云財(cái)務(wù)共享服務(wù)模式設(shè)計(jì)范文
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《價(jià)值工程雜志》2015年第十期
1云理念下的財(cái)務(wù)共享服務(wù)
所謂“云”，可以說(shuō)是從信息技術(shù)層面上對(duì)遠(yuǎn)程環(huán)境業(yè)務(wù)的一種描繪。從寬泛的意義上來(lái)講，云計(jì)算就是通過(guò)互聯(lián)網(wǎng)的應(yīng)用為網(wǎng)絡(luò)使用者提供不同項(xiàng)目的服務(wù)，具有按需獲取資源、分布式無(wú)限虛擬計(jì)算以及自動(dòng)故障遷移等一系列特征。在實(shí)際應(yīng)用過(guò)程中，云計(jì)算模式會(huì)將數(shù)量較多的計(jì)算資源通過(guò)虛擬化技術(shù)的應(yīng)用組成獨(dú)特的資源池，并將這部分資源以分布的方式在物理中進(jìn)行儲(chǔ)存。比如在某企業(yè)中，其用于財(cái)務(wù)處理的服務(wù)器可以設(shè)在A地點(diǎn)，但其這部分?jǐn)?shù)據(jù)所具有的備份則會(huì)在處于B地點(diǎn)的操作中心對(duì)其進(jìn)行實(shí)現(xiàn)。而在云計(jì)算資源池中，其所具有的所有數(shù)據(jù)以及資源都能夠以共享的方式提供給所有用戶，并在為用戶提供服務(wù)的同時(shí)對(duì)其中的部分操作細(xì)節(jié)進(jìn)行適當(dāng)?shù)碾[藏，且在邏輯方面也以單一整體的方式向用戶進(jìn)行呈現(xiàn)。與此同時(shí)，云計(jì)算中心也能夠依據(jù)不同用戶對(duì)于相關(guān)計(jì)算資源所具有的使用需求、使用情況等等對(duì)相關(guān)計(jì)算資源進(jìn)行自動(dòng)的管理與分配，并以此較好的實(shí)現(xiàn)了計(jì)算能力高度彈性的優(yōu)化與縮放使用，真正的實(shí)現(xiàn)了負(fù)載均衡。而對(duì)于云計(jì)算模式中向用戶提供的資源池方面，用戶對(duì)其中所具有資源的取用也是較為輕松、自如的，無(wú)論是在資源釋放方面還是資源擴(kuò)展方面，用戶通過(guò)互聯(lián)網(wǎng)的使用根據(jù)自身的需求發(fā)出相關(guān)的指令就能夠較為快速的完成既定目標(biāo)。同時(shí)，云計(jì)算模式中所具有的智能管理系統(tǒng)也具有協(xié)同合作以及事件驅(qū)動(dòng)等機(jī)制，能夠較好的對(duì)規(guī)模較大的計(jì)算機(jī)集群進(jìn)行自動(dòng)化的管理，不僅能夠在相關(guān)設(shè)備、數(shù)據(jù)出現(xiàn)異常情況之前對(duì)其進(jìn)行自動(dòng)遷移以及動(dòng)態(tài)的調(diào)度工作，還能夠?qū)Ψ?wù)器上所有向用戶提供的軟件服務(wù)都實(shí)現(xiàn)自動(dòng)部署、自動(dòng)配置以及自動(dòng)升級(jí)的功能，能夠大大提升系統(tǒng)用戶的應(yīng)用便利性以及使用效率。通過(guò)這種方式，整個(gè)云計(jì)算中心就能夠幫助我們實(shí)現(xiàn)具有自動(dòng)化以及良好實(shí)時(shí)功能的即插即用式管理，且能夠在系統(tǒng)運(yùn)行的過(guò)程中在出現(xiàn)問(wèn)題時(shí)也能夠以自動(dòng)的方式對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行遷移、對(duì)故障進(jìn)行處理，并以此將故障出現(xiàn)對(duì)系統(tǒng)用戶所產(chǎn)生的影響降至最低。
2基于云理念的財(cái)務(wù)共享服務(wù)模式
2.1總體思路和目標(biāo)積極運(yùn)用信息化平臺(tái)，構(gòu)建區(qū)域費(fèi)用報(bào)銷共享機(jī)制，實(shí)現(xiàn)費(fèi)用預(yù)算、申請(qǐng)和報(bào)銷的全流程跟蹤和管控，費(fèi)用的自動(dòng)支付和財(cái)務(wù)處理，費(fèi)用的實(shí)時(shí)查詢和分析，減少報(bào)銷過(guò)程中人力資源投入，消除單據(jù)在流轉(zhuǎn)過(guò)程中的安全隱患，提升企業(yè)集團(tuán)費(fèi)用報(bào)銷業(yè)務(wù)工作效能。
2.2費(fèi)用報(bào)銷共享中心應(yīng)包含的主要職能①通過(guò)費(fèi)用報(bào)銷共享服務(wù)中心管理模式，實(shí)現(xiàn)網(wǎng)上報(bào)銷及審批的電子化處理。在該職能模塊中，需要企業(yè)在原有信息服務(wù)系統(tǒng)的基礎(chǔ)上強(qiáng)化云信息服務(wù)方面的建設(shè)，通過(guò)互聯(lián)網(wǎng)、信息技術(shù)的應(yīng)用在原有模塊中加入更多的連接方式以及連接選項(xiàng)，并在其中加入費(fèi)用報(bào)銷的共享模塊以及報(bào)銷的內(nèi)容上報(bào)模塊，以幫助員工在開展報(bào)銷工作時(shí)能夠從中及時(shí)、迅速的查找到相關(guān)頁(yè)面。同時(shí)，為了能夠幫助員工在提交自己報(bào)銷信息之后能夠?qū)φ麄€(gè)報(bào)銷事項(xiàng)進(jìn)展的情況具有一定的掌握，也可以根據(jù)員工上報(bào)數(shù)據(jù)的序列號(hào)建立起報(bào)銷模工作的查詢模塊，使員工在信息上報(bào)完畢之后能夠根據(jù)自己的受理序列號(hào)對(duì)報(bào)銷工作的受理情況進(jìn)行及時(shí)的查詢。而在這個(gè)查詢過(guò)程中，除了最終財(cái)務(wù)工作人員的完成審核選項(xiàng)需要以人工的方式確定之外，其余的進(jìn)展流程都可以通過(guò)系統(tǒng)的自動(dòng)化功能對(duì)其實(shí)施并體現(xiàn)。②通過(guò)與差旅預(yù)定系統(tǒng)、HRMIS、FMIS對(duì)接，實(shí)現(xiàn)費(fèi)用報(bào)銷自動(dòng)化和標(biāo)準(zhǔn)化，防范和減少人為操作錯(cuò)誤等風(fēng)險(xiǎn)。在該職能模塊中，需要通過(guò)云系統(tǒng)同企業(yè)HRMIS、FMIS模塊的良好對(duì)接保障整個(gè)報(bào)銷工作在運(yùn)行的過(guò)程中能夠具有更為精確的效果，避免出現(xiàn)操作失誤。③通過(guò)信息化平臺(tái)對(duì)費(fèi)用預(yù)算的全面跟蹤管理，實(shí)現(xiàn)從費(fèi)用支出事前申請(qǐng)至支付的費(fèi)用全生命周期管理，消除預(yù)算控制盲區(qū)。在該模塊中，需要企業(yè)指派幾名財(cái)務(wù)人員專門負(fù)責(zé)此項(xiàng)工作，對(duì)信息化平臺(tái)運(yùn)行的全過(guò)程進(jìn)行實(shí)施的監(jiān)督，以便在系統(tǒng)出現(xiàn)問(wèn)題以及出現(xiàn)靠系統(tǒng)難以處理的情況時(shí)能夠?qū)ζ浼皶r(shí)處理。④通過(guò)與影像系統(tǒng)等其他系統(tǒng)高度集成，實(shí)現(xiàn)報(bào)賬無(wú)紙化審核。⑤通過(guò)與銀企互聯(lián)系統(tǒng)對(duì)接，完成集中支付管理，對(duì)付款進(jìn)行申請(qǐng)和審批，并記錄付款狀態(tài)。信用卡是我們?cè)曝?cái)務(wù)共享系統(tǒng)的重要工具，這就使得銀企之間的對(duì)接成為了我們此項(xiàng)工作開展的重點(diǎn)環(huán)節(jié)。通過(guò)銀企之間的良好溝通，真正的將員工消費(fèi)情況的推送、報(bào)銷審核信息的推送以及銀行支付情況的推送進(jìn)行良好的整合，以此幫助銀行、企業(yè)在信息交流無(wú)障礙、及時(shí)有效的基礎(chǔ)上保障云服務(wù)的良好運(yùn)行。
2.3企業(yè)集團(tuán)費(fèi)用報(bào)銷共享中心建設(shè)構(gòu)想按照企業(yè)集團(tuán)業(yè)務(wù)現(xiàn)狀和電廠區(qū)域分布狀況，建議可采用兩種模式進(jìn)行費(fèi)用報(bào)銷共享中心建設(shè)：①大集中式管理。即在集團(tuán)總部建立涵蓋企業(yè)集團(tuán)的集中式費(fèi)用報(bào)銷中心，對(duì)企業(yè)集團(tuán)各級(jí)核算主體進(jìn)行集中式費(fèi)用報(bào)銷管理。如殼牌石油通過(guò)在格拉斯哥建立共享中心，實(shí)現(xiàn)對(duì)全球報(bào)銷業(yè)務(wù)的集中式服務(wù)。可先建立企業(yè)集團(tuán)基本建設(shè)與前期項(xiàng)目費(fèi)用共享中心，運(yùn)行相對(duì)成熟后實(shí)現(xiàn)運(yùn)營(yíng)單位的集中式管理。②區(qū)域分布式集中管理或按照業(yè)務(wù)性質(zhì)，建立管理與支持業(yè)務(wù)、基建業(yè)務(wù)、運(yùn)營(yíng)業(yè)務(wù)分別建立三個(gè)業(yè)務(wù)報(bào)銷共享中心，實(shí)現(xiàn)不同業(yè)務(wù)的專業(yè)化管理。可以在企業(yè)集團(tuán)內(nèi)部建立總共享中心的基礎(chǔ)上在集團(tuán)的不同子公司區(qū)域如北部區(qū)域、東部區(qū)域以及南部區(qū)域等建立一定數(shù)量的區(qū)域性費(fèi)用報(bào)銷共享中心，以此實(shí)現(xiàn)區(qū)域內(nèi)報(bào)銷業(yè)務(wù)的集中式管理。而除了這種根據(jù)地域形式的區(qū)分之外，還可以按照業(yè)務(wù)性質(zhì)，建立管理與支持業(yè)務(wù)、基建業(yè)務(wù)、運(yùn)營(yíng)業(yè)務(wù)這三個(gè)業(yè)務(wù)報(bào)銷共享中心，實(shí)現(xiàn)不同業(yè)務(wù)的專業(yè)化管理。
2.4基于云理念財(cái)務(wù)共享服務(wù)模式的運(yùn)行流程在我們對(duì)財(cái)務(wù)中心建設(shè)完畢之后，員工在需要報(bào)銷費(fèi)用時(shí)依然需要登錄到企業(yè)財(cái)務(wù)系統(tǒng)之中，并根據(jù)所要報(bào)銷的相關(guān)內(nèi)容選擇適當(dāng)?shù)膱?bào)銷模塊，并根據(jù)其中所具有的要求對(duì)具體的報(bào)銷金額以及報(bào)銷事項(xiàng)進(jìn)行填寫。之后，這部分填寫好的內(nèi)容依然會(huì)根據(jù)企業(yè)之前所制定的流程將其運(yùn)送到財(cái)務(wù)主管領(lǐng)導(dǎo)的手中，并由財(cái)務(wù)主管領(lǐng)導(dǎo)通過(guò)手機(jī)聯(lián)網(wǎng)或者電腦連接網(wǎng)絡(luò)的方式對(duì)其進(jìn)行審批，且在這個(gè)過(guò)程中依然由企業(yè)的相關(guān)預(yù)算對(duì)其產(chǎn)生一種約束的作用。當(dāng)這一系列工作完成之后，云模式下建設(shè)完畢的企業(yè)財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心就會(huì)在報(bào)銷工作開展之前同社會(huì)中的信用卡組織（MasterCard、銀聯(lián)、Visa等）達(dá)成協(xié)議，使員工不需要再對(duì)發(fā)生費(fèi)用的票據(jù)進(jìn)行粘貼，只需要在工作發(fā)生花銷的過(guò)程中出現(xiàn)費(fèi)用（差旅、伙食、物品購(gòu)買等）時(shí)使用企業(yè)統(tǒng)一辦理的信用卡進(jìn)行消費(fèi)即可，并在消費(fèi)發(fā)生之后由信用卡組織云平臺(tái)將企業(yè)員工所發(fā)生的公務(wù)消費(fèi)詳細(xì)情況傳送到企業(yè)的數(shù)據(jù)中心云平臺(tái)之中。而當(dāng)這部分?jǐn)?shù)據(jù)傳送到企業(yè)總平臺(tái)之后，則可以由企業(yè)的報(bào)銷核對(duì)工作人員通過(guò)數(shù)據(jù)平臺(tái)的應(yīng)用對(duì)這部分員工所填寫的報(bào)銷內(nèi)容、信息同信用卡公司傳送來(lái)的相關(guān)消費(fèi)信息進(jìn)行全面、細(xì)致的比對(duì)，并驗(yàn)證兩者是否保持一致。通過(guò)這種方式，則能夠使企業(yè)的報(bào)銷專項(xiàng)工作人員僅僅在對(duì)信息處理完畢之后點(diǎn)擊審核，就能夠使銀行對(duì)員工支付報(bào)銷款項(xiàng)了。而對(duì)于銀行實(shí)際消費(fèi)信息同員工填寫信息經(jīng)過(guò)核對(duì)為一致的項(xiàng)目而言，也可以通過(guò)企業(yè)的信息云平臺(tái)直接將這部分信息傳輸?shù)姐y行云平臺(tái)，并由銀行完成支付工作之后再將這部分支付信息傳輸?shù)狡髽I(yè)云平臺(tái)之中。之后，企業(yè)的財(cái)務(wù)系統(tǒng)模塊就會(huì)以自動(dòng)的方式將這部分已經(jīng)核對(duì)一致的報(bào)銷信息編制到會(huì)計(jì)分錄入賬并根據(jù)銀行提供的付款信息編制會(huì)計(jì)分錄。通過(guò)這種方式，在企業(yè)發(fā)生報(bào)銷費(fèi)用時(shí)，企業(yè)的財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心工作人員僅僅需要以人工的方式對(duì)經(jīng)過(guò)核對(duì)發(fā)現(xiàn)不一致、存在問(wèn)題的事項(xiàng)進(jìn)行進(jìn)一步的處理即可，而其它較為正常的報(bào)銷項(xiàng)目都能夠通過(guò)企業(yè)云平臺(tái)的建立對(duì)相關(guān)數(shù)據(jù)信息進(jìn)行實(shí)現(xiàn)。可以說(shuō)，這種云平臺(tái)方式的建立，不僅能夠大大的減少企業(yè)報(bào)銷流程中工作人員的參與比例、大大降低了報(bào)銷工作完成的時(shí)間以及人工操作成本，還能夠通過(guò)這種全電子化的方式減少了由于應(yīng)用實(shí)際收據(jù)、發(fā)票等可能存在的安全風(fēng)險(xiǎn)。從發(fā)展前景而言，由于我國(guó)目前集團(tuán)公務(wù)卡的普及率低和刷卡信息替票對(duì)于現(xiàn)有原始憑證規(guī)定的沖擊等原因，就使得這種運(yùn)行模式更加適合應(yīng)用在我國(guó)目前規(guī)模較大企業(yè)的海外子公司。同時(shí)，在這種不存在專用發(fā)票、僅僅具有簡(jiǎn)單普通收據(jù)的情況下，通過(guò)信用卡方式的應(yīng)用也能夠較好的避免了以往報(bào)銷工作過(guò)程中可能出現(xiàn)的票據(jù)造價(jià)問(wèn)題。而除了較大規(guī)模企業(yè)之外，我國(guó)的大中型企業(yè)目前也逐漸對(duì)這種報(bào)銷財(cái)務(wù)的云模式共享服務(wù)進(jìn)行了積極的研究與探索。
2.5建設(shè)費(fèi)用報(bào)銷共享中心應(yīng)注意的問(wèn)題①明確費(fèi)用報(bào)銷業(yè)務(wù)績(jī)效目標(biāo)和具體業(yè)務(wù)目標(biāo)，對(duì)于人均業(yè)務(wù)處理量、延遲報(bào)銷率、現(xiàn)金報(bào)銷比例等核心業(yè)務(wù)指標(biāo)，應(yīng)當(dāng)進(jìn)行量化管理。通過(guò)良好制度的制定保障該項(xiàng)工作的有序開展。②細(xì)化制度和流程，實(shí)現(xiàn)費(fèi)用集中共享中心管理標(biāo)準(zhǔn)和業(yè)務(wù)流程制度化、規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、表單化，并通過(guò)各種培訓(xùn)手段確保員工能夠在最短時(shí)間內(nèi)熟知和應(yīng)用，在最大程度上消除因理解上的差異降低業(yè)務(wù)處理的效率。為了進(jìn)一步提升員工工作效果，也可以通過(guò)獎(jiǎng)懲機(jī)制的建立提升員工工作積極性。③建立對(duì)標(biāo)機(jī)制，與國(guó)際、國(guó)內(nèi)有關(guān)費(fèi)用報(bào)銷共享中心最佳實(shí)踐案例進(jìn)行對(duì)標(biāo)，不斷提升費(fèi)用報(bào)銷共享的績(jī)效。④建立分析考核機(jī)制，充分利用費(fèi)用報(bào)銷共享成果，通過(guò)總結(jié)、分析、報(bào)告和考核等管理手段，發(fā)現(xiàn)和完善共性問(wèn)題，提升公司費(fèi)用管控的有效性。
3結(jié)束語(yǔ)
總的來(lái)說(shuō)，在我國(guó)目前的企業(yè)發(fā)展形勢(shì)下，如何高效率、低成本地開展企業(yè)內(nèi)部工作，已經(jīng)成為了企業(yè)在當(dāng)前市場(chǎng)環(huán)境中獲得發(fā)展的重要途徑。在上文中，我們以企業(yè)的費(fèi)用報(bào)銷流程為例對(duì)云財(cái)務(wù)共享服務(wù)模式進(jìn)行一定的研究與設(shè)計(jì)，而在具體實(shí)現(xiàn)過(guò)程中，也需要我們?cè)谧⒅丶?xì)節(jié)的基礎(chǔ)上能夠聯(lián)系企業(yè)實(shí)際，以獲得更好的云服務(wù)應(yīng)用效果。
作者：褚燕單位：神華國(guó)華（北京）電力研究院有限公司
