義工檔案部工作計劃范文

前言：我們精心挑選了數篇優質義工檔案部工作計劃文章，供您閱讀參考。期待這些文章能為您帶來啟發，助您在寫作的道路上更上一層樓。

第1篇

一 院系教務檔案管理的現狀及存在的問題

1 檔案管理人員對檔案工作的重視不足，缺乏歸檔意識

目前，大多數高校院系檔案員均為兼職檔案員，從事的主要工作并不是檔案管理工作，在檔案管理方面投入的精力較少，而且較多檔案員是為了應付上級指派的任務臨時擔任兼職檔案員，并未接受過系統的檔案專業知識和技能培訓，僅能在低水平的層面上按“想當然”的辦法進行管理，對檔案管理工作缺乏一個基本的系統認識。此外，由于檔案的使用頻率不高，存放的空間有限，多數檔案因短時間內不被用到而被隨意存放，檔案管理工作者忽視了對教務文檔的積累、歸檔，管理意識較為淡薄，很大程度上限制了檔案管理的發展。

2 院系教務檔案標準化、規范化工作有待提高

調查中發現，約 40%的院系教務檔案管理不規范，教務文檔資料收集不齊全，材料缺失情況嚴重[2]，特別是遇到部門人員調動或辦公室搬遷等，往往造成有些重要資料或者有保存查考價值的資料散落丟失，導致有些該用的資料無從查證，影響了日常工作的連接性。紙質存檔材料格式不規范，缺乏分類與編目，沒有及時做好材料的銷毀工作，而電子文檔缺乏必要的鑒定與整理，無法充分發揮便捷、迅速查找和利用的功能。紙質檔案材料的存放較為凌亂，如個別院系將學生考卷按課程分類捆扎后存放，極易出現遺失遺漏的現象，保存檔案的光盤、磁碟等材料也得不到妥善的保管，容易喪失作為存檔價值的意義。

3 尚未充分利用電子檔案管理軟件資源

隨著社會的進步和科技的發展，檔案管理也逐漸智能化，較為先進的電子檔案管理軟件也相繼開發出來，具有公文管理，檔案的立卷、編目、檢索、查詢以及統計等功能[3]，不僅可以使檔案管理人員擺脫部分繁重的手工操作，而且還能使檔案查詢更為簡便，用途更為廣泛。裝備電子檔案管理軟件后管理員只需要根據軟件提示要求將材料錄入或掃描進數據庫即可，日后查閱起來省時又省力，可以大大提高工作效率，節省了人力物力。但現階段較多高校檔案管理人員并未接受過專業培訓，對軟件使用并不熟悉，沒有認識到軟件帶來的優越性，加之部分管理員怕麻煩，缺乏耐心，認為檔案管理并不重要，而且使用頻率也不高，導致檔案管理軟件的作用的發揮在很大程度上被限制。

二 對優化檔案管理的建議

1 增強檔案管理人員的管理意識，提高檔案管理人員的綜合素質

高校應重視檔案管理工作，大力宣傳檔案管理的重要性，增強檔案管理人員的服務意識。檔案管理人員不僅要有高度的責任感，自覺意識到所從事工作的重要性，將做好檔案工作看成自己應盡的義務，還要有吃苦耐勞、樂于奉獻的精神[4]，必須樹立一種良好的職業道德。此外，檔案管理人員還要有扎實的檔案管理的理論知識和實踐技能，尤其是運用現代化科技手段和先進的管理方法管理檔案的基本技能。因此，檔案管理工作者只有涉獵廣博的專業知識，開拓視野，加強對外交流，及時獲取國內外先進檔案管理動態，優化知識結構，提高綜合素質，才能做好教務檔案管理工作，真正提高自身的素質和管理水平。在檔案管理人員加強自我能力提高的同時，高校應多渠道多方位地為管理人員提供各種學習和交流機會，如開展座談交流會、邀請專家開設講座、參觀并學習其他優秀院校的教務檔案管理工作，真正做到“走出去，引進來”，提高檔案管理人員的綜合素質。

有效的檔案管理工作，能夠為高校的教學創造良好的外部環境。首先，檔案管理有利于整個學校管理工作的規范，這就包括對學生學籍檔案的管理，對教師個人履歷的管理，使學生在高校學習的過程中的成長有一個明確的記錄，同時也能夠確保師資力量的優秀。學生和老師是高校教學工作中的主要參與者，通過檔案管理使得二者在高校這個環境中有歸屬感和責任感，有利于教學水準和學習興趣的提高。其次，檔案管理能夠保留大量的科研學術資料，這種專業資料的保留和歸檔，無論是對于學生還是對于教師都是一種知識的財富。通過檔案管理保留下來的這些資料，對于后來的教學工作有著重要的意義，它是一個學校構建可見科研學術氛圍的一個重要歷程。高校教學不僅僅是一般知識的傳授，它有一個更重要的職責就是引導學生勇于創新，高校教學的目的是為社會培養和輸送更多的具有創造性的人才，這就需要高校重視自身科研活動的建設，只有在濃郁的學術科研氛圍中培養出來的學生，才可能掌握更加專業和全面的學科知識。這是檔案管理服務于教學工作的另一個直接體現。

2 進一步完善檔案管理制度，切實加強檔案管理

為使高校檔案管理工作有章可循，檔案管理工作必須以檔案學理論為指導，嚴格遵守《中華人民共和國檔案法》、《中華人民共和國保守國家秘密法》等法律、法規，并結合《普通高等學校檔案管理辦法》等規定，進一步完善檔案管理制度，確立院、系兩級檔案管理體制，明確院、系兩級管理權限與責任。

另外，根據學校相關教學檔案管理規定，務必做好教務檔案的收集、整理、分類、歸檔、編研和管理工作，將教務檔案管理工作納入常規工作的范疇，保證院系教務文件資料及時、完整地歸檔，定時做好材料的鑒定、銷毀工作，嚴格執行檔案歸檔、借閱等管理制度，確保院系教務檔案材料的完整性，保證教務檔案的開發利用價值，進一步明確院系在教務檔案管理的職責，使院系教務檔案管理真正走上制度化、規范化的道路。

3 掌握現代化管理技能，運用現代化技術，充分利用高校檔案管理軟件資源

教學檔案的管理應與時俱進，重要的是將“死檔案”變成“活檔案”，將“文字檔案”變成“電子檔案”。電子計算機技術在檔案管理中的運用，可以系統地完成文件的起草、修改、刪減、檢索、打印、登記、匯集統計等工作，能將文件的形成、運行、轉換等各個環節與自動化辦公銜接起來[5]，而充分運用此現代化科技手段和先進操作管理技術，有效發揮其效能，都迫切需要檔案管理工作者去了解并掌握這些技能。檔案管理數字化及信息化是信息社會對檔案工作的要求，也是檔案工作的必然方向。檔案的整理工作繁瑣，重復勞動多，勞動強度大，而利用計算機等現代化手段，則可以收到事半功倍的效果。檔案管理人員應該克服怕麻煩的心理因素，耐心學習如何使用檔案管理軟件，這樣既豐富了檔案管理知識，又加強了現代化管理技能，更為以后更加方便快捷地服務于教學工作打下了良好的基礎。

高校檔案的現代化管理，有一個重要的內容就是高校檔案的信息化建設。信息化建設是信息科學技術革命給檔案管理工作帶來的沖擊和挑戰，傳統的檔案管理工作必須在時代的潮流下重視自身信息化的建設，高科技元素的加入是信息化建設的顯著特征。高校檔案管理工作的信息化建設，要從以下幾個方面來著手：第一，在檔案管理工作中推行計算機的使用。無論是日常的教學工作還是學校的其他管理工作，計算機已經成為使用的常見設備，檔案管理工作要做到為教學服務，在硬件設施和使用工具上首先應該與其他的教學工作和管理工作相配套。第二，自動識別技術的使用。計算機設備只是一種硬件設施的需求，信息化建設除了要對硬件設備進行完善以外，還需要技術的提升，自動識別技術是檔案管理工作今后會大范圍使用的一種技術，這種技術能夠有效地提升檔案管理的工作效率，并且使整個管理工作更加規范，查找起來更加精準，能夠更好地為廣大的學生和老師服務。現代化的檔案管理工作能夠有利于高校教學水平的進步，在新形勢下，高校教學水平的進步也必須重視對各種新技術、多媒體的教學應用，檔案管理工作的現代化，能夠提供給教學工作內容更為豐富的資料，特別是大量數字資料的提供，能夠使教學工作的開展更具有時代性。高校教學水平的提高需要多方面的共同努力，現代化的檔案管理工作能夠有效地促進這一目的的達成。

第2篇

一、加強人事檔案管理基礎工作的意義

高校人事檔案管理工作是高校人事工作的重要組成部分，是一項集政治性、政策性、專業性、技術性為一體的工作，涉及集體和個人雙重利益，在學校人事管理工作及學校發展中起著重要的作用。隨著國家人事制度改革的深化，人才市場的不斷擴展，對人事檔案管理規范化要求更加迫切，人事檔案基礎工作規范化，是實現干部人事檔案管理規范化、信息化的前提，能真正使檔案在組織人事工作中達到“觀其卷，知其人，用其長”之效果，為高校的人才選拔和人才交流提供祥實的信息，進而有利于高校干部人事管理工作的順利進行。基礎工作的規范能提升干部人事檔案的價值，人事檔案作為“人的管理”的基本信息的主要依據，它既存儲了組織人力資源信息，又是管理的核心，是“人”的歷史和現狀的一個真實反映，二十一世紀的競爭是人才的競爭，真實準確、完整系統的人事資源信息，有利于進一步與社會接軌，加快人才流動頻率，提高人們的就業自由度。

二、做好高校人事檔案基礎工作的方法

1.健全和完善人事檔案工作的各項規章制度

按照干部人事檔案管理工作的條例、規定，結合實際制訂和完善本校干部人事檔案工作的規章制度，如《高校干部人事檔案管理工作實施辦法》、《高校干部人事檔案材料收集歸檔規定》、《高校干部人事檔案整理工作細則》，制定材料的審核、檔案的保管和保護、查（借）閱、轉遞等工作的規定、辦法、制度，實行依法治檔，依法管檔。

2.規范人事檔案材料的收集工作

人事檔案材料收集要做到完整、齊全。在具體收集工作中要明確人事檔案材料的形成來源，理清收集渠道，這是做好檔案材料收集工作的前提條件。材料形成來源有組織人事部門形成的，有個人形成的；基層單位形成的，上級機關形成的；本部門形成的，其他部門形成的。檔案管理人員要根據《干部人事檔案材料收集歸檔規定》，盡可能將各級層、各部門、社會群團組織等形成的材料，如：干部履歷表、年度考核表、晉升工資審批表、干部調動審批表、干部轉正定級審批表、職稱評審呈報表、教師資格審批表、優秀教師、教育工作者登記表、（離）退休審批表、教師公開招聘錄用、聘用干部、續聘解聘、辭職、干部任免、入黨入團、政審、公派出國、出境、各類獎勵、處分、學歷學位、教育、教學、科研材料，以及記載干部個人德、能、勤、績、廉等各方面材料。這些方面材料形成量大，有規律，時間性強，檔案管理人員必須抓住時機，第一時間收集齊全，成套材料必須保持其完整性，不可缺頭少尾，對于因歷史原因而無法收集完整的材料要按規定寫出書面說明。要建立人事檔案材料收集工作網，確保檔案材料收集的保障性，各部門在材料形成之日起一個月內及時歸檔，做到隨辦、隨收、隨審、隨歸。所收集的材料數量要精選，內容質量要好，有一定保存價值。

人事檔案材料收集要真實準確。人事檔案材料必須是由法定作者形成，材料文字清楚、所指對象明確，材料內容符合檔案人的客觀實際，材料內容沒有涂改造假，沒有模棱兩可的語言。凡頭尾不清、來源不明，又查不清或對象不明確的材料不能歸檔。

收集的人事檔案材料要規范，手續要完備。收集的材料必須是辦理完畢的正式材料，凡規定需由組織蓋章的必須有組織蓋章，審查結論、處分決定、組織鑒定、民主評議、年度考核和干部考察中形成的綜合性材料，要求本人簽署意見者，本人必須簽署意見或由組織注明本人已閱知。任免、評審等之類的審批表須注明任免或評審職務的批準機關、批準時間及批準文號。出國出境審批表須注明出去的任務、目的和往返時間等。

3.做好人事檔案的整理工作

首先，整理人事檔案時要根據材料形成的歷史條件、主要內容、用途，辯證唯物的甄別材料的真偽和保存價值，并確定其是否屬于歸檔范圍。其次，對鑒別、分類、排序、編目、技術加工、裝訂六個步驟，嚴格遵循《干部檔案整理工作細則》，嚴格把關，既不能整“欠”也不可整“過”，做到嚴格審核、準確分類、排列有序、目錄清楚、裝訂整齊。

檔案材料審核鑒別工作必須以《干部檔案工作條例》和《干部人事檔案收集歸檔規定》等有關規定為依據。

一是審查檔案材料是否齊全、完整。對原已歸檔且歷史上形成的材料可維持原狀，對新歸檔的材料屬于成套的必須齊全，屬于單份的必須完整。凡時間、來源和對象不明確或查不清的材料，一律不得歸檔。

二是審查材料手續是否完備。凡不符合歸檔要求或手續不完備的材料不可歸檔，要審核登記后統一到材料形成部門補辦手續后方可歸檔。

三是要審查鑒定檔案中的材料是否屬于所管人員的材料及應歸入人事檔案的內容。有同名異人、張冠李戴者，及時糾正調整。有不屬于歸檔范圍的內容和重復的材料，要清理出去，并在《剔除檔案材料登記表》中登記后，按照銷毀規定集中銷毀，不得擅自處理。

四是審查人事檔案歸檔材料的載體和記錄材料是否符合檔案保護要求。按照《干部人事檔案材料收集歸檔規定》，歸檔材料必須統一使用16開規格的辦公用紙，字跡材料應是耐久或比較耐久的，不得使用圓珠筆、復寫紙、紅墨水、純藍墨水及鉛筆書寫，不采用噴墨打印件、傳真件歸檔，應選用激光打印件或靜電復印件歸檔，歸檔材料采用原件，一般不得使用復印件。對歷史上形成的且已歸檔的有保存價值的材料，可在維持原貌下進行必要的裱糊或復制。

干部人事檔案分為十大類，即：履歷；自傳；考核鑒定材料；學歷學位、職稱、職業資格、個人科研學術水平、培訓材料；政審、三個時間認定；黨、團組織材料；獎勵；處分；工資待遇（轉正定級、招聘、任免調動、退（離）休、、辭職、退職、出國（境）、黨代會、人代會、政協、派、群團會議等形成的審批表、登記表）；其他材料。排列順序為：干部（專業技術）職務變動表、目錄、檔案材料、備考表。而每類檔案材料要根據材料內容的內在聯系和材料之間的銜接或材料形成的時間排列順序。一般情況下第一、二、三、四、七、九、十類適用于按時間排序，但特殊情況可特殊處理，如第四、九類中含有不同性質的材料，采取二級分類法排序，先將性質相同的材料集中后，再按時間順序排列。而第五、六、八類適用于按材料內容和材料之間內在聯系排序。分類是檔案整理工作的重要一步，要做到認真鑒別，準確歸類。

技術加工即對一些字跡材料不符合要求或紙張破損，以及紙張不規則或卷角、折皺等的檔案材料，在保持其原貌狀態下采用復印、掃描、拍攝、拆剪、補粘、折疊的方法進行復制、加工。在技術加工過程中不得損毀文字、照片，不得涂改、圈劃、污損、撤換。

4.規范高校人事檔案的日常管理工作

人事檔案的日常管理是檔案基礎工作的環節之一。如檔案的傳遞、接收、保管和保護、查借閱、檔案檢索等，要嚴格按照干部人事檔案管理八項制度操作，實行依法管檔，科學管理。

檔案歸檔入庫后排架是一個重要環節，科學合理的排架有利于檔案管理人員快速準確的查閱到檔案，提高工作效率。目前高校人事檔案均根據各自實際選擇其排架方法，常用的有：部門+姓氏筆畫排架法、籍貫+姓氏筆畫排架法、姓氏拼音排架法、漢字結構排架法、新的拼音排架法五種方法。筆者單位總結各方法利弊后采用的方法是：部門+姓氏編碼排架法，即以學校各學院或部門劃分為類區，再采用四角號碼對姓名進行編碼，取每字四碼中的任意碼組成一組x位數的號碼（依習慣而取），用阿拉伯數字表示，兩字姓名用0補齊，從0—9的順序往下排。重名重姓者可通過部門區分，另外可在檔案盒脊附上標簽，除編碼、姓名外，再加上籍貫，查閱起來更加科學方便快捷，此方法簡單明了，只要掌握四角號碼編碼口令即可，案卷間不必預留空余，易于隨時增加或減少，便于Excel下操作。

第3篇

關鍵詞：科技計劃項目；檔案管理

現代社會中科學技術是第一生產力，經濟要發展離不開科學技術資源的支持。現代社會科學技術的發展日新月異，國與國之間的競爭早已演變為科學技術實力的競爭。我國各省也將科學技術放在本地區發展戰略的首要位置。由此可見，在新一輪競爭中，誰的科技優勢越明顯，準確把握機遇，誰就能有所作為，贏得競爭中的主動權，所以科技工作在國民經濟建設與發展中的地位十分重要。

一、科技計劃項目的概念

在2001年1月20日，科學技術部頒的第五號令《國家科技計劃項目管理暫行辦法》中，第一章第二條明確規定：國家科技計劃項目是指在國家科技計劃中實施安排，單位或者個人承擔的，在一定時期內所進行的科學技術研究開發活動。

二、科技計劃項目檔案的形式與定義

所謂的國家科技計劃項目檔案是指科技項目在立項、實施、結題驗收或者成果轉化過程中，所形成的需要進行歸檔保存的各種類型、載體的文件，其列入國家科技計劃內，且研究經費以中央財政撥款為主。由上述定義可以看出，科技計劃項目檔案所形成的領域包括政府部門、社會組織以及個人；而科技計劃項目實施的整個過程可以從科技計劃項目檔案中體現出來；此外，在實施科技計劃項目過程中，直接形成了科技計劃項目檔案，其為原始記錄且具備相當的保存價值。

三、科技計劃項目檔案的管理

第一，檔案管理要服務于科技項目管理與監督服務。在科技管理過程中，項目檔案的作用越來越突出，項目檔案的管理也逐漸成為科研管理的一項重要內容與必要條件。在檔案管理過程中，政府科技主管部門和項目負責單位通過簽訂合同的方式明確雙方責任。按照合同內容由科技主管部門提出項目檔案管理要求，而項目負責單位則據合同條款如期、保質的完成項目研發工作，并且將科技主管部門提交完整的項目檔案文件。

第二，對項目執行加以規范以項目檔案為客觀依據。按照項目的運作規律，通常采用項目責任人制進行項目管理，即在項目檔案形成、積累以及歸檔的全過程中，該負責任擔負主要的領導責任。整個項目的研發過程均是通過項目檔案完整、忠實地記錄下來，根據檔案可以對項目的進展情況、存在的問題進行及時的了解，項目檔案的科學性、嚴肅性也得到了保證。在執行項目過程中，要保證各種原始記錄的配套性、準確性以及完整性，并將其作為項目管理的重要依據。

第三，項目檔案要具備充分的資源共享性。相關規定中有明確要求，各類國家科技計劃所建立的數據庫要具備兼容性，實現信息資源與數據資源最大化共享。項目檔案是項目執行單位記錄相關項目信息的主要載體，因此要求其具備資源共享性。要實現這些信息資源的共享，轉化為科技成果，為全社會利用，前提就是項目檔案標準化與規范化管理。

四、科技計劃項目檔案管理需要解決的問題

第一，項目檔案科學管理水平有待提高。項目檔案的形成過程對應了項目的運作過程中，項目各隊均會形成對應的文件，由此可見項目檔案是計劃項目立項、檢查以及驗收等研究活動的重要標志。項目檔案屬于科研過程的軟成果，對項目績效進行評估要以項目檔案為依據和前提，從這個意義上講，項目檔案的重要性與科研活動的硬成功作用相當。項目檔案管理是科學計劃項目管理的一個重要部分，要委派專職、專業的人員與機構進行實施，以保證其科學性。項目管理也是科技管理的一種重要形式與重要內容，只有尊重科學、尊重創新，充分認識到科技實踐、發展、再實踐、再發展的科學規律，對項目檔案進行科學管理，才能保證科技計劃項目整體的有效性。

第二，項目檔案管理機制有待完善。由于計劃項目的執行單位不僅限于屬地單位，因此無法適用原有的檔案管理屬地化模式，從而項目檔案管理過程中經常出現盲點或者空白。要進一步強化項目檔案管理，就要徹底改變這種屬地管理模式，采用履行合同的新模式，檔案管理的實施對象確定為項目執行單位。這種管理模式最顯著的特點就是不考慮項目執行單位的行政關系與隸屬關系，使得項目執行單位與項目檔案管理單位合而為一，這樣就不存在固有的領導關系，而屬地內行政管理部門的職能也更加明確，與項目檔案管理的客觀要求也相符。

第三，項目檔案的質量要有所保證。要進一步落實檔案管理責任制，使得項目檔案的質量有所保證，主要可以從以下兩方面著手：首先，科技管理部門要做好項目管理檔案，以滿足公眾的知情權，接受公眾監督。要按照項目的實際進度進行檢查、驗收、監理與審計，并確認發明權與知識產權的歸屬，這些工作均要以項目檔案作為憑證。其次，要保證項目執行者的合法權益。項目負責人對項目研發檔案負有領導責任，實行項目負責人制，保證了得技計劃研究活動可以按照規范建檔，對研究過程、研發狀況以及所得數據進行忠實的記錄。項目負責人要保證提供給監管方檔案的真實性、準確性以及完整性，這也是項目負責人的責任與義務。

第四，檔案工作監管職能的強化。項目檔案管理工作是一項專業性、系統性的工作，科技主管部門與檔案主管部門在監督、指導以及實施專業管理的過程中，有一定的難度。因此要基于行政改革的角度，以社會專業資源為依托，提高檔案管理的專業化程度。比如委托有專業資質的機構評估檔案的完整性與準確性；或者引入專家機制，以保證檔案管理監管的客觀性與公正性等。

參考文獻：

1.劉春澤,宋宇.關于科技計劃項目檔案若干問題的思考[J].社會,2011(10).

2.潘世萍,候希聞.科技計劃項目檔案管理體制發展及創新研究[J].中國檔案,2011(11).