義工檔案部工作計(jì)劃范文

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第1篇

一 院系教務(wù)檔案管理的現(xiàn)狀及存在的問題

1 檔案管理人員對檔案工作的重視不足，缺乏歸檔意識(shí)

目前，大多數(shù)高校院系檔案員均為兼職檔案員，從事的主要工作并不是檔案管理工作，在檔案管理方面投入的精力較少，而且較多檔案員是為了應(yīng)付上級指派的任務(wù)臨時(shí)擔(dān)任兼職檔案員，并未接受過系統(tǒng)的檔案專業(yè)知識(shí)和技能培訓(xùn)，僅能在低水平的層面上按“想當(dāng)然”的辦法進(jìn)行管理，對檔案管理工作缺乏一個(gè)基本的系統(tǒng)認(rèn)識(shí)。此外，由于檔案的使用頻率不高，存放的空間有限，多數(shù)檔案因短時(shí)間內(nèi)不被用到而被隨意存放，檔案管理工作者忽視了對教務(wù)文檔的積累、歸檔，管理意識(shí)較為淡薄，很大程度上限制了檔案管理的發(fā)展。

2 院系教務(wù)檔案標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化工作有待提高

調(diào)查中發(fā)現(xiàn)，約 40%的院系教務(wù)檔案管理不規(guī)范，教務(wù)文檔資料收集不齊全，材料缺失情況嚴(yán)重[2]，特別是遇到部門人員調(diào)動(dòng)或辦公室搬遷等，往往造成有些重要資料或者有保存查考價(jià)值的資料散落丟失，導(dǎo)致有些該用的資料無從查證，影響了日常工作的連接性。紙質(zhì)存檔材料格式不規(guī)范，缺乏分類與編目，沒有及時(shí)做好材料的銷毀工作，而電子文檔缺乏必要的鑒定與整理，無法充分發(fā)揮便捷、迅速查找和利用的功能。紙質(zhì)檔案材料的存放較為凌亂，如個(gè)別院系將學(xué)生考卷按課程分類捆扎后存放，極易出現(xiàn)遺失遺漏的現(xiàn)象，保存檔案的光盤、磁碟等材料也得不到妥善的保管，容易喪失作為存檔價(jià)值的意義。

3 尚未充分利用電子檔案管理軟件資源

隨著社會(huì)的進(jìn)步和科技的發(fā)展，檔案管理也逐漸智能化，較為先進(jìn)的電子檔案管理軟件也相繼開發(fā)出來，具有公文管理，檔案的立卷、編目、檢索、查詢以及統(tǒng)計(jì)等功能[3]，不僅可以使檔案管理人員擺脫部分繁重的手工操作，而且還能使檔案查詢更為簡便，用途更為廣泛。裝備電子檔案管理軟件后管理員只需要根據(jù)軟件提示要求將材料錄入或掃描進(jìn)數(shù)據(jù)庫即可，日后查閱起來省時(shí)又省力，可以大大提高工作效率，節(jié)省了人力物力。但現(xiàn)階段較多高校檔案管理人員并未接受過專業(yè)培訓(xùn)，對軟件使用并不熟悉，沒有認(rèn)識(shí)到軟件帶來的優(yōu)越性，加之部分管理員怕麻煩，缺乏耐心，認(rèn)為檔案管理并不重要，而且使用頻率也不高，導(dǎo)致檔案管理軟件的作用的發(fā)揮在很大程度上被限制。

二 對優(yōu)化檔案管理的建議

1 增強(qiáng)檔案管理人員的管理意識(shí)，提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)

高校應(yīng)重視檔案管理工作，大力宣傳檔案管理的重要性，增強(qiáng)檔案管理人員的服務(wù)意識(shí)。檔案管理人員不僅要有高度的責(zé)任感，自覺意識(shí)到所從事工作的重要性，將做好檔案工作看成自己應(yīng)盡的義務(wù)，還要有吃苦耐勞、樂于奉獻(xiàn)的精神[4]，必須樹立一種良好的職業(yè)道德。此外，檔案管理人員還要有扎實(shí)的檔案管理的理論知識(shí)和實(shí)踐技能，尤其是運(yùn)用現(xiàn)代化科技手段和先進(jìn)的管理方法管理檔案的基本技能。因此，檔案管理工作者只有涉獵廣博的專業(yè)知識(shí)，開拓視野，加強(qiáng)對外交流，及時(shí)獲取國內(nèi)外先進(jìn)檔案管理動(dòng)態(tài)，優(yōu)化知識(shí)結(jié)構(gòu)，提高綜合素質(zhì)，才能做好教務(wù)檔案管理工作，真正提高自身的素質(zhì)和管理水平。在檔案管理人員加強(qiáng)自我能力提高的同時(shí)，高校應(yīng)多渠道多方位地為管理人員提供各種學(xué)習(xí)和交流機(jī)會(huì)，如開展座談交流會(huì)、邀請專家開設(shè)講座、參觀并學(xué)習(xí)其他優(yōu)秀院校的教務(wù)檔案管理工作，真正做到“走出去，引進(jìn)來”，提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)。

有效的檔案管理工作，能夠?yàn)楦咝５慕虒W(xué)創(chuàng)造良好的外部環(huán)境。首先，檔案管理有利于整個(gè)學(xué)校管理工作的規(guī)范，這就包括對學(xué)生學(xué)籍檔案的管理，對教師個(gè)人履歷的管理，使學(xué)生在高校學(xué)習(xí)的過程中的成長有一個(gè)明確的記錄，同時(shí)也能夠確保師資力量的優(yōu)秀。學(xué)生和老師是高校教學(xué)工作中的主要參與者，通過檔案管理使得二者在高校這個(gè)環(huán)境中有歸屬感和責(zé)任感，有利于教學(xué)水準(zhǔn)和學(xué)習(xí)興趣的提高。其次，檔案管理能夠保留大量的科研學(xué)術(shù)資料，這種專業(yè)資料的保留和歸檔，無論是對于學(xué)生還是對于教師都是一種知識(shí)的財(cái)富。通過檔案管理保留下來的這些資料，對于后來的教學(xué)工作有著重要的意義，它是一個(gè)學(xué)校構(gòu)建可見科研學(xué)術(shù)氛圍的一個(gè)重要?dú)v程。高校教學(xué)不僅僅是一般知識(shí)的傳授，它有一個(gè)更重要的職責(zé)就是引導(dǎo)學(xué)生勇于創(chuàng)新，高校教學(xué)的目的是為社會(huì)培養(yǎng)和輸送更多的具有創(chuàng)造性的人才，這就需要高校重視自身科研活動(dòng)的建設(shè)，只有在濃郁的學(xué)術(shù)科研氛圍中培養(yǎng)出來的學(xué)生，才可能掌握更加專業(yè)和全面的學(xué)科知識(shí)。這是檔案管理服務(wù)于教學(xué)工作的另一個(gè)直接體現(xiàn)。

2 進(jìn)一步完善檔案管理制度，切實(shí)加強(qiáng)檔案管理

為使高校檔案管理工作有章可循，檔案管理工作必須以檔案學(xué)理論為指導(dǎo)，嚴(yán)格遵守《中華人民共和國檔案法》、《中華人民共和國保守國家秘密法》等法律、法規(guī)，并結(jié)合《普通高等學(xué)校檔案管理辦法》等規(guī)定，進(jìn)一步完善檔案管理制度，確立院、系兩級檔案管理體制，明確院、系兩級管理權(quán)限與責(zé)任。

另外，根據(jù)學(xué)校相關(guān)教學(xué)檔案管理規(guī)定，務(wù)必做好教務(wù)檔案的收集、整理、分類、歸檔、編研和管理工作，將教務(wù)檔案管理工作納入常規(guī)工作的范疇，保證院系教務(wù)文件資料及時(shí)、完整地歸檔，定時(shí)做好材料的鑒定、銷毀工作，嚴(yán)格執(zhí)行檔案歸檔、借閱等管理制度，確保院系教務(wù)檔案材料的完整性，保證教務(wù)檔案的開發(fā)利用價(jià)值，進(jìn)一步明確院系在教務(wù)檔案管理的職責(zé)，使院系教務(wù)檔案管理真正走上制度化、規(guī)范化的道路。

3 掌握現(xiàn)代化管理技能，運(yùn)用現(xiàn)代化技術(shù)，充分利用高校檔案管理軟件資源

教學(xué)檔案的管理應(yīng)與時(shí)俱進(jìn)，重要的是將“死檔案”變成“活檔案”，將“文字檔案”變成“電子檔案”。電子計(jì)算機(jī)技術(shù)在檔案管理中的運(yùn)用，可以系統(tǒng)地完成文件的起草、修改、刪減、檢索、打印、登記、匯集統(tǒng)計(jì)等工作，能將文件的形成、運(yùn)行、轉(zhuǎn)換等各個(gè)環(huán)節(jié)與自動(dòng)化辦公銜接起來[5]，而充分運(yùn)用此現(xiàn)代化科技手段和先進(jìn)操作管理技術(shù)，有效發(fā)揮其效能，都迫切需要檔案管理工作者去了解并掌握這些技能。檔案管理數(shù)字化及信息化是信息社會(huì)對檔案工作的要求，也是檔案工作的必然方向。檔案的整理工作繁瑣，重復(fù)勞動(dòng)多，勞動(dòng)強(qiáng)度大，而利用計(jì)算機(jī)等現(xiàn)代化手段，則可以收到事半功倍的效果。檔案管理人員應(yīng)該克服怕麻煩的心理因素，耐心學(xué)習(xí)如何使用檔案管理軟件，這樣既豐富了檔案管理知識(shí)，又加強(qiáng)了現(xiàn)代化管理技能，更為以后更加方便快捷地服務(wù)于教學(xué)工作打下了良好的基礎(chǔ)。

高校檔案的現(xiàn)代化管理，有一個(gè)重要的內(nèi)容就是高校檔案的信息化建設(shè)。信息化建設(shè)是信息科學(xué)技術(shù)革命給檔案管理工作帶來的沖擊和挑戰(zhàn)，傳統(tǒng)的檔案管理工作必須在時(shí)代的潮流下重視自身信息化的建設(shè)，高科技元素的加入是信息化建設(shè)的顯著特征。高校檔案管理工作的信息化建設(shè)，要從以下幾個(gè)方面來著手：第一，在檔案管理工作中推行計(jì)算機(jī)的使用。無論是日常的教學(xué)工作還是學(xué)校的其他管理工作，計(jì)算機(jī)已經(jīng)成為使用的常見設(shè)備，檔案管理工作要做到為教學(xué)服務(wù)，在硬件設(shè)施和使用工具上首先應(yīng)該與其他的教學(xué)工作和管理工作相配套。第二，自動(dòng)識(shí)別技術(shù)的使用。計(jì)算機(jī)設(shè)備只是一種硬件設(shè)施的需求，信息化建設(shè)除了要對硬件設(shè)備進(jìn)行完善以外，還需要技術(shù)的提升，自動(dòng)識(shí)別技術(shù)是檔案管理工作今后會(huì)大范圍使用的一種技術(shù)，這種技術(shù)能夠有效地提升檔案管理的工作效率，并且使整個(gè)管理工作更加規(guī)范，查找起來更加精準(zhǔn)，能夠更好地為廣大的學(xué)生和老師服務(wù)。現(xiàn)代化的檔案管理工作能夠有利于高校教學(xué)水平的進(jìn)步，在新形勢下，高校教學(xué)水平的進(jìn)步也必須重視對各種新技術(shù)、多媒體的教學(xué)應(yīng)用，檔案管理工作的現(xiàn)代化，能夠提供給教學(xué)工作內(nèi)容更為豐富的資料，特別是大量數(shù)字資料的提供，能夠使教學(xué)工作的開展更具有時(shí)代性。高校教學(xué)水平的提高需要多方面的共同努力，現(xiàn)代化的檔案管理工作能夠有效地促進(jìn)這一目的的達(dá)成。

第2篇

一、加強(qiáng)人事檔案管理基礎(chǔ)工作的意義

高校人事檔案管理工作是高校人事工作的重要組成部分，是一項(xiàng)集政治性、政策性、專業(yè)性、技術(shù)性為一體的工作，涉及集體和個(gè)人雙重利益，在學(xué)校人事管理工作及學(xué)校發(fā)展中起著重要的作用。隨著國家人事制度改革的深化，人才市場的不斷擴(kuò)展，對人事檔案管理規(guī)范化要求更加迫切，人事檔案基礎(chǔ)工作規(guī)范化，是實(shí)現(xiàn)干部人事檔案管理規(guī)范化、信息化的前提，能真正使檔案在組織人事工作中達(dá)到“觀其卷，知其人，用其長”之效果，為高校的人才選拔和人才交流提供祥實(shí)的信息，進(jìn)而有利于高校干部人事管理工作的順利進(jìn)行。基礎(chǔ)工作的規(guī)范能提升干部人事檔案的價(jià)值，人事檔案作為“人的管理”的基本信息的主要依據(jù)，它既存儲(chǔ)了組織人力資源信息，又是管理的核心，是“人”的歷史和現(xiàn)狀的一個(gè)真實(shí)反映，二十一世紀(jì)的競爭是人才的競爭，真實(shí)準(zhǔn)確、完整系統(tǒng)的人事資源信息，有利于進(jìn)一步與社會(huì)接軌，加快人才流動(dòng)頻率，提高人們的就業(yè)自由度。

二、做好高校人事檔案基礎(chǔ)工作的方法

1.健全和完善人事檔案工作的各項(xiàng)規(guī)章制度

按照干部人事檔案管理工作的條例、規(guī)定，結(jié)合實(shí)際制訂和完善本校干部人事檔案工作的規(guī)章制度，如《高校干部人事檔案管理工作實(shí)施辦法》、《高校干部人事檔案材料收集歸檔規(guī)定》、《高校干部人事檔案整理工作細(xì)則》，制定材料的審核、檔案的保管和保護(hù)、查（借）閱、轉(zhuǎn)遞等工作的規(guī)定、辦法、制度，實(shí)行依法治檔，依法管檔。

2.規(guī)范人事檔案材料的收集工作

人事檔案材料收集要做到完整、齊全。在具體收集工作中要明確人事檔案材料的形成來源，理清收集渠道，這是做好檔案材料收集工作的前提條件。材料形成來源有組織人事部門形成的，有個(gè)人形成的；基層單位形成的，上級機(jī)關(guān)形成的；本部門形成的，其他部門形成的。檔案管理人員要根據(jù)《干部人事檔案材料收集歸檔規(guī)定》，盡可能將各級層、各部門、社會(huì)群團(tuán)組織等形成的材料，如：干部履歷表、年度考核表、晉升工資審批表、干部調(diào)動(dòng)審批表、干部轉(zhuǎn)正定級審批表、職稱評審呈報(bào)表、教師資格審批表、優(yōu)秀教師、教育工作者登記表、（離）退休審批表、教師公開招聘錄用、聘用干部、續(xù)聘解聘、辭職、干部任免、入黨入團(tuán)、政審、公派出國、出境、各類獎(jiǎng)勵(lì)、處分、學(xué)歷學(xué)位、教育、教學(xué)、科研材料，以及記載干部個(gè)人德、能、勤、績、廉等各方面材料。這些方面材料形成量大，有規(guī)律，時(shí)間性強(qiáng)，檔案管理人員必須抓住時(shí)機(jī)，第一時(shí)間收集齊全，成套材料必須保持其完整性，不可缺頭少尾，對于因歷史原因而無法收集完整的材料要按規(guī)定寫出書面說明。要建立人事檔案材料收集工作網(wǎng)，確保檔案材料收集的保障性，各部門在材料形成之日起一個(gè)月內(nèi)及時(shí)歸檔，做到隨辦、隨收、隨審、隨歸。所收集的材料數(shù)量要精選，內(nèi)容質(zhì)量要好，有一定保存價(jià)值。

人事檔案材料收集要真實(shí)準(zhǔn)確。人事檔案材料必須是由法定作者形成，材料文字清楚、所指對象明確，材料內(nèi)容符合檔案人的客觀實(shí)際，材料內(nèi)容沒有涂改造假，沒有模棱兩可的語言。凡頭尾不清、來源不明，又查不清或?qū)ο蟛幻鞔_的材料不能歸檔。

收集的人事檔案材料要規(guī)范，手續(xù)要完備。收集的材料必須是辦理完畢的正式材料，凡規(guī)定需由組織蓋章的必須有組織蓋章，審查結(jié)論、處分決定、組織鑒定、民主評議、年度考核和干部考察中形成的綜合性材料，要求本人簽署意見者，本人必須簽署意見或由組織注明本人已閱知。任免、評審等之類的審批表須注明任免或評審職務(wù)的批準(zhǔn)機(jī)關(guān)、批準(zhǔn)時(shí)間及批準(zhǔn)文號(hào)。出國出境審批表須注明出去的任務(wù)、目的和往返時(shí)間等。

3.做好人事檔案的整理工作

首先，整理人事檔案時(shí)要根據(jù)材料形成的歷史條件、主要內(nèi)容、用途，辯證唯物的甄別材料的真?zhèn)魏捅４鎯r(jià)值，并確定其是否屬于歸檔范圍。其次，對鑒別、分類、排序、編目、技術(shù)加工、裝訂六個(gè)步驟，嚴(yán)格遵循《干部檔案整理工作細(xì)則》，嚴(yán)格把關(guān)，既不能整“欠”也不可整“過”，做到嚴(yán)格審核、準(zhǔn)確分類、排列有序、目錄清楚、裝訂整齊。

檔案材料審核鑒別工作必須以《干部檔案工作條例》和《干部人事檔案收集歸檔規(guī)定》等有關(guān)規(guī)定為依據(jù)。

一是審查檔案材料是否齊全、完整。對原已歸檔且歷史上形成的材料可維持原狀，對新歸檔的材料屬于成套的必須齊全，屬于單份的必須完整。凡時(shí)間、來源和對象不明確或查不清的材料，一律不得歸檔。

二是審查材料手續(xù)是否完備。凡不符合歸檔要求或手續(xù)不完備的材料不可歸檔，要審核登記后統(tǒng)一到材料形成部門補(bǔ)辦手續(xù)后方可歸檔。

三是要審查鑒定檔案中的材料是否屬于所管人員的材料及應(yīng)歸入人事檔案的內(nèi)容。有同名異人、張冠李戴者，及時(shí)糾正調(diào)整。有不屬于歸檔范圍的內(nèi)容和重復(fù)的材料，要清理出去，并在《剔除檔案材料登記表》中登記后，按照銷毀規(guī)定集中銷毀，不得擅自處理。

四是審查人事檔案歸檔材料的載體和記錄材料是否符合檔案保護(hù)要求。按照《干部人事檔案材料收集歸檔規(guī)定》，歸檔材料必須統(tǒng)一使用16開規(guī)格的辦公用紙，字跡材料應(yīng)是耐久或比較耐久的，不得使用圓珠筆、復(fù)寫紙、紅墨水、純藍(lán)墨水及鉛筆書寫，不采用噴墨打印件、傳真件歸檔，應(yīng)選用激光打印件或靜電復(fù)印件歸檔，歸檔材料采用原件，一般不得使用復(fù)印件。對歷史上形成的且已歸檔的有保存價(jià)值的材料，可在維持原貌下進(jìn)行必要的裱糊或復(fù)制。

干部人事檔案分為十大類，即：履歷；自傳；考核鑒定材料；學(xué)歷學(xué)位、職稱、職業(yè)資格、個(gè)人科研學(xué)術(shù)水平、培訓(xùn)材料；政審、三個(gè)時(shí)間認(rèn)定；黨、團(tuán)組織材料；獎(jiǎng)勵(lì)；處分；工資待遇（轉(zhuǎn)正定級、招聘、任免調(diào)動(dòng)、退（離）休、、辭職、退職、出國（境）、黨代會(huì)、人代會(huì)、政協(xié)、派、群團(tuán)會(huì)議等形成的審批表、登記表）；其他材料。排列順序?yàn)椋焊刹浚▽I(yè)技術(shù)）職務(wù)變動(dòng)表、目錄、檔案材料、備考表。而每類檔案材料要根據(jù)材料內(nèi)容的內(nèi)在聯(lián)系和材料之間的銜接或材料形成的時(shí)間排列順序。一般情況下第一、二、三、四、七、九、十類適用于按時(shí)間排序，但特殊情況可特殊處理，如第四、九類中含有不同性質(zhì)的材料，采取二級分類法排序，先將性質(zhì)相同的材料集中后，再按時(shí)間順序排列。而第五、六、八類適用于按材料內(nèi)容和材料之間內(nèi)在聯(lián)系排序。分類是檔案整理工作的重要一步，要做到認(rèn)真鑒別，準(zhǔn)確歸類。

技術(shù)加工即對一些字跡材料不符合要求或紙張破損，以及紙張不規(guī)則或卷角、折皺等的檔案材料，在保持其原貌狀態(tài)下采用復(fù)印、掃描、拍攝、拆剪、補(bǔ)粘、折疊的方法進(jìn)行復(fù)制、加工。在技術(shù)加工過程中不得損毀文字、照片，不得涂改、圈劃、污損、撤換。

4.規(guī)范高校人事檔案的日常管理工作

人事檔案的日常管理是檔案基礎(chǔ)工作的環(huán)節(jié)之一。如檔案的傳遞、接收、保管和保護(hù)、查借閱、檔案檢索等，要嚴(yán)格按照干部人事檔案管理八項(xiàng)制度操作，實(shí)行依法管檔，科學(xué)管理。

檔案歸檔入庫后排架是一個(gè)重要環(huán)節(jié)，科學(xué)合理的排架有利于檔案管理人員快速準(zhǔn)確的查閱到檔案，提高工作效率。目前高校人事檔案均根據(jù)各自實(shí)際選擇其排架方法，常用的有：部門+姓氏筆畫排架法、籍貫+姓氏筆畫排架法、姓氏拼音排架法、漢字結(jié)構(gòu)排架法、新的拼音排架法五種方法。筆者單位總結(jié)各方法利弊后采用的方法是：部門+姓氏編碼排架法，即以學(xué)校各學(xué)院或部門劃分為類區(qū)，再采用四角號(hào)碼對姓名進(jìn)行編碼，取每字四碼中的任意碼組成一組x位數(shù)的號(hào)碼（依習(xí)慣而取），用阿拉伯?dāng)?shù)字表示，兩字姓名用0補(bǔ)齊，從0—9的順序往下排。重名重姓者可通過部門區(qū)分，另外可在檔案盒脊附上標(biāo)簽，除編碼、姓名外，再加上籍貫，查閱起來更加科學(xué)方便快捷，此方法簡單明了，只要掌握四角號(hào)碼編碼口令即可，案卷間不必預(yù)留空余，易于隨時(shí)增加或減少，便于Excel下操作。

第3篇

關(guān)鍵詞：科技計(jì)劃項(xiàng)目；檔案管理

現(xiàn)代社會(huì)中科學(xué)技術(shù)是第一生產(chǎn)力，經(jīng)濟(jì)要發(fā)展離不開科學(xué)技術(shù)資源的支持。現(xiàn)代社會(huì)科學(xué)技術(shù)的發(fā)展日新月異，國與國之間的競爭早已演變?yōu)榭茖W(xué)技術(shù)實(shí)力的競爭。我國各省也將科學(xué)技術(shù)放在本地區(qū)發(fā)展戰(zhàn)略的首要位置。由此可見，在新一輪競爭中，誰的科技優(yōu)勢越明顯，準(zhǔn)確把握機(jī)遇，誰就能有所作為，贏得競爭中的主動(dòng)權(quán)，所以科技工作在國民經(jīng)濟(jì)建設(shè)與發(fā)展中的地位十分重要。

一、科技計(jì)劃項(xiàng)目的概念

在2001年1月20日，科學(xué)技術(shù)部頒的第五號(hào)令《國家科技計(jì)劃項(xiàng)目管理暫行辦法》中，第一章第二條明確規(guī)定：國家科技計(jì)劃項(xiàng)目是指在國家科技計(jì)劃中實(shí)施安排，單位或者個(gè)人承擔(dān)的，在一定時(shí)期內(nèi)所進(jìn)行的科學(xué)技術(shù)研究開發(fā)活動(dòng)。

二、科技計(jì)劃項(xiàng)目檔案的形式與定義

所謂的國家科技計(jì)劃項(xiàng)目檔案是指科技項(xiàng)目在立項(xiàng)、實(shí)施、結(jié)題驗(yàn)收或者成果轉(zhuǎn)化過程中，所形成的需要進(jìn)行歸檔保存的各種類型、載體的文件，其列入國家科技計(jì)劃內(nèi)，且研究經(jīng)費(fèi)以中央財(cái)政撥款為主。由上述定義可以看出，科技計(jì)劃項(xiàng)目檔案所形成的領(lǐng)域包括政府部門、社會(huì)組織以及個(gè)人；而科技計(jì)劃項(xiàng)目實(shí)施的整個(gè)過程可以從科技計(jì)劃項(xiàng)目檔案中體現(xiàn)出來；此外，在實(shí)施科技計(jì)劃項(xiàng)目過程中，直接形成了科技計(jì)劃項(xiàng)目檔案，其為原始記錄且具備相當(dāng)?shù)谋４鎯r(jià)值。

三、科技計(jì)劃項(xiàng)目檔案的管理

第一，檔案管理要服務(wù)于科技項(xiàng)目管理與監(jiān)督服務(wù)。在科技管理過程中，項(xiàng)目檔案的作用越來越突出，項(xiàng)目檔案的管理也逐漸成為科研管理的一項(xiàng)重要內(nèi)容與必要條件。在檔案管理過程中，政府科技主管部門和項(xiàng)目負(fù)責(zé)單位通過簽訂合同的方式明確雙方責(zé)任。按照合同內(nèi)容由科技主管部門提出項(xiàng)目檔案管理要求，而項(xiàng)目負(fù)責(zé)單位則據(jù)合同條款如期、保質(zhì)的完成項(xiàng)目研發(fā)工作，并且將科技主管部門提交完整的項(xiàng)目檔案文件。

第二，對項(xiàng)目執(zhí)行加以規(guī)范以項(xiàng)目檔案為客觀依據(jù)。按照項(xiàng)目的運(yùn)作規(guī)律，通常采用項(xiàng)目責(zé)任人制進(jìn)行項(xiàng)目管理，即在項(xiàng)目檔案形成、積累以及歸檔的全過程中，該負(fù)責(zé)任擔(dān)負(fù)主要的領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任。整個(gè)項(xiàng)目的研發(fā)過程均是通過項(xiàng)目檔案完整、忠實(shí)地記錄下來，根據(jù)檔案可以對項(xiàng)目的進(jìn)展情況、存在的問題進(jìn)行及時(shí)的了解，項(xiàng)目檔案的科學(xué)性、嚴(yán)肅性也得到了保證。在執(zhí)行項(xiàng)目過程中，要保證各種原始記錄的配套性、準(zhǔn)確性以及完整性，并將其作為項(xiàng)目管理的重要依據(jù)。

第三，項(xiàng)目檔案要具備充分的資源共享性。相關(guān)規(guī)定中有明確要求，各類國家科技計(jì)劃所建立的數(shù)據(jù)庫要具備兼容性，實(shí)現(xiàn)信息資源與數(shù)據(jù)資源最大化共享。項(xiàng)目檔案是項(xiàng)目執(zhí)行單位記錄相關(guān)項(xiàng)目信息的主要載體，因此要求其具備資源共享性。要實(shí)現(xiàn)這些信息資源的共享，轉(zhuǎn)化為科技成果，為全社會(huì)利用，前提就是項(xiàng)目檔案標(biāo)準(zhǔn)化與規(guī)范化管理。

四、科技計(jì)劃項(xiàng)目檔案管理需要解決的問題

第一，項(xiàng)目檔案科學(xué)管理水平有待提高。項(xiàng)目檔案的形成過程對應(yīng)了項(xiàng)目的運(yùn)作過程中，項(xiàng)目各隊(duì)均會(huì)形成對應(yīng)的文件，由此可見項(xiàng)目檔案是計(jì)劃項(xiàng)目立項(xiàng)、檢查以及驗(yàn)收等研究活動(dòng)的重要標(biāo)志。項(xiàng)目檔案屬于科研過程的軟成果，對項(xiàng)目績效進(jìn)行評估要以項(xiàng)目檔案為依據(jù)和前提，從這個(gè)意義上講，項(xiàng)目檔案的重要性與科研活動(dòng)的硬成功作用相當(dāng)。項(xiàng)目檔案管理是科學(xué)計(jì)劃項(xiàng)目管理的一個(gè)重要部分，要委派專職、專業(yè)的人員與機(jī)構(gòu)進(jìn)行實(shí)施，以保證其科學(xué)性。項(xiàng)目管理也是科技管理的一種重要形式與重要內(nèi)容，只有尊重科學(xué)、尊重創(chuàng)新，充分認(rèn)識(shí)到科技實(shí)踐、發(fā)展、再實(shí)踐、再發(fā)展的科學(xué)規(guī)律，對項(xiàng)目檔案進(jìn)行科學(xué)管理，才能保證科技計(jì)劃項(xiàng)目整體的有效性。

第二，項(xiàng)目檔案管理機(jī)制有待完善。由于計(jì)劃項(xiàng)目的執(zhí)行單位不僅限于屬地單位，因此無法適用原有的檔案管理屬地化模式，從而項(xiàng)目檔案管理過程中經(jīng)常出現(xiàn)盲點(diǎn)或者空白。要進(jìn)一步強(qiáng)化項(xiàng)目檔案管理，就要徹底改變這種屬地管理模式，采用履行合同的新模式，檔案管理的實(shí)施對象確定為項(xiàng)目執(zhí)行單位。這種管理模式最顯著的特點(diǎn)就是不考慮項(xiàng)目執(zhí)行單位的行政關(guān)系與隸屬關(guān)系，使得項(xiàng)目執(zhí)行單位與項(xiàng)目檔案管理單位合而為一，這樣就不存在固有的領(lǐng)導(dǎo)關(guān)系，而屬地內(nèi)行政管理部門的職能也更加明確，與項(xiàng)目檔案管理的客觀要求也相符。

第三，項(xiàng)目檔案的質(zhì)量要有所保證。要進(jìn)一步落實(shí)檔案管理責(zé)任制，使得項(xiàng)目檔案的質(zhì)量有所保證，主要可以從以下兩方面著手：首先，科技管理部門要做好項(xiàng)目管理檔案，以滿足公眾的知情權(quán)，接受公眾監(jiān)督。要按照項(xiàng)目的實(shí)際進(jìn)度進(jìn)行檢查、驗(yàn)收、監(jiān)理與審計(jì)，并確認(rèn)發(fā)明權(quán)與知識(shí)產(chǎn)權(quán)的歸屬，這些工作均要以項(xiàng)目檔案作為憑證。其次，要保證項(xiàng)目執(zhí)行者的合法權(quán)益。項(xiàng)目負(fù)責(zé)人對項(xiàng)目研發(fā)檔案負(fù)有領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任，實(shí)行項(xiàng)目負(fù)責(zé)人制，保證了得技計(jì)劃研究活動(dòng)可以按照規(guī)范建檔，對研究過程、研發(fā)狀況以及所得數(shù)據(jù)進(jìn)行忠實(shí)的記錄。項(xiàng)目負(fù)責(zé)人要保證提供給監(jiān)管方檔案的真實(shí)性、準(zhǔn)確性以及完整性，這也是項(xiàng)目負(fù)責(zé)人的責(zé)任與義務(wù)。

第四，檔案工作監(jiān)管職能的強(qiáng)化。項(xiàng)目檔案管理工作是一項(xiàng)專業(yè)性、系統(tǒng)性的工作，科技主管部門與檔案主管部門在監(jiān)督、指導(dǎo)以及實(shí)施專業(yè)管理的過程中，有一定的難度。因此要基于行政改革的角度，以社會(huì)專業(yè)資源為依托，提高檔案管理的專業(yè)化程度。比如委托有專業(yè)資質(zhì)的機(jī)構(gòu)評估檔案的完整性與準(zhǔn)確性；或者引入專家機(jī)制，以保證檔案管理監(jiān)管的客觀性與公正性等。

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