加強高校院系檔案管理工作的思考范文

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高校院系檔案是指高校各院系在教學、科研、管理等活動中直接形成的對學校、學院和社會有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式、載體的歷史記錄。院系檔案是高校檔案的重要組成部分，是記錄院系領(lǐng)導履職過程及各項活動的痕跡，是展現(xiàn)院系發(fā)展歷程的珍貴記憶。在浙江工作期間考察浙江檔案館時強調(diào)，檔案工作是一項非常重要的工作，因為檔案工作是一項基礎性工作，經(jīng)驗得以總結(jié)，規(guī)律得以認識，歷史得以延續(xù)，各項事業(yè)得以發(fā)展，都離不開檔案[1]。隨著法治中國建設的不斷推進，文化建設的深入開展，社會信用體系建設的不斷完善，院系檔案在服務師生員工、服務院系建設、服務學校文化育人中心工作中發(fā)揮著越來越重要的作用，院系檔案規(guī)范化管理的呼聲越來越高漲。

一、高校院系檔案的重要作用

1.高校院系檔案是院系各項工作的重要憑證。院系檔案是記錄院系領(lǐng)導履職過程及各項工作的痕跡，在教學評估、科研項目申報、職稱評定、出國留學及各項檢查工作中發(fā)揮重要的憑證和支撐作用。以華中科技大學為例，該校水電與數(shù)字化工程學院某教授利用某項目獲獎證書，為水利工程學科順利通過教育部第四輪學科評估提供了重要支撐；機械科學與工程學院某教授利用某項科研項目獲獎材料及相關(guān)技術(shù)資料，為成功申報中國科學院院士起到支撐作用；該校校友，原武漢光電國家實驗室某副教授，利用某項科研項目材料，被順利評為深圳市高層次專業(yè)地方級領(lǐng)軍人才稱號；2017年3至4月份，中央巡視組對該校開展巡視工作，及時、真實地提供單位內(nèi)部制度匯編、會議記錄、會議紀要、黨支部工作及組織生活記錄等檔案材料是巡視工作的重要內(nèi)容之一。在此次巡視工作中，院系檔案完善的單位，能及時提供相關(guān)材料，很好地證明工作開展情況。

2.高校院系誠信檔案助力社會信用體系建設。面對市場經(jīng)濟和社會轉(zhuǎn)型時期帶來的諸多道德失范和行為失范現(xiàn)象，我國已經(jīng)開始了一項浩大的道德建設工程和公民素質(zhì)建設工程———社會信用建設[2]。檔案是我國信用信息的重要組成部分，院系檔案真實反映了該院系及師生員工個人的信用信息。隨著國家信用體系的不斷完善，反映院系、教師及學生的誠信檔案一直備受社會各界關(guān)注，科研機構(gòu)及企業(yè)研發(fā)部門希望信用高的科研人員參與技術(shù)開發(fā)與研究，用人單位也希望高校畢業(yè)生具有較高的信用。以華中科技大學為例，我校每年向教育部提交的各類學生學歷學位信息，為用人單位評價畢業(yè)生信用提供了重要憑證。通過學歷學位信息的共享，達到了凈化社會風氣的作用，使學歷不敢造假、不能造假、不想造假成為全社會共識。

3.高校院系檔案是開展校園文化建設的生動素材。文化建設作為“五位一體”建設中的關(guān)鍵一環(huán)，其重要性不言而喻。深層次、多渠道開發(fā)檔案信息資源，不斷向師生員工和社會大眾推出精品力作，是校園文化建設的一個重要方面。在中共中央政治局第二十五次集體學習時強調(diào)，讓歷史說話，用史實發(fā)言，要盡量掌握第一手材料，要多通過檔案、資料、事實、當事人證詞等各種人證、物證來說話[3]。院系檔案記錄著院系的歷史軌跡，是院系長期發(fā)展積累的寶貴財富，主要包括教學、黨政管理、科研、實驗室建設、知名校友、優(yōu)秀教師、優(yōu)秀學生及優(yōu)秀社團等材料。這些材料見證了院系發(fā)展歷程，彰顯了高校師生艱苦奮斗、自強不息、樂于奉獻的大學精神。院系檔案以其真實可靠、生動直觀、展現(xiàn)形式多樣的特點，在校園文化建設中發(fā)揮著重要的作用。以華中科技大學為例，在各類院慶活動中，該校機械科學與工程學院、管理學院、經(jīng)濟學院等單位充分利用老照片、科研獎證、優(yōu)秀教師、知名校友等材料展示了學院發(fā)展的艱辛歷程和創(chuàng)造的輝煌歷史；在改革開放三十周年之際，電氣學院、船海學院等單位利用專利、獎證、照片等老檔案，制作專題展覽，展示了三十年輝煌巨變。

二、高校院系檔案的內(nèi)容及分類

根據(jù)院系活動和建檔的內(nèi)容，院系檔案主要包括黨政管理檔案、教學檔案、科研檔案、學生檔案、實驗室檔案和其他工作檔案等六個方面[4]。需要移交學校檔案館保存的材料，院系可復制備份，以便日常查閱利用；不需移交學校檔案館的材料，由院系保存。黨政管理檔案主要包括：院系黨建工作、行政管理工作、工會活動、團委學生活動等材料。此類材料需由院系保存。教學檔案主要包括：院系教學管理與教學改革、課堂教學與教學實踐、學籍管理、學科建設、教學檢查、教學評估及教學研究等材料。其中，涉及畢業(yè)生學籍材料、成績表、省部級及以上教學成果獲獎材料、教學基地審批文件等須報相關(guān)職能部門或移交學校檔案館保存，其他材料由院系保存。科研檔案主要包括：科研項目準備階段、研究實驗階段、總結(jié)階段、成果申報階段、應用轉(zhuǎn)化階段材料及合同、專利等材料。其中，屬于重大級、重要級的研究課題和專利材料，由相關(guān)職能部門移交學校檔案館，一般級的研究課題及成果由院系保存。學生檔案主要包括：高等學校培養(yǎng)的學歷教育學生的高中檔案、入學登記表、體檢表、學籍檔案、獎懲記錄、黨團組織檔案、畢業(yè)生登記表等。學生檔案材料形成后，需及時移交學校檔案館保存。實驗室檔案主要包括：實驗室建設與管理材料、實驗室人員業(yè)務材料、實驗室儀器設備材料。重點實驗室建設材料及學校簽批的儀器設備材料要移交學校檔案館保存。其他工作檔案主要包括：院系重要會議、重要活動、重要項目形成的材料以及校友畢業(yè)回校聚會資料等。重要材料需移交學校檔案館保存。

三、高校院系檔案管理存在的問題

1.檔案管理制度不健全。檔案管理制度是對文件歸檔、規(guī)范化整理、檔案管理、檔案利用等工作的規(guī)范性文件制度，主要包括歸檔制度、保管制度、借閱制度、銷毀制度、管理體系及職責等。科學、完善的檔案管理制度是院系檔案工作正常有效開展的保證，是提高院系檔案管理工作效率和工作質(zhì)量的重要管理手段。據(jù)了解，目前我國高校院系檔案管理工作普遍缺少規(guī)范的檔案管理制度及實施細則，導致材料歸檔不規(guī)范。容易出現(xiàn)歸檔材料不系統(tǒng)，如材料分類不標準，檔號缺乏擴展性；歸檔材料不完整，如有些材料只有正本缺少定稿，有些材料只有正件缺少附件，有些材料只有結(jié)果性文件缺少依據(jù)性文件；歸檔材料不準確，如歸檔材料非最終版本，材料簽字蓋章手續(xù)不完備等。

3.檔案管理人員業(yè)務水平有待提高。《高等學校檔案管理辦法》規(guī)定：學校各部門負責檔案工作的人員應當按照歸檔要求，組織本部門的教學、科研和管理等人員及時整理檔案和立卷。但實際工作中，很多院系并沒有配備專職的檔案工作人員，高校院系檔案工作人員通常由教學或行政秘書兼任，而教學或行政秘書教輔工作繁忙，只能擠時間應付檔案管理工作，并且普遍存在不懂檔案知識，不熟悉檔案業(yè)務的問題；此外，院系檔案人員更換頻繁，崗位變換時缺乏規(guī)范的檔案交接手續(xù)，檔案資源流失嚴重。院系檔案管理人員的不穩(wěn)定性、不專業(yè)性導致院系檔案管理工作無法有序開展。

3.檔案管理條件差，手段落后。良好的檔案管理條件是高校院系檔案管理達標的一個主要因素。高校院系檔案管理工作一般起步較晚，由于學校擴招院系學生增加、學科建設發(fā)展及科研平臺的建設等原因，院系辦公用房相對緊張[5]。很多院系并未設立專門的檔案室，檔案材料要么存放在辦公室，要么分放到各個科室，甚至堆放到會議室角落里，根本達不到防光、防潮、防漬等檔案管理規(guī)定。而且普遍缺乏檔案管理專門的軟硬件設備設施，導致檔案工作現(xiàn)代化水平遠遠低于信息化社會對檔案工作技術(shù)裝備的要求。其次，檔案管理的自動化程度不高，大部分還停留在手工管理階段，管理狀況好的單位會有電子目錄，管理狀況不好的單位，材料堆放雜亂無章，缺乏電子目錄，無法實現(xiàn)計算機檢索，檔案利用不充分、不便捷。

四、加強院系檔案管理工作的對策

華中科技大學院系檔案工作經(jīng)過多年的努力和實踐，積累了一定的經(jīng)驗。筆者以該校生命科學與技術(shù)學院檔案管理為例，提出以下幾點解決對策：

1.建立健全院系檔案管理制度。制度是開展工作的準則和依據(jù)，工作要想做得好，制度要先行。只有制定科學合理的院系檔案管理制度，才能指導和規(guī)范院系檔案管理工作。該校生命科學與技術(shù)學院檔案室成立之初便開始著手制度建設。依據(jù)《高等學校檔案管理辦法》《歸檔文件整理規(guī)則》并結(jié)合院系檔案工作實際，在學校檔案館的指導下，完成了《生命科學與技術(shù)學院檔案建設與管理辦法》（以下簡稱為《辦法》）、《生命科學與技術(shù)學院檔案建設與管理責任清單》（以下簡稱為《責任清單》）及《生命科學與技術(shù)學院兼職檔案員工作職責》（以下簡稱《檔案員工作職責》）。《辦法》明確了院系檔案工作的領(lǐng)導體系與職責、責任落實與追究、歸檔范圍與整理方法、檔案利用、條件保障等。《責任清單》明確規(guī)范了責任科室、責任崗位、責任人及其具體的歸檔范圍。該清單具有很強的可操作性，哪個科室、哪個崗位、哪個人歸檔哪些材料，一目了然，使得檔案歸檔與崗位職責緊密掛鉤，年終考核實際上就成了對每個人形成的檔案的考核；人員調(diào)離要先完成檔案的交接。《檔案員工作職責》明確了各科室檔案工作責任人及兼職檔案員的具體工作職責。

2.加強業(yè)務培訓，提升專業(yè)水平。檔案管理人員是檔案管理工作的具體執(zhí)行者，其信息素養(yǎng)和業(yè)務水平直接影響院系檔案管理工作的開展。該校生命科學與技術(shù)學院檔案室制度建設完成后，校檔案館老師及時地組織了生科院各科室檔案管理責任人及兼職檔案員，開展了多種形式的檔案管理培訓。首先，開展了專場檔案管理工作培訓，從檔案的歷史變遷、新時期痕跡管理到如何開展院系檔案工作，進行了詳細生動的講解，提升了理論水平。其次，組織檔案管理責任人和兼職檔案員到檔案館進行現(xiàn)場觀摩教學，深入各類檔案庫房及檔案整理室，手把手教授各門類檔案的具體整理方法，提升了實際操作能力。最后，檔案館老師到生科院檔案室現(xiàn)場答疑和業(yè)務指導。通過幾次集中培訓，短時間內(nèi)對歸檔范圍、整理方法、上架與排列等基本檔案管理工作得以熟練操作。

3.加強信息化管理手段。院系檔案傳統(tǒng)的管理方法已跟不上信息時代的步伐，為提高檔案工作效率，提升檔案現(xiàn)代化管理水平，方便檔案材料和檔案信息的利用，院系檔案工作應加強信息化管理手段。該校生命科學與技術(shù)學院檔案室基礎工作準備就緒后，便開始了目錄數(shù)據(jù)庫和全文數(shù)據(jù)庫的建設。學校檔案館還專門為該院提供了學校檔案管理信息系統(tǒng)院系節(jié)點，可以實現(xiàn)檔案著錄、數(shù)據(jù)導入、數(shù)據(jù)導出、批量掛接、查詢、借閱、利用、業(yè)務流程管理等功能，也可以實現(xiàn)電子檔案的自動歸檔和智能化管理功能。從而不僅可以提升院系檔案的信息化管理水平，實現(xiàn)檔案信息的快速查詢利用，同時也促進了校內(nèi)檔案資源的共建與共享。

參考文獻

[1]張淑芳.必須高度重視檔案工作[J].檔案天地，2015(1).

[2]張澤.社會信用視角下大學生誠信檔案建設的思考[J].檔案研究，2014(5).

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[4]童燕,張桂霞.對新時期加強高校二級院系檔案管理的思考[J].中國西部科技，2011(11).

[5]余紀珍.關(guān)于高校院系檔案管理工作的思考[J].文教資料，2012(4).

作者：王鵬；范智新