底圖檔案數字化管理分析范文

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底圖檔案管理是研究所檔案管理工作的核心內容之一，也是科研生產的重中之重。隨著社會的進步，底圖檔案的數字化建設已成為擺在檔案管理人員面前的一項艱巨任務，也是底圖檔案工作今后發展的方向。

一、底圖檔案數字化的含義

底圖檔案數字化是一個高度整合的概念，是指利用數據庫技術、數據壓縮技術、高速掃描技術等手段，將紙質圖紙系統轉化成具有有序結構的電子信息系統。其最主要特征是圖紙存儲信息化、信息傳輸網絡化和圖紙檔案利用時空化。具體來說，就是將現有的底圖檔案轉化成為計算機可以識別和處理的信息，目的是為了快速檢索，提高檔案信息的利用率和提供遠程信息服務。

二、底圖檔案數字化管理的必要性

(一)現實底圖檔案管理工作改進的需要紙質底圖檔案管理面臨諸多困難。一是紙質底圖檔案由于存儲時間長，造成部分圖紙變色，圖線模糊；同時大量的生產任務使得底圖的利用率很高，以致有些圖紙破損嚴重，特別是圖紙曬藍時經過機器的高溫，使圖紙變脆，更加重了圖紙的損壞。二是由于長期以來的存儲以及發展的需要，檔案館的圖紙越來越多，不僅給檔案管理人員增加了很大的工作量，也使得利用不便于查找、抽圖等。故迫切需要有一種先進的手段來解決上述問題。

(二)數字化管理比傳統檔案管理更具優勢傳統底圖檔案占用存儲空間大，檔案管理部門不便于對已經歸檔的檔案材料進行信息的提煉和加工處理，檔案信息資源在很大程度上被閑置甚至浪費。隨著現代化管理技術的采用和設備的引進，特別是計算機、光盤等技術的發展，為檔案管理的現代化提供了良好的客觀環境。底圖檔案數字化將會很好地方便科研人員查閱和更改圖紙，節約工作時間。近年來，科研生產任務越來越繁重，圖紙文件增長速度逐年提高，底圖檔案更改多而且必須受控，投產利用時需要曬藍圖，傳統的紙質檔案管理模式效率低下，已不能完全滿足科研生產的需要。底圖檔案數字化處理以后，可以利用計算機系統進行審簽和管理，能夠提高工作效率，實現資源共享，使檔案人員從抽圖、更改、曬圖中得以解脫，且用戶查閱制作圖紙更為方便，因為信息保存在服務器中，用戶經過授權即可以查閱、利用檔案，不受時空限制，縮短了時間，提高了效率。

(三)底圖檔案數字化是現代化檔案管理的要求當前，由計算機科學飛速發展為主要特征的第三次科技革命方興未艾，世界各個國家都爭先恐后地制定相關策略適應數字化潮流。從檔案工作方面來說，西方從上世紀90年代就開始進行檔案數字化，我國雖然起步較晚，但是也制訂了檔案數字化發展規劃，可以說檔案數字化管理是大勢所趨，如果不給予足夠的重視，就會錯過計算機技術大發展的機會，和其他國家檔案工作發展水平的差距會越來越大。可以說建立數字檔案館是大勢所趨，底圖檔案數字化管理也是現代化管理的時代要求。

三、底圖檔案數字化建設的途徑與方法

(一)領導重視，強力推進底圖檔案數字化建設是一項系統工程，涉及到底圖的產生、審簽、傳送、存儲、更改、應用、保密等環節，參與部門和人員多，在管理方式上也需要做較大的變革。加之因受檔案工作長期形成的封閉和半封閉環境的影響，有些檔案工作者缺乏創新意識，思想觀念仍然停留在“重管輕用”上，掌握現代化信息技術和基本技能的能力較弱，還沒有真正把工作重點轉移到檔案數字化上來，對新事物有抵觸情緒。如果沒有領導的重視和強力推進，很難有效推進此項工作。各級領導尤其是主管檔案工作的領導，應統籌制訂工作方案，定期監督落實，了解底圖檔案數字化建設進展情況，提出要求，下達任務，指導各部門開展工作，幫助解決實際工作中存在的困難和問題。

(二)充分調研，選好手段調研是采取手段的前提，只有充分調研企事業單位的檔案現代化管理現狀，才能從中選出最好最適宜的電子檔案管理系統，才能為用戶提供完整的電子檔案管理和網絡查詢功能，才能與本單位的OA辦公自動化和PDM設計過程實現有機融合管理，形成更加完善的現代化信息管理網絡。當前，研究所要從實際出發，先走訪調研在這方面做得較好的單位，深入了解他們的相關服務，尤其在接口對接方面，一般包括與OA系統等的集成接口；另一個接口是指系統提供二次開發的接口，系統可提供基礎應用、檔案業務管理、檔案信息服務等不同層面的SDK開發包等，學習他們的優點，取長補短，并根據所內的實際需求，從細節入手，采購切實可行的軟件。

(三)完善制度，規范管理制度是約束每個工作人員的規范，同時也是保障他們利益的根本，制度變了，那么模式也就變了。基于電子檔案管理有其固有的規律和特點，因此只有建立與之相適應的管理制度，才能將數字檔案館建立起來，才能使相關檔案管理人員有法可依、有章可循，杜絕失泄密的發生，工作起來得心應手。對涉密檔案的管理，應建立專人專管制度，明確管理人員的崗位職責，建立電子文件歸檔制度、存儲備份制度、利用制度、保密制度、責任追究制度、應急預案等等。應做到制度上墻，獎懲分明，并針對工作中出現的新問題給予有效解決，為所內科研人員提供優質服務。

(四)總體規劃，分步實施總體規劃就是將檔案資源進行合理存儲與利用的總體布局與安排。在制定總體規劃的過程中，應該堅持幾個基本原則，包括系統性原則、實用性原則、規范性原則、安全性原則等。通過對檔案資源的總體規劃，實現檔案管理業務流程的有序化以及資源的優化整合，同時通過對檔案資源管理標準制定及體系結構的健全，實現檔案資源管理的科學化、規范化。與此同時，對新事物還要堅持循序漸進的原則，總體上做好實施方案，分步推進實施。首先對新歸檔的底圖實行數字化管理，電子與紙質圖紙一并歸檔。其次把舊圖逐步掃描成電子圖紙，在檔案管理系統中建立一級、二級、三級目錄，將電子圖紙根據圖號逐張掛到系統中，再根據所內科研人員的職能崗位不同，賦予不同的級別和訪問權限，使不同操作員有不同的系統操作界面，使之只能查閱自己權限內的檔案資料，做到分工細致，權限明確，這樣既能很好地保護數字檔案的安全，又能提供必要優質的服務。最后實現數字底圖的網絡監控、接收和歸檔。

(五)適時更新，逐步完善底圖檔案數字化建設需要在不斷的實踐中，根據實際遇到的問題進行管理方式與技術手段的適時更新，以適應檔案信息化的發展趨勢和檔案數字化的發展要求。要逐步完善底圖檔案數字化工作的各個層面。電子審簽應支持共享、離線等，管理員可以根據實際工作需要，配置是否對這些操作進行強制審批，用戶在執行加密文檔的共享、離線等操作時，將視管理員的權限許可，可能需要經過管理員審批。只有得到借閱者的反饋，流程才能逐步得到改進。在實際建設工作中會遇到各種各樣的問題，只有不斷摸索、反饋，工作流程才能得以不斷完善。這是堅持與時俱進的開拓精神與創新發展的工作要求。

(六)開展培訓，提高技能信息時代給檔案信息化發展帶來了不斷的技術更新要求和技術改進方向。在此背景下，底圖檔案數字化建設離不開強有力的人才基礎和人力資源保障。檔案管理人員不僅要具備傳統檔案管理的技術和技能，還要掌握現代化、數字化和網絡化管理的基本技能，擁有較高的信息化管理水平。在強化管理和組建技術團隊的基礎上，應加強檔案管理人員在數字化技術、網絡技術、現代化管理等方面的培訓，重點學習與檔案信息化相關的計算機應用基礎，以適應檔案信息化的發展。同時突出時代應用知識教育，培養一支具有一定數量和質量的檔案生力軍，使他們不僅具有較高的業務素質，而且具有較強的開拓創新意識。通過不斷的教育培訓和技能的培養鍛煉，進一步促進我所檔案數字化水平和底圖管理的科學有序發展。

(七)加強研究，綜合應用檔案信息資源開發利用是檔案工作的最終目的，是其它工作環節的落腳點。根據研究所檔案管理的現狀，加強檔案數字化的宏觀和微觀研究是促進我們的智力資源轉化為應用資源的重要保證，也是強化理論與實際相結合、促進技術手段與工作綜合管理應用的關鍵。檔案人員要解放思想，轉變服務觀念，著力改變“重保管、輕利用”的工作局面，把檔案工作與科研工作結合起來，開發檔案信息資源，采用現代化手段，開拓檔案信息服務范圍，為科研、生產部門提供便利的服務。數字化是一項需要花費較多人力、物力和時間的系統工程，在有限的條件下對傳統檔案進行數字化是現階段檔案信息化的主要趨勢。從研究所檔案管理的實際來看，底圖檔案數字化的應用關系到科研和生產的順利進行，關系到生產效率的提高和成本的降低，只有保持積極主動、開拓創新的工作態度，才能做好底圖檔案數字化工作。作為底圖檔案管理人員，我們要朝著“檔案信息管理設施現代化”、“館藏重點檔案資源數字化”、“電子文件歸檔規范化”、“檔案信息利用網絡化”的方向，加強信息化手段的學習和應用，提高檔案工作科學管理水平和服務中心工作的能力，逐步實現檔案工作規范化、科學化、現代化、數字化，為社會和研究所各項事業發展提供更多有價值的檔案信息。

作者：楊淑梅 陳玉娟 崔立紅 單位：中國北方車輛研究所