系統(tǒng)是企業(yè)主動(dòng)適應(yīng)數(shù)字化時(shí)代、智慧城市建設(shè)對工程項(xiàng)目管理的新需求而開展的嘗試，它需要企業(yè)率先建立單位的數(shù)字檔案體系和服務(wù)能力，在此基礎(chǔ)上去實(shí)現(xiàn)互聯(lián)互通、智慧管理、知識(shí)服務(wù)等目標(biāo)。
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作者：楊帆 劉璐 單位：山東泰山抽水蓄能電站有限責(zé)任公司
