中小企業(yè)辦公自動(dòng)化范文

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一、前言

辦公系統(tǒng)是對(duì)政府機(jī)構(gòu)、企事業(yè)單位的辦公信息進(jìn)行采集、貯存、傳播、處理、利用、管理的系統(tǒng)。狹義的辦公自動(dòng)化系統(tǒng)往往局限在某個(gè)單位,而信息系統(tǒng)往往跨行業(yè)跨部門解決某一方面的問(wèn)題,除可完成相應(yīng)的辦公任務(wù)外,又拓展了大量的原來(lái)想做而做不到的工作。

二、關(guān)于辦公自動(dòng)化的定義

辦公自動(dòng)化的概念在世界各國(guó)產(chǎn)生以來(lái)，首先就產(chǎn)生了很多種關(guān)于辦公自動(dòng)化的定義。這些定義從不同的角度描述了什么是辦公自動(dòng)化。

1985年在我國(guó)第一次辦公自動(dòng)化規(guī)劃討論會(huì)上提出了下述辦公自動(dòng)化的定義。即:"辦公自動(dòng)化是指利用先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)，不斷的使人們的一部分辦公業(yè)務(wù)活動(dòng)物化于人以外的各種設(shè)備中，并由這些設(shè)備與辦公室工作人員構(gòu)成服務(wù)于某種目標(biāo)的人機(jī)信息處理系統(tǒng)"。

現(xiàn)在看來(lái)，這個(gè)定義從實(shí)質(zhì)上對(duì)辦公自動(dòng)化進(jìn)行了較為全面、準(zhǔn)確、本質(zhì)、發(fā)展的描述。定義中提出了辦公自動(dòng)化的五個(gè)主要組成部分。即:科學(xué)技術(shù)、辦公活動(dòng)、辦公設(shè)備、辦公人員、人機(jī)信息處理系統(tǒng)。這五個(gè)部分缺一不成其為辦公自動(dòng)化，彼此也并無(wú)冗余。

三、辦公自動(dòng)化實(shí)施原則及實(shí)施步驟

辦公自動(dòng)化具有實(shí)用性原則；先進(jìn)性及成熟性原則；可靠性原則；開(kāi)放性及安全性原則；標(biāo)準(zhǔn)化原則；可擴(kuò)充性原則；可維護(hù)性、可管理性原則；節(jié)約性原則等實(shí)施原則。

辦公自動(dòng)化具有以下幾個(gè)實(shí)施步驟：

首先，在組織內(nèi)部構(gòu)建通信平臺(tái)（如電子郵件系統(tǒng)、電子論壇等），工作人員之間建立網(wǎng)上信息交流和初步的網(wǎng)上協(xié)同工作。

第二，在組織內(nèi)部人員的計(jì)算機(jī)應(yīng)用水平得以普遍提高，基本建立起網(wǎng)上協(xié)同辦公的意識(shí)之后，考慮在辦公網(wǎng)絡(luò)內(nèi)進(jìn)行一些日常工作流程如公文審批、常用申請(qǐng)、會(huì)議管理、檔案管理、信息采集審批與查詢，以及各部門的日常業(yè)務(wù)等。在這一階段，基本實(shí)現(xiàn)組織內(nèi)部辦公自動(dòng)化。

第三，在因特網(wǎng)上建立公用網(wǎng)站，進(jìn)行信息采集、，部門間公文交換乃至簡(jiǎn)單的電子貿(mào)易等，將辦公自動(dòng)化的范圍進(jìn)一步擴(kuò)大到跨行業(yè)、跨部委。

在以上過(guò)程中，網(wǎng)絡(luò)信息系統(tǒng)的安全穩(wěn)定性自始至終都是十分重要的。是否建立起強(qiáng)健的網(wǎng)絡(luò)信息安全防范系統(tǒng)，在某種程度上決定著政府部門信息化建設(shè)的成敗。

四、我國(guó)中小企業(yè)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)

隨著計(jì)算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的飛速發(fā)展，因特網(wǎng)應(yīng)用在全球范圍內(nèi)日益普及，當(dāng)今社會(huì)正快速向信息化社會(huì)前進(jìn)，信息系統(tǒng)的作用也越來(lái)越大。各級(jí)政府、大公司和大企業(yè)憑著雄厚的資金和人才優(yōu)勢(shì)，加快了信息化的步伐，建立了高質(zhì)量、高效率的辦公自動(dòng)化信息系統(tǒng)，從而提高了效率，增強(qiáng)了競(jìng)爭(zhēng)力。那么，我國(guó)中小企業(yè)應(yīng)如何建設(shè)辦公自動(dòng)化信息系統(tǒng)？

1、用戶需求分析

辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的建立，需要進(jìn)行用戶需求調(diào)查與分析，以確定系統(tǒng)目標(biāo)，這是系統(tǒng)建設(shè)的重要環(huán)節(jié)。

中小企業(yè)需要規(guī)模相對(duì)較小，但其在功能上對(duì)系統(tǒng)的需求卻是全面的。大體可分為：一方面是通過(guò)收發(fā)電子郵件為主的方式，與其它員工交流各種信息，基于工作流的方式實(shí)現(xiàn)諸如請(qǐng)假申請(qǐng)、物品申領(lǐng)審批過(guò)程；員工管理個(gè)人日程安排，各種圖書資料的查閱等日常辦公功能。另一方面則是面向公司辦公業(yè)務(wù)方面的業(yè)務(wù)管理功能。即完全采用計(jì)算機(jī)技術(shù)處理辦公業(yè)務(wù)，使企業(yè)內(nèi)部人員能夠方便快捷地共享信息、交流信息，高效地協(xié)同工作，既兼顧個(gè)人辦公效率的提高，又可以實(shí)現(xiàn)群體協(xié)同工作。

在軟、硬件方面對(duì)系統(tǒng)的需求，由于中小企業(yè)信息化水平比較低，軟硬件配置較差；而且資金實(shí)力并不雄厚。所以其對(duì)硬件的配置要求是盡可能的低，對(duì)軟件配置的要求則是系統(tǒng)最好是基于日常辦公軟件如辦公系列上的應(yīng)用系統(tǒng)，這樣既不用花大量資金添置軟件，員工又較容易學(xué)會(huì)使用應(yīng)用系統(tǒng)。

2、系統(tǒng)設(shè)計(jì)

(1)實(shí)現(xiàn)辦公規(guī)范化和制度化

絕大多數(shù)中小企業(yè)由于辦公自動(dòng)化起步較慢，大多數(shù)還停留在使用沒(méi)有聯(lián)網(wǎng)的計(jì)算機(jī)和ms辦公系列應(yīng)用軟件來(lái)提高個(gè)人辦公效率，沒(méi)有從根本上改變過(guò)去復(fù)雜、低效的手工辦公方式，辦公方式遠(yuǎn)沒(méi)有實(shí)現(xiàn)規(guī)范化和制度化。因此，中小企業(yè)建立辦公自動(dòng)化系統(tǒng)就是要使辦公方式規(guī)范化和制度化。

(2)管理多種數(shù)據(jù)類型

中小企業(yè)規(guī)模較小，但其辦公自動(dòng)化信息系統(tǒng)所包括的范圍應(yīng)該是整個(gè)日常辦公和部分企業(yè)業(yè)務(wù)。因此，其數(shù)據(jù)量相對(duì)大企業(yè)、大公司雖然比較少，但是其數(shù)據(jù)類型并不會(huì)比大企業(yè)、大公司少，不僅包括日常辦公所產(chǎn)生的各種數(shù)據(jù)，還要包括業(yè)務(wù)辦公所產(chǎn)生的各種數(shù)據(jù)。

(3)系統(tǒng)設(shè)計(jì)的先進(jìn)性

辦公自動(dòng)化系統(tǒng)應(yīng)在開(kāi)發(fā)出來(lái)時(shí)在技術(shù)上應(yīng)具有一定的先進(jìn)性，代表當(dāng)時(shí)辦公自動(dòng)化信息系統(tǒng)的先進(jìn)水平，這樣才能使系統(tǒng)在建成后一段時(shí)間內(nèi)，不會(huì)因技術(shù)的落后而需要大規(guī)模的調(diào)整，并且能夠跟隨著逐步的升級(jí)而保持整個(gè)系統(tǒng)的先進(jìn)性。同時(shí)要求系統(tǒng)對(duì)計(jì)算機(jī)硬件要求不能太高，運(yùn)行速度要快。

五、未來(lái)的辦公自動(dòng)化

辦公自動(dòng)化的發(fā)展實(shí)際上取決于辦公活動(dòng)的需求和實(shí)現(xiàn)這種需求的可能性。展望未來(lái)，全世界都將進(jìn)入可持續(xù)發(fā)展的時(shí)期，由此引發(fā)了國(guó)家政府企事業(yè)單位和個(gè)人對(duì)于各自辦公活動(dòng)的更高的要求?？茖W(xué)技術(shù)突飛猛進(jìn)的發(fā)展造就了更高性能的辦公設(shè)備和全球無(wú)處不在的有線無(wú)線電信網(wǎng)絡(luò)。在社會(huì)實(shí)踐中不斷完善的辦公理論將更本質(zhì)更準(zhǔn)確的描述辦公活動(dòng)。