醫院檔案數字化管理分析范文

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【摘要】

醫院檔案數字化管理，是指在醫院在檔案管理過程中采用現代化新型技術，對檔案信息資源進行數字化利用與管理。對醫院檔案進行數字化管理，符合網絡時展的需求，建立一個完善的醫院數字化平臺，實現數字化管理對于醫院的生存與發展而言尤為關鍵。

【關鍵詞】

醫院；檔案；數字化；優勢

二十一世紀是信息技術、網絡技術迅速發展廣泛應用的時代，隨著科學技術的日益成熟，全球數字化時代的來臨，醫院檔案發生了翻天覆地的變化，傳統的檔案管理模式亟待改革。追究其原因在于醫院檔案載體的變化，紙質為載體的信息形態漸漸被磁帶、光盤等磁性載體和計算機硬盤存儲所取代[1]；同時醫院檔案保管方式、分類模式、提供利用方式等方面均發生了巨大的改變。檔案數字化管理已經成為了當前檔案研究人員重點探究的新課題。

1醫院檔案信息數字化管理的優勢

傳統筆紙化醫療辦公已經難以符合現代辦公的需求。我國醫療網絡信息技術迅速發展，以網絡為基礎的醫院運營管理技術，受到了醫學界學者的肯定和醫院的喜愛，醫院工作形式漸漸變成了無紙化辦公，運用數字網絡技術廣泛搜集和妥善儲存醫院檔案信息，這一改變也為醫院實現數字化管理創造了條件。先進的網絡檔案管理方式完全替代了傳統的紙張式檔案管理，這不僅降低了醫院檔案管理費用支出，還節省了大量空間，而且能夠隨時隨地對檔案信息進行查閱與儲存，操作方便，并且還能解決紙張打印清晰度較低和浪費等棘手問題。檔案數字化管理，不僅節約了人力，而且提高了醫院檔案管理工作效率。

2醫院檔案信息數字化管理的主要問題

2.1紙張存儲和信息儲存同時存在在各種醫療研究和醫療活動中，都是采用電子文件的方式記錄研究結果和會議記錄，同時在整個醫院進行傳閱，從而有力地增加了醫院各科室的工作效率。然而，往往在電子文件閱讀完成和工作完成后，都需要進行紙張歸檔保存。在這一過程中便出現了紙張文件與電子文件同時存在的情況，不僅增加了醫院成本，而且制約了醫院數字化管理的發展進程。

2.2對數字化檔案管理認識不深目前，大多數醫院大力推廣檔案信息數字化管理，然而醫院工作人員依然慣于采用紙張進行辦公，將檔案數字化管理當作軟任務，并未引起高度重視，傳遞文檔和借閱文檔信息依然采取人力的方式，這不僅影響了數字化管理作用的發揮，而且增加了人力資源，使得數字化管理流于形式。

2.3電腦網絡的安全問題電腦網絡存儲檔案具有傳閱方便、速度快、空間小等特征，然而隨著信息網絡技術的發展，威脅網絡的因素也漸漸出現，例如數字檔案信息不穩定性、能夠隨意修改、對硬件要求較高等問題[2]。同時，網絡病毒更是威脅醫院檔案數字化管理的重要因素，極有可能造成整個醫院網絡系統的崩潰，影響了醫院運營安全。

3實現醫院檔案管理數字化的策略

3.1建立健全醫院數字化信息檔案管理平臺為了實現檔案數字化管理，醫院必須制定一套符合醫院實際情況的檔案管理軟件系統，配齊相關硬件設施。檔案管理系統具有雙服務器、光盤等雙備份和高速掃描儀集中掃描等作用，確保檔案資料能夠真實、準確、及時歸檔，提高檔案管理的安全性。另外，還需要制定檔案查詢系統，通過信息檢索、網絡文獻傳輸實現檔案數字化管理。同時需要定期檢查檔案管理系統，及時更新和不斷優化管理系統，確保管理系統的安全。

3.2加強檔案資料管理相關領域的信息交流（1）在數字化檔案管理系統和辦公自動化系統之間建立橋梁[3]。醫院需要在信息查詢接口程序中添加檔案資料查詢功能，將醫院財務管理系統、認識管理系統、教研管理系統、辦公自動化系統同檔案資料管理系統密切結合起來。這一做法有助于對各部門的電子文件進行全面收集，進一步完善檔案資料庫，使得數字化檔案管理系統同辦公自動化系統之間形成密切的關聯。（2）在紙質文件和電子文件之間構建紐帶。對于紙質文件和電子文件雙重保存的問題，能夠把電子文件和紙質文件以影像、文本的方式共存，同時基于檔案的特征，制定相關的檔案管理機制。為了保證檔案資料的安全，電子文檔和紙質文檔之間必須確保其可共享性和非重疊性。

3.3構建高素質檔案管理專職隊伍為了實現檔案管理數字化，首先要求具有現代化的人，檔案管理人員必須具有較高的知識學歷和專業技能，不只是局限于一般的計算機操作。從當前情況得知，大多數醫院現代高技術人員尤為緊缺，尤其是檔案管理、信息處理復合型人才，大多數檔案專職管理人員專業技能低，職業素質差。雖然引入了現代化管理系統和設備，但是并未充分發揮其作用，更別是實現檔案管理數字化了。檔案數字化管理的實現必須要求檔案專職人員具有高超的分析能力，精確把握專業性較強的檔案。同時，還能夠基于利用者的要求提供大量的檔案數據信息。這些都要求具有高知識水平、高技能的現代化檔案專職人員才能勝任，因此醫院必須高度重視檔案專職隊伍的培訓，組織檔案管理人員系統學習電子文件管理知識，強化電子文件管理意識，做好數字化檔案管理工作，盡力增強電子文件管理能力。

3.4增強醫院人員的檔案管理意識增強醫院職工檔案管理意識，特別是醫院領導的檔案管理意識，引導他們充分認識到檔案管理工作的重要性，使得醫院領導和相關部門都能夠高度重視檔案數字化管理，同時為實現檔案數字化管理提供穩定、長期的技術和資金支持。同時，檔案管理人員應該主動向檔案數字化建設卓有成效的醫院學習，相互交流，吸取成功經驗，根據自身的具體情況，有計劃、有步驟地開展醫院檔案數字化管理建設。總之，醫院檔案數字化管理的實現并不是一蹴而就的，是一個循序漸進的過程，我們必須敢于創新，主動學習新的計算機網絡技術、多媒體技術和數據庫管理技術，按照醫院的實際情況，不斷增強自身管理能力，爭取早日實現全方位、多層次的檔案數字化管理。

參考文獻

[1]劉少德.檔案數字化管理在醫院檔案管理中的應用探討[J].哈爾濱醫藥，2012，4（25）：141-146.

[2]許揚，馬衛星.數字化管理在醫院檔案管理工作中的應用研究[J].辦公室業務，2014，12（5）：48-50.

[3]趙雪玲.創新醫院綜合檔案在信息化環境中數字化管理的應用[J].科技創新導報，2012，11（21）：203-204.

作者：許冬 單位：山東省聊城市人民醫院病案信息科