機(jī)要文書檔案管理案例范文
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摘要：闡述機(jī)要文件的檔案管理要求，創(chuàng)新管理機(jī)制與管理方法，確保機(jī)要文件檔案的安全與功用。結(jié)合管理實(shí)踐，探討疾控中心機(jī)要文書的檔案管理策略。
關(guān)鍵詞：信息管理，疾控中心，機(jī)要文書，檔案管理
0引言
疾控中心隸屬社會(huì)醫(yī)療事業(yè)，是疾病預(yù)防控制、衛(wèi)生檢測(cè)檢驗(yàn)、健康教育、預(yù)防醫(yī)學(xué)科研、預(yù)防技術(shù)咨詢與服務(wù)的中心，也是疾病控制機(jī)構(gòu)的業(yè)務(wù)領(lǐng)導(dǎo)、技術(shù)考核和專業(yè)人員培訓(xùn)中心。如今，受工業(yè)化、城市化和全球化等多種因素影響，包括傳染病、慢性病等多種疾病的防控形勢(shì)越來越嚴(yán)峻，各類突發(fā)公共衛(wèi)生事件呈現(xiàn)多發(fā)趨勢(shì)，這都要求各級(jí)疾控中心立足自身職能職責(zé)，充分發(fā)揮積極成效，為積極維護(hù)人民身體健康做出更大貢獻(xiàn)。機(jī)要文書作為疾控中心的重要檔案，是實(shí)施疾病預(yù)防與控制的重要依據(jù)，理應(yīng)給予重點(diǎn)關(guān)注與管理，從中挖掘出更多價(jià)值，切實(shí)維護(hù)人民群眾的公共健康。
1機(jī)要文書檔案管理的基本原則
機(jī)要文書屬于極其重要的信息載體，根據(jù)疾控中心的工作職責(zé)和特點(diǎn)，疾控中心的機(jī)要文書檔案一般主要包含工作秘密和國(guó)家秘密兩類，所涉及的內(nèi)容與信息至關(guān)重要，需要滿足在一定范圍內(nèi)傳播要求的同時(shí)，需要切實(shí)做好保密工作。因此，機(jī)要文書檔案管理應(yīng)區(qū)別于普通檔案，增強(qiáng)其特殊性與規(guī)范性。在機(jī)要文書檔案管理中應(yīng)竭力遵循如下原則：（1）規(guī)范與保密統(tǒng)一，機(jī)要文書檔案管理應(yīng)基于制度之下，注重對(duì)各類管理要求的落實(shí)，遵循機(jī)要文書檔案保密管理特點(diǎn)，既要符合安全和保密要求，也要發(fā)揮其實(shí)用性，做到管理的規(guī)范和保密。（2）職責(zé)與權(quán)益兼顧，機(jī)要文書檔案管理中，應(yīng)注重對(duì)管理職權(quán)的明確，確定管理的責(zé)任與義務(wù)，建立必要的安全追責(zé)機(jī)制，對(duì)管理紕漏嚴(yán)肅追責(zé)。（3）靜態(tài)與動(dòng)態(tài)結(jié)合，機(jī)要文書檔案主要以紙質(zhì)為主。但隨著電子信息的進(jìn)步，電子機(jī)要文書檔案也越來越多，機(jī)要文檔的電子化管理一變傳統(tǒng)的檔案保密形勢(shì)和要求，需要在專用的機(jī)要計(jì)算機(jī)上處理[1]。因此，要特別加強(qiáng)對(duì)計(jì)算機(jī)的安全檢查，強(qiáng)化機(jī)要文書檔案的保密工作。
2機(jī)要文書檔案管理中的問題
檔案管理重視程度略顯不足。通常而言，各級(jí)疾控中心都更側(cè)重對(duì)各類疾病防控業(yè)務(wù)的關(guān)注，而在文書檔案管理領(lǐng)域有所忽視，僅將其作為辦公室管理中的一項(xiàng)職能，極易與普通檔案管理混淆，使機(jī)要文書檔案管理發(fā)展受限。另外，機(jī)要文書檔案管理屬于長(zhǎng)期性、系統(tǒng)性和保密性工程，需要在人力、物力與財(cái)力上獲得保障，在一定程度上增加了單位資金投入壓力，導(dǎo)致機(jī)要文書檔案管理需要配備的設(shè)施設(shè)備不足。加之檔案管理工作人員專業(yè)性不強(qiáng)，使機(jī)要文書檔案管理被邊緣化，無法適應(yīng)在工作內(nèi)容與方法上的創(chuàng)新要求。檔案管理制度建立不夠完善。經(jīng)過長(zhǎng)期的發(fā)展，各級(jí)疾控中心都形成了一套行之有效的檔案管理制度，但檔案管理屬于動(dòng)態(tài)發(fā)展的過程，必須時(shí)刻加強(qiáng)檔案管理內(nèi)容與模式的革新，尤其是應(yīng)突出機(jī)要文書檔案的特殊性，才能夠促進(jìn)機(jī)要文書檔案管理質(zhì)量的升級(jí)。當(dāng)前各疾控中心在檔案管理的實(shí)際工作中，雖然大多數(shù)疾控中心都制定了檔案管理相關(guān)制度，都不同程度存在著管理制度不夠完善的問題。但針對(duì)機(jī)要文書檔案管理的制度還不夠細(xì)化，保密管理制度落實(shí)不夠嚴(yán)格，未形成統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)與體系。檔案管理信息化水平較滯后。近年來，隨著網(wǎng)絡(luò)信息時(shí)代的來臨，檔案管理信息化已經(jīng)成為社會(huì)共識(shí)，信息技術(shù)在檔案管理領(lǐng)域的融入，極大提升了檔案管理的質(zhì)量和效益，逐步構(gòu)建了新形勢(shì)下的檔案管理新形態(tài)。然而，各級(jí)疾控中心在檔案管理的創(chuàng)新發(fā)展中仍顯滯后，尤其是機(jī)要文書檔案管理趨于傳統(tǒng)，缺乏與時(shí)俱進(jìn)的管理手段。檔案管理存在復(fù)雜泄密風(fēng)險(xiǎn)。網(wǎng)絡(luò)信息時(shí)代背景下，雖然給檔案管理工作帶來極大便利，但受自身技術(shù)實(shí)力的影響，極易受到外部因素的影響，造成檔案信息的泄漏。隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，各疾控中心與上級(jí)單位及各相關(guān)業(yè)務(wù)單位的交流日趨頻繁，為提升信息交換的便捷性，各種信息通訊平臺(tái)得到廣泛應(yīng)用，實(shí)現(xiàn)著相互之間的信息互通。而為了追求信息交流的便捷性，少數(shù)單位及個(gè)人存在著利用其傳遞敏感信息，甚至涉及機(jī)要文書信息的現(xiàn)象，在信息技術(shù)快速變革的當(dāng)下，極易產(chǎn)生機(jī)要信息的泄露，造成惡劣地影響，也增加了機(jī)要文書檔案安全管理的難度。
3機(jī)要文書檔案管理的優(yōu)化策略
重視機(jī)要文書檔案管理質(zhì)量。新形勢(shì)下，各級(jí)疾控中心面對(duì)全新的檔案管理環(huán)境和要求，尤其是機(jī)要文書檔案管理，必須具備前瞻性和科學(xué)性，切實(shí)從各個(gè)層面增強(qiáng)對(duì)機(jī)要文書檔案管理的關(guān)注，提升疾控中心的綜合化發(fā)展水平。（1）轉(zhuǎn)變管理思維，從中心領(lǐng)導(dǎo)層發(fā)力，加強(qiáng)對(duì)機(jī)要文書的管理與監(jiān)督，尤其是注重對(duì)管理質(zhì)量、評(píng)價(jià)與監(jiān)督的協(xié)同，適應(yīng)新形勢(shì)對(duì)機(jī)要文書檔案管理的要求。（2）管理結(jié)構(gòu)調(diào)整，改變傳統(tǒng)單一的機(jī)要文書檔案管理模式，而是應(yīng)將管理要點(diǎn)滲透至各個(gè)部門和環(huán)節(jié)，要求中心各個(gè)業(yè)務(wù)部門加強(qiáng)溝通與協(xié)調(diào)，形成統(tǒng)一集成的機(jī)要文書檔案管理體制，確保機(jī)要文書檔案管理從接收、傳閱、使用到歸檔，均能夠處于閉環(huán)管理狀態(tài)，切實(shí)發(fā)揮出機(jī)要文書檔案管理合力。（3）增強(qiáng)管理質(zhì)量，結(jié)合新形勢(shì)下疾控中心機(jī)要文書檔案管理特點(diǎn)，注重對(duì)管理資源的開發(fā)和利用，規(guī)范檔案信息分類、組卷形式劃分、編目系統(tǒng)調(diào)整等內(nèi)容，力求實(shí)現(xiàn)管理方法的創(chuàng)新延伸。優(yōu)化機(jī)要文書檔案管理制度。在疾控中心的機(jī)要文書檔案管理中，應(yīng)適應(yīng)當(dāng)前日益復(fù)雜的管理特點(diǎn)，依賴對(duì)管理制度的完善提升其管理與應(yīng)用的優(yōu)勢(shì)功能，為疾控中心整體檔案管理質(zhì)量提升奠定基礎(chǔ)。（1）注重對(duì)管理體系的優(yōu)化，疾控中心應(yīng)根據(jù)自身管理特點(diǎn)，注重對(duì)全新管理制度的開發(fā)和完善，從規(guī)范化、科學(xué)化、系統(tǒng)化的角度，制定更加多元的管理體系。如建立規(guī)范化的工作流程、管理?xiàng)l例、人員培養(yǎng)、獎(jiǎng)懲激勵(lì)等完整體系，確保機(jī)要文書檔案納入保密籌劃，提升機(jī)要文的檔案保密和安全效能，幫助機(jī)要文書檔案管理邁上正軌。再如，利用崗位職責(zé)模式實(shí)施考核，從保密思維、保密操作等緯度，借力“以人為本”的發(fā)展思維，促進(jìn)機(jī)要文書檔案管理持續(xù)發(fā)展。（2）注重對(duì)標(biāo)準(zhǔn)體系的優(yōu)化，針對(duì)機(jī)要文書檔案管理的要求，制定高度統(tǒng)一的機(jī)要文書檔案管理管理標(biāo)準(zhǔn)，做到有法可依、保密先行。對(duì)機(jī)要文書檔案管理過程采取專人操作的方式，規(guī)范機(jī)要文書檔案的知曉范圍，形成一套行之有效的保密管理制度，避免外部因素所帶來的影響。加強(qiáng)現(xiàn)代信息技術(shù)優(yōu)勢(shì)開發(fā)。基于網(wǎng)絡(luò)信息化時(shí)代背景，各級(jí)疾控中心機(jī)要文書檔案管理應(yīng)與時(shí)俱進(jìn)，正視信息化檔案管理的優(yōu)勢(shì)，在條件允許的基礎(chǔ)上，注重信息化管理平臺(tái)的建設(shè)，尤其是注重人力、物力與財(cái)力的多重保障，形成以電子信息庫為主的檔案管理信息化體系。通過信息技術(shù)潛力的開發(fā)和利用，使機(jī)要文書檔案管理獲得“質(zhì)”和“效”的雙重提升，在機(jī)要文書檔案管理過程中，依賴專網(wǎng)專收的管理系統(tǒng)，形成機(jī)要文書檔案專門的生成、傳輸、查閱和存儲(chǔ)渠道，既控制了機(jī)要文書檔案的收悉范圍，又能夠與信息技術(shù)時(shí)代相融合，通過便捷性與保密性的有機(jī)統(tǒng)一，緩解傳統(tǒng)機(jī)要文書檔案管理的壓力。提升檔案管理安全領(lǐng)域投入。疾控中心機(jī)要文書檔案管理信息化，適應(yīng)了時(shí)代的發(fā)展與技術(shù)的更迭，大幅優(yōu)化了管理的效能與質(zhì)量。然而，面對(duì)日益復(fù)雜的網(wǎng)絡(luò)信息安全形勢(shì)，如果僅局限于技術(shù)優(yōu)化，而忽視對(duì)信息安全的防控，勢(shì)必導(dǎo)致嚴(yán)重的信息安全問題。因此，一方面要加大投入力度，其中包括資金投入和技術(shù)投資，引進(jìn)更為先進(jìn)的管理技術(shù)，通過技防手段滿足信息安全風(fēng)險(xiǎn)防范需要，建立專門的機(jī)要文書檔案管理辦公室，設(shè)置檔案辦公用房、整理用房、閱覽用房和檔案庫房。另一方面要重視硬件更新，加強(qiáng)基礎(chǔ)安全設(shè)備，在檔案信息系統(tǒng)中采用身份認(rèn)證、訪問控制、數(shù)字簽名等信息安全技術(shù)，避免檔案信息資源被非法訪問使用或惡意篡改，保障檔案信息資源安全。
4結(jié)語
疾控中心作為公共衛(wèi)生服務(wù)機(jī)構(gòu)，機(jī)要文書檔案管理工作顯得尤為關(guān)鍵。因此，需要不斷促進(jìn)檔案管理工作創(chuàng)新，彌補(bǔ)以往工作中的缺陷與不足。針對(duì)機(jī)要文書檔案管理工作，應(yīng)審時(shí)度勢(shì)、與時(shí)俱進(jìn)，突顯機(jī)要文書檔案管理的政策性、業(yè)務(wù)性特征，深化和改進(jìn)機(jī)要文書檔案管理質(zhì)量，提高檔案管理利用水平，檔案管理規(guī)范化、科學(xué)化。
參考文獻(xiàn)
[1]吳娜.新形勢(shì)下機(jī)要文書檔案保密工作研究[J].蘭臺(tái)內(nèi)外,2019(15):68-69.
作者:鐘群 張暢 單位:湖南省疾病預(yù)防控制中心